信息化背景下的档案管理现代化研究

梁荟��

摘 要：信息化的时代，信息的累积、保管以及调取对于今后的管理有着至关重要的影响。档案资源作为我们获取信息的一大重要手段，其管理工作的发展对于社会发展、变革和创新有着很强的现实意义。面对现在信息化的冲击，档案管理工作也应该顺应社会发展方向，实现档案管理现代化的创新变革，将档案管理工作与现代化信息技术相结合。本文将围绕这一话题进行一系列的探讨。

关键词：信息化；档案管理；现代化

前言

互联网的不断发展，科学技术的不断更新，带动了现代全球信息化发展的不断加深。面对快速发展的信息化科技，一方面给我国的档案管理工作带来了诸多可以创新的机遇，但同时也对我国当前的档案管理工作提出了更为严格的要求，因此，在信息化时代的浪潮下，我国档案管理工作的创新也势在必行。

一、 实现档案管理现代化意义

（一） 档案管理存储方式多种多样

与以往只局限于纸张文字形式的表现模式不同，随着信息化技术的不断发展，档案管理现代化模式可以通过多种存储方式进行档案资料的管理：声音、影像、图片、互联网信息技术都相继引入现代化信息管理技术当中，一大批新型的存储载体更加丰富了档案管理的模式。这些新的存储载体内容更为丰富，信息可信度也大大增强，同时也更便于查找。

（二） 改善传统管理模式当中的供需矛盾

社会的发展离不开信息的采集、分析，档案作为信息的一大重要组成部分，对于社会经济、技术、文化等多方面、多领域有着至关重要的影响。但由于以往信息技术发展并不健全，往往寻找一份准确信息的时候，需要在庞大的数据库中将分散在各个不同角落的档案集中到一起，这个寻找的过程往往浪费了大量的时间、精力、物力以及人力。随着人们对信息处理速度的不断提高，对于档案提取的速度要求也就越来越高，如果还依照以往档案管理的模式，必然无法满足高速的信息处理速度。人们日益增长的档案需求与传统档案管理体系之间就出现了不可调和的矛盾。而信息化技术的发展为这个矛盾的处理提出了一个新的机遇，并满足了社会发展对于档案的需求，抓住这一机遇，档案信息管理才能够实现质的飞跃。

二、 档案管理在信息化背景下面临的冲击

（一） 传统管理模式无法适应当前形势

以往的档案管理模式都是通过工作人员将档案分类、保管、调取、整合，以此来实现人们对于信息获取的模式。然而，随着时间的不断推移，以及人们对于档案现实指导意义的重视度不断提高，档案数量急剧增加，这对于档案管理的人员、时间都提出了很大的挑战。如果仅仅依靠以往人工档案管理模式，那么，必然会出现对于档案管理人员需求的大量增加，同时在调取档案的时间方面也会不断延长，这无疑将会消耗巨大的人力、物力。

（二） 互联网技术不稳定性给管理带来一定安全隐患

虽然现代化信息技术不断发展，但由于计算机网络技术發展处于变革时期，在一些方面还会存在不稳定性，这就给档案管理现代化的发展带来了一些不确定性及安全隐患方面的问题。尤其是黑客技术的不断发展，很多重要的国家机密极有可能被他人窃取，从而导致重要文件、机密文件的泄露，这所造成的影响往往是不可预估的。

（三） 档案管理人员工作技能无法满足信息化的发展

以往人工性质的档案管理模式，只需要进行档案分类、归档、调取等一系列繁复、机械式的工作就可以了，这对于档案管理人员的基础素质要求并不是很高，只需要掌握基础管理能力即可。然而随着现代化信息技术的引入，传统管理人员的个人能力、素质、理念等，就无法满足现在的工作需要了，能够满足当前需求的综合素质高的管理人员往往是少之又少。如果还依赖以往管理人员的工作模式，那么，档案管理将会无法满足现在人们对于信息处理的速度。

三、 落实档案管理现代化的措施

（一） 宣传档案管理的创新思维

理论指导实践。想要实现档案管理的现代化发展，拥有现代信息化创新理念是必然基础。在当前时代背景下，传统的档案管理理念已经无法满足现在的管理需求，现代化信息技术对于信息的高速处理特点，正可以有效避免传统档案管理在当前背景下面对的危机与挑战。只有不断更新思想，充分认识到信息化管理理念对于档案管理发展的必要性，才能够更好的实现档案管理向现代化的转变，不断满足人们对于信息获取的需求。

（二） 注重档案管理模式的安全性

档案资源的安全性，是档案资源共享的保证。档案管理的重中之重就是档案的安全性，重要文件的泄露对于个人、企业甚至于国家的威胁都是极为严重的，因此，对于档案的安全管理就是工作人员需要关注的第一问题。这就要求现代化档案管理人员对于档案资料的信息化处理必须注重安全性，避免因为个人操作失误而带来的信息泄露，制定一系列的档案管理规章，档案管理流程严格审批，同时也要提高档案管理软件开发的安全性能，从源头上杜绝档案信息安全问题的出现。

（三） 提升管理人员整体技能水准

档案管理想要全面实现现代化发展，培养一批高精尖的信息化管理人才是最为主要的关键部分。如果档案管理人员的综合素质无法达到信息化要求的标准，无论引进多么先进的技术设备，都无法实现档案管理向现代化的转变。对于专业型人才，要培养他们扎实的基础理论知识，同时掌握先进的信息技术，具备创新理念，理论与实际结合，实现管理人员整体水平的提高，才能更好的促进档案管理的发展。

结语

信息化档案管理是我国档案管理现代化的必经之路，实现这种转变将会对档案管理工作效率的提高产生前所未有的帮助，同时也可以尽可能的降低原本传统档案管理对于人力、物力等资源的应用，减少该项工作的成本，并可以通过现代化信息技术的发展实现多项档案资源的有效整合。

参考文献：

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