行政工作人员时间管理研究

赵 丽

(中交第一航务工程局有限公司,天津 300461)

时间既然是一种珍贵的资源,它又无法暂停、倒流、买卖,且任何人都拥有相同的时间,但却未必每人都能妥善运用时间。因此,在行政运作过程中,时间扮演了相当关键的因素。举凡所有的工作都必须考量时间的因素,而一切的计划及活动要想达到预期的成效,也都必须确实掌握时间。因此,时间管理可视为一切管理的基础,唯有成功的时间管理,才是有效管理的基础；若不能确实掌握时间因素,那么一切管理策略的成效将大打折扣,甚而难以达成当初的目标。可见,如何利用相关策略进行自我管理以善用时间,进而完成各项任务,已成为现代行政工作人员必备且须学习精进的基本职能。

1 时间管理之内涵

1.1 时间管理的定义

时间管理系指个人对于时间的运用,能按照工作的轻重缓急妥善规划,且能将时间做合理适当的分配,以期能于设定的时间内完成任务、达成目标；进而影响他人,使其工作达到最高的效能。

1.2 时间的特性

时间是最稀有的资源,除非被有效地管理,否则其他的资源也无从管理。时间既然如此珍贵且稀有,如果一个人不能有效利用它,将浪费许多的资源与成本,无法达成目标、有所成就。所以面对这珍贵且稀有的资源,必须妥善运用与管理,才能发挥生命的价值。“时间”看不到也摸不到,它确实存在,但却又无具体的形象可加以掌握。而时间至少具有下列三项特性。

第一,时间是珍贵稀有、无可取代及不可或缺的资源。时间无替代品,任何活动都必须有“时间”这项资源。时间非常珍贵,但无法以其他资源取代。时间是一种最重要、最珍贵的资源,其他的资源可以“制造”“积存”“交换”“流用”,但是时间都不行，它会耗损且不会“再生”。时间是上帝赐予人类最珍贵，也是唯一最公平的礼物，时间的价值不像其他资源可以制造、流用、取代或买卖,用尽即逝,是非常珍贵的资源。

第二,时间具有不可回溯、无法暂停和储存的强制进行性质。时间无法储存,时间按照一定的速度流逝,无论我们愿不愿意,它总是消耗一定的量,无法回溯,时间无法失而复得,逝去的时间不会再回头,一切终将成为历史。时间不可回溯,时光隧道是单向的,只能前进不能后退。时间一去不复返,逝去的时间没有办法回复,任何方式都无法使我们回到从前。时间无法储存,完全依照一定的速率且单向式地消耗与流逝,无论我们愿不愿意,它只有进行而无法恢复,且逝去后即成为历史。

第三,时间的供给毫无弹性,无法制造、买卖、交换或租借。时间不能买卖、不能租、不能借,不论是富翁或乞丐都不能改变这项事实。人人生而平等,无论任何身分地位,均拥有一天二十四小时的时间权利,即使要浪费时间,同样也是一样的分配量。我们无法对时间有“量”的改变,只能追求“质”的满足。上天给予每个人一样的时间,具有无法制造、买卖、交换、挪用或租借的特性。

2 时间管理的意义

依据时间的特性,时间是珍贵稀有、无可替代、不可或缺的资源，它具不可回溯性，无法暂停、储存,时间的供给毫无弹性，无法制造、买卖等。既然时间如此珍贵,且人人平等拥有,任何人都无法多得,那时间是否可以管理呢？时间是最短缺的资源,除非它被管理,否则什么也不能管理。“时间管理”之重点应在于个体是如何控制自我行动、善用时间管理原则与策略、有效率地运用时间,以完成工作目标,因此,若不能好好善用并管理时间,将造成光阴的虚度,影响生活的意义与目标的达成。至于时间管理的意义到底为何呢？如下：时间管理是指个人面对时间而进行的自我管理,能确实把握时间、合理运用时间,使生活急缓适中,进而影响他人,使单位时间内的工作效率达到高点。时间问题就是管理问题,所谓时间管理就是强调自我管理,而能妥善有效地运用每天二十四小时,确保上班时间或工作时间或全天候的生活时间达到最具生产力的运用,即是时间管理,进而借由时间管理投注最少的时间,以获得最大利益。

3 时间管理的重要性

在知识爆炸、凡事讲求绩效的时代,时间管理在各行各业逐渐受到大家的重视,人们开始注意到自己使用时间的方式,并追求有效率地运用时间,以减少时间成本的浪费,也就是如何透过时间的管理,达到最终目的。何以时间管理会受到如此的重视？

3.1 社会的快速变迁

在迈向工商业及资讯科技的时代,社会急速变迁,人类面对知识经济社会的来临,工作与生活的脚步加速。为追求良好的工作表现与生活品质,必须做好时间管理才能立足于急剧变迁的时代中。

3.2 社会取向的多元化

错综复杂的社会网络,以家庭为核心的社会,随着工商业的发达,逐渐转变为“多元取向”社会,每人扮演角色比以往更多元,人际交流所需的时间已不敷使用。若能妥善管理时间,才能减轻个人工作及生活的压力。

3.3 有效的时间管理可以减轻工作压力,提升生活品质

只有通过有效的时间管理、掌握时间运用,生活才能轻松愉快,工作压力自然减轻,进而才能调整出休闲时间调剂生活,提升生活品质。 妥善分配、安排工作计划,运用可用资源,从容应对,自然而然增进行政的绩效,也益于工作目标的达成。作为一名行政工作人员，笔者每天都列出当日的工作任务清单,重要的事情先做,专注做好一件事再做下一件事,每日要做的事情做好记录,但清单任务不要太多,为未知任务预留好时间。做好时间管理，向领导汇报工作前要思考全面,争取一次汇报到位,避免汇报完一件事,结果还有另外一件事没有说,再去找领导又要重新排队等候,既浪费了时间也给领导留下不稳重的印象。

4 时间管理的策略

一切管理的内涵,都不能离开时间的因素；所有的管理若要实现,均必须掌握时间。因此,时间管理是一切管理的根源,唯有成功的时间管理,才是有效管理的基础。

第一,时间的掌握与规划。时间的掌握与规划首先要了解时间的急迫性,其次分析处理事情所需花费之时间,再设定完成工作所需时间,安排优先顺序,最后才能在预定时间内完成工作,达到预定目标。

第二,有效计划与监督。依据自己的需求,订定目标,并通过计划评核术的管理技术及目标管理,才不会浪费时间在生活琐事上。

第三,授权与分工。授权与分工可延伸一个人能做的事与能控制的事,同时亦可增加部属的主动性、技巧、知识、能力,及维持决策层次,更可节省管理者的时间,以做更重要的事。

第四,电话与会议管理。在职场上电话与会议所花费的时间往往是最多的,若可以在事先准备好相关资料与程序的进行,确定会中(电话中)应完成事项,电话与会议将会成为解决事情最佳的途径。

第五,沟通管理。沟通在于增进相互了解,促进人际关系,强化协调合作,达成集思广益,获得组织目标。

[1]申屠佩贞.浅谈秘书的时间管理[J].办公室业务,2012(4S).

[2]郭炎武,彭秀海.论秘书时间管理工作中的文化调谐[J].秘书之友,2011(5).