浅析业务费用管理系统建设意义

郭素芹 吴高杰 林昱成 张延辉

摘 要：本文分析了传统业务费用管理模式的弊端，探讨了建设新型信息化管理模式的必要性与迫切性，总结了设计与建设过程中所需关注的要点，对新模式下的业务费用管理系统的设计与建设提出了指导意见。

关键词：信息化 业务费用 管理系统 功能设计

中圖分类号：G31 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）08（a）-0021-02

在当前信息化管理浪潮下，大部分企业已渐渐由传统的手工管理模式，转向广泛利用现代信息技术、充分开发信息资源的高效管理模式。企业借助现代化技术实现管理信息化，对于企业的长远发展具有重要意义[1]。

企业在行政管理和生产经营组织等方面均会产生管理费用。业务费用管理是一家企业经营管理的重要指标，搭建业务费用管理系统，通过信息化的流程管理规范企业的成本控制，增强业务费用收入管控，减少不必要开支，提升人力物力使用效率，提高企业竞争力，正是业务费用管理系统的意义所在。

1 传统业务费用管理模式的不足

传统的业务费用管理，通常存在以下不足。

1.1 人力成本偏高

传统的业务费用管理，多为财务人员通过电子表格、纸质文档的形式对业务的收入、支出等情况进行记录，需要人工统计，电子化程度低。一旦业务量激增，需大量财务人员来支撑企业的正常运转，且需要反复校验数据准确性，消耗了大量人力资源。

1.2 管理手段落后

对财务人员而言，长时间、大批量的人工记录，即便经过反复校验，也难以保证数据不出现失误；对其他员工而言，需按照制度，分门别类进行相应收入单、支出单的填报、填写，线下操作繁琐，不同的人为习惯，难以确保单据的规范性，反复校验也只能降低错误发生的概率。

1.3 决策者信息不足

传统的管理模式，难以系统展示业务费用的收支情况，决策者往往只能根据单独的项目信息、某一类费用信息或单纯的汇总信息进行判断，在信息不健全的情况下，难以做出正确、理性的决策，从而出现管理缺漏。

2 构建业务费用管理系统的必要性

通过信息化手段，搭建业务费用管理系统，利用填入的基本信息完成数据引用、超级链接、模块化管理，实现数据共享，权限分配，统一管理，不仅性能卓越，而且使用简单，有助于提升企业的经济收益、管理效率等，改善传统管理模式的弊端。

2.1 提高经济效益

在人力方面，财务人员可以利用系统轻松实现各项费用的收支结算，完成财务报表的生成，业务人员按照系统提示逐步完成信息的创建、费用的申请和报销等，减少中间环节，降低人力成本；在物力方面，通过费用管理系统使用，降低纸张等办公用品的使用，节省类似开支。

2.2 提高管理效率

对大多数企业来说，层级多、结构臃肿、横向沟通困难的弊端一直存在。在信息化系统手段的支持下，建立与层级、制度相匹配的业务费用管理系统，实现对企业业务费用流程和组织机构的改革与简化，使企业部门间的信息传递更加迅捷，业务流程更加公开、透明，从而减少因沟通信息不畅而导致的滞后，提升管理效率。

2.3 提升决策水平

通过完善企业信息费用管理系统的建设，令管理者对企业内外信息的掌握更加及时、准确、完整，做出更加周全的决策。还可根据系统反馈的收支情况，实现对市场的快速反应，从而更加从容地适应日益复杂、变化多端的市场环境，提升决策水平。

3 新型业务费用管理系统功能设计

企业由于自身业务性质的不同，搭建的业务费用管理系统在功能上也有所差异。传统的业务费用管理系统，作为整个费用管理系统的一环，参与到企业的整个费用管理当中。功能通常包括业务项的基本信息，如项目的总金额、预计收入和支出金额等，业务人员的权限主要在项目信息的填报、业务收支申请和费用报销等；财务人员根据项目信息，主要对支出费用进行审核，安排后续打款；管理者则对整个业务流程与费用的使用进行把控。

传统的业务费用管理系统往往不能适应企业的个性化需求，如发生涉外业务费用时，业务费用管理系统功能在设计上将变得更加复杂。下面以招标公司的招投标业务为例，设计业务费用管理系统功能模块，功能主要包含四大部分：投标人信息管理（对外）、内部管理功能、电子发票开具功能、保证金管理。

3.1 投标人信息管理功能

系统开发时，应预设投标人信息管理功能，实现对投标企业或个人的管理，具体子功能如下。

（1）注册和信息录入功能：用户名注册功能，还包括录入企业名称、统一社会信用代码、企业所在地、法人信息、企业账户与企业发票信息等。

（2）信息维护功能：如信息出现变更时，对信息进行变更维护。

（3）信息校核功能：关键信息完整度校核功能，督促投标人规范填写信息。

（4）在线支付、退还和下载功能：在线支付费用购买标书，以及支付保证金的支付、退还功能，标书文件、电子发票下载功能。

（5）状态查询功能：基本信息、公告信息、标书购买信息、支付、保证金信息的查询功能。

3.2 内部管理功能

招标公司内部管理人员在管理时，应设置相应功能。

（1）录入和上传功能：招标项目信息的录入和文件上传功能，可开展个性化设计，按批次或按单个项目展现。

（2）信息发布功能：设定信息发布起始时间和终止时间功能。

（3）查询功能：标书购买情况查询功能。

3.3 电子发票开具功能

系统应具备在投标人购买标书成功后，于系统中开出电子发票的功能。系统应能自动提取投标人的注册信息，开具符合要求的电子发票，并且在发票信息有误时，收到重新开票请求时，再次开具发票（原有票申请作废），财务管理人员具备对发票冲红功能。

3.4 保证金管理功能

（1）错误的保证金款项，管理人员的退款申请功能。

（2）财务人员审核退款申请，完成保证金退款功能。

4 新型业务费用管理系统建设建议

4.1 提高对信息化管理的重视程度

企业信息化管理系统的建设，不仅是单纯的技术问题，而是涉及到了企业的各个方面。信息化的过程，是一个使得管理模式发生由“人治”向“法治”转变的过程。而更重要的，其是一种管理思想的更新，是一项新的管理手段，管理者只有认识到其中的紧迫性与重要性，結合实际加以支持与运用，才能充分发挥效用[2]，建设新型的管理系统才会物有所值。

4.2 强调系统拓展性与适应性

建设新系统，需要系统能够提供基础数据导入、导出的接口，以便于与公司其他系统形成项目对接与数据传递（如OA、ECP、ERP等管理系统），还需考虑到系统日后的拓展、功能完善等，需要确保系统的可拓展性与适应性，也就是该系统适应变化的能力。以前文的招投标费用管理为例，应具备日后拓展为全流程电子招投标系统的能力。

4.3 注重系统的整体性

在传统的劳动分工原则下，企业流程被分割为一段段分裂的环节，每一环节仅关心单项的任务或是工作，而非整个流程的最优解。建设新型业务费用管理系统，不应仅仅以系统化模拟旧的业务流程，而应按照现代信息化处理的特点重新设计流程，使之成为提高企业运行效益的途径之一。

5 结语

随着世界一体化，知识经济、网络经济和信息社会的到来，世界范围的经济竞争愈加激烈。信息化系统的作用将愈加彰显，功能将更加完备，应用将更加广泛。企业要在这样的大环境下提高收益，取得成功，就必须推行管理的全面信息化，业务费用管理系统的建设只是其中的一小步。逐步积累经验，完善信息化系统建设体系，才是推动企业发展最重要的因素。

参考文献

[1] 韩晓艳，刘维刚.利用物资信息化系统提高原材料采购工作效率探讨[J].现代商贸工业，2012，24（14）：25-26.

[2] 翁光聪.高校人力资源管理信息化建设探析[J].宁波大学学报：教育科学版，2010，32（1）：79-82，101.

[3] 王兴伯.高校食堂采购核算信息化系统功能分析[J].价值工程，2014，33（31）：243-244.