信息时代背景下高校学习档案数据化管理的应用实践探析

摘要：随着我国高等院校教育教学过程信息化的不断深化，数据化管理作为涉及互联网技术和计算机技术的综合性管理工作模式，是信息技术在高等院校管理信息化过程中的典型应用。高校应用数据化管理对于全面地提升高校的学生档案管理工作，提高工作人员的工作效率和工作精度有着十分明显的效果。此外通过实现数据化管理，对于提升高校的内部控制保障高校的档案信息安全，并达成对高校相关工作的持续性改进有着十分重要的作用。

关键词：信息时代；高校学生档案管理；数据化管理

一、 前言

高等院校的学生档案是在学生依次接受了小学、初中、高中教育阶段后，在大学学习期间形成的，对学生的整个学习、成长过程的详细记录汇总。学生档案是对学生在大学学习期间的学习情况、成长经历以及学校培养过程的客观、真实的记录，不仅仅是对学生整个大学学习过程的总结，同时也是学生毕业后用人单位选拔和任用人才的重要参考。因此，如何在当前的信息化背景下，实现对高校学生档案的数据化管理，切实地提高学生档案的管理工作，是当前高校教育工作者要重点考虑的问题。

二、 高校学生档案数据化管理存在的问题

1. 高校学生档案数据化管理意识淡薄

从当前我国高校应用数据化管理的状况来看，全面完成了数据化管理工作的不到总数的70%，同时在不同院校和地区内的分布也呈现出了较大的不平衡性。此外，我国众多高校对于数据化管理的应用水平仍然处在较低的层次，在应用了数据化管理的高校中超过一半的高校仍然是以传统信息录入和共享为核心的学生档案管理系统，这一系统虽然也能够对高校的学生档案管理工作起到一定的帮助效果，但是受到局限的功能和系统性的差异致使其并不能对高校的学生档案管理工作带来实质性的根本变化，从而使得高校的数据化管理应用效果难以全部发挥出来。

2. 数据化管理水平限制了实际应用效果

首先，思想观念的转变困难，作为以计算机技术为核心的数据化管理，高校各层应该充分地认识到数据化管理并不单单是学习档案管理方式的数据化，而是涉及了学生档案信息、学生档案数据、学生档案信息审核的一个系统性的方法和技术，数据化管理的实现必然是高校从档案管理制度到档案管理模式的深层次的广泛的改善。

3. 数据化管理模式下的数据安全存在隐患

信息安全是信息技术应用过程中一个关键的问题。在高校应用数据化的过程中必然会受到自身资金实力的限制，在數据化管理的投入过程中顾此失彼，往往为了保证数据化管理的提升效果而降低了在信息安全方面的投入，给自身的学生档案信息造成较大的隐患。此外，高校的学生档案人员往往在专业技能和实际操作方面也有所不足，这也使得高校在学生档案的数据化管理过程中极易出现信息安全方面的问题。

三、 高校学生档案数据化管理的优化应用建议

1. 增强学生档案数据化管理意识

数据化管理是未来高校学生档案管理工作发展的一个重要趋势，也是现代信息技术应用于高校管理工作的必然态势。因此高校管理人员应该高度地重视这一技术的应用，将数据化管理工作提高到一个新水平。高校学生档案管理实现数据化，不但要在物资上做好准备，还要在思想上做好准备。高校实现数据化管理不仅仅要在计算机为核心的设备方面有一定的投入，在人才的储备方面也要做好准备，因此高校想要更好地完成数据化管理就必然要在全校从上到下形成对数据化管理的正确认知，充分地意识到数据化管理对于现代高校发展中的重要作用，同时对于数据化管理的理念形成正确的认知。

2. 提高高校学生档案数据化管理水平

在高校应用数据化管理的过程中，充足的人才储备对于数据化管理的应用有着重要的保障作用，数据化管理的应用对于学生档案人员的素质要求也是较高的，因此高校应该对人员提出较高的要求，以达成实现高校完全应用数据化管理的目的。对数据化管理人才的需求满足可以从两个方面进行：一方面要加强对高校本身人员的专业技能培训和数据化管理意识深化，培训方式可以多种多样，包括在岗培训、对外委培等。不仅要让学生档案人员掌握工作知识和技巧，还要他们形成对数据化管理的正确认知，增强应用档案管理软件的积极性和主动性，以便大力地促进本职人员在数据化管理方面的专业技能；另一方面应该积极地引进高素质的数据化管理操作人才，这种人才应当同时具备较好的学生档案学知识以及学生档案业务处理能力，同时还应当熟悉电脑操作，能够熟练运用数据化管理软件，并且对于档案管理流程较为熟知。

四、 结语

受我国当前的信息技术发展环境和高校自身的特点制约，我国高校在应用数据化管理方面还存在着诸多的问题，比如认识不足，信息安全保障不到位，高素质的人才较为缺乏等等，但是这些问题很大程度上都是因为发展年限过短所致。高校为了更好地应用数据化管理，达成对高校档案管理工作的良好提升目标，就应该积极地采取应对措施，在尽可能短的时间将全面应用数据化管理的障碍一一清除，以便极大发挥档案管理工作数据化管理的能量，使数据化管理在高校档案管理工作中顺利发展。

参考文献：

[1]王月茹.基础教育阶段学习履历化管理模式探索实践[D].福建师范大学，2016.

[2]王雅新.云计算应用的高校档案管理系统探究[J].经营管理者，2015，（33）：338.

[3]郭学玲.新建应用型本科高校提高档案管理工作水平途径的探索与实践——以齐齐哈尔工程学院为例[J].职业技术，2015，（06）：5-6.

[4]李赛.电子档案袋评价在高校体育与健康课健美操教学中的应用研究[D].成都体育学院，2013.

[5]张玉香.图书情报与档案管理研究生人才需求与创新能力培养研究[D].湘潭大学，2013.

作者简介：

马莉，江苏省扬州市，扬州大学护理学院。endprint