浅谈城市规划档案管理的创新及发展

张苏燕

城市规划是城市化建设中的一个重要方面，城市规划中会产生许多文献资料，这就要涉及到城市规划档案管理工作。城市规划档案管理的创新及发展是一项事关政府管理工作质量和效率的大事，因此，这就要求档案部门在日常管理中，正视城市规划档案管理工作的重要性以及其中存在的问题，并通过档案管理创新及发展提高档案利用率，以推动城市化建设快速发展。

一、我国城市规划档案管理现状和问题

1.制度有待完善

随着我国城市建设规模的不断扩大，许多地方在城市规划中产出的档案数量和种类越来越多。城市规划档案管理是一项长期而复杂的工作，这项工作要想顺利开展，必须要在制度完善、人手充足的环境中进行。不过，受计划经济管理思想和环境影响，许多城市的规划部门都没有实权，城市档案管理制度建设也相对滞后，一些地方至今尚未建立完善的规划管理档案制度。如一些规划管理单位的领导干部都对档案管理工作存在错误的认识，认为文书档案管理工作无法给单位带来直接效益，所以不必在这一方面花费太多的时间和精力。受此影响，城市档案管理队伍建设和管理工作也是漏洞百出。

2.硬件设施落后，信息网不完善

城市规划档案是城市发展规划的记录和凭证，也是城市规划管理工作的基础。在信息时代，许多企事业单位的档案管理工作，在档案收集、运转、存储、查阅等方面，都已经实现了信息化、智能化，单位的档案整理和利用率也得以提高。不过，由于档案信息化管理意识不强，档案经费有限，许多城市规划管理单位的档案管理硬件设施都不完善，不先进。如许多地方的纸质城市规划档案数量过多，但是档案室规模不大，因此档案都出现了胀库现象。此外，许多档案室都缺少信息化管理设备和软件，档案室防火防盗、防光防潮设施也残缺不全。一些地方虽然在城市规划档案管理方面已经迈出了信息化建设的第一步，但是，由于档案信息化建设缺少行业规范标准，所以档案信息化管理流程过于形式化，档案档号错误、案卷标题混乱、目录不规范等问题较为常见。

3.管理队伍的综合素质有待提高

城市规划档案管理工作具有一定的复杂性和特殊性，随着城市发展，城市规划档案管理难度也会不断加大。大数据时代的城市规划档案管理工作，已不再局限于纸质档案装订、修复、档案管理，档案管理人员必须在档案精细化输出、档案高度共享等方面做得更好，这也给档案管理部门的管理水平、档案人员的综合能力提出了较高的要求。不过，从实际情况来看，许多城市规划部门的档案管理工作都不够规范化，由于在人力资源引进和管理上缺少严格的制度和标准，一些档案管理人员的综合素质根本无法满足档案管理工作的要求，城市规划档案管理效能也较低。

二、城市规划档案管理的创新及发展途径

1.健全档案管理制度

进行制度创新，用完善的制度来管理档案和档案人员，是促使事业单位档案管理工作顺利开展、取得实效的关键。因此，在我国社会改革发展大潮冲击下，城市规划部门要与时俱进，将“创新”放在档案管理工作的首位，从实际出发，淘汰老化的城市规划档案管理条例，完善城市规划档案管理规章制度，聚焦城市规划档案收集、整理、分类、排列、鉴定、查阅各个链条，制定适应档案管理发展实际的规划档案管理制度，包括档案管理保障制度、激励制度和评价制度，就城市规划档案管理要求、规范和流程作出明确规范，以促使城市规划档案管理朝着精细化、规范化方向不断发展。与此同时，完善档案人员管理制度，使每个管理人员都有相应的责任，并严格制度落实，要求档案管理部门、管理人员严格按照制度办事，认真制定档案管理规定和标准，确保档案管理工作规范化。

2.加大资金投入，提高硬件设施水平

由上述可知，资金投入有限，经费不足，是影响城市规划档案管理质量的主要原因之一。鉴于此，在今后的发展中，城市规划部门的领导干部要给予规划档案管理工作以高度关注和大力支持，要树立档案现代管理思想，正视城市规划档案管理之于城市发展的重要性，转变对城市规划档案管理工作的错误认识。然后，将规划档案管理纳入到单位全年工作计划中去，根据单位实际，制定和实施完善的“公文处理实施办法”，突出城市规划档案管理工作的地位，并逐步加大规划档案管理工作投入，建设条件良好的档案室，并为档案室配备完善的硬件设施，为城市规划档案管理提供良好的条件。在此基础上，从财政拨款中提取档案管理专项基金，缓解档案管理经费紧张的状况，并围绕规划档案管理中心工作整合资源，为城市规划档案管理提供资金和人力支持。

3.走档案信息化管理之路

在信息时代，档案信息化管理是企事业单位档案管理工作的发展趋势。在城市规划的文件信息量较大，档案胀库现象严重的情况下，城市规划管理部门一方面要加快城市规划档案整理和更新步伐，将档案按照重要性、时间顺序等分类，及时清理不需要的文件。一方面要顺应信息化发展潮流，开发、使用先进的档案管理智能化软件系统，建立档案信息库，统一档案信息标准，实现城市规划档案收集、录入、管理、查询、检索、贡献信息化，实现城市规划档案资源的高度共享。需要注意的是，城市规划档案信息化管理是一个新生事物，许多城市规划管理部门在此方面都缺少经验，为了避免城市档案信息化管理的重复性和盲目性，城市规划管理部门要按照国家标准和要求，制定长期发展目标，强化档案管理制度执行。惟其如此，才能实现城市规划档案管理目标。

4.提高档案人员的业务素质

在现代管理中，人是管理的核心。具体到城市规划档案管理工作中，人是档案管理创新、发展的根本。新时期的城市规划档案管理工作与传统的档案管理工作有着本质区别，这也要求城市规划管理部门重视和加强城市规划档案管理队伍建设，引进一批既懂档案管理又接受过计算机专业教育的档案人才，同时立足于单位人事管理制度进行制度化、人性化管理，提高档案管理人员的薪酬待遇，关心他们的生活，营造良好的工作氛围，用优厚的待遇和良好的用人环境留人。然后，实施档案人员素质提升工程，开展档案管理岗位技能培训，开展包括自然科学、人文科学、图书学、情报学、信息管理学科知识学习活动，并聘请专业人士来单位举办讲座、进行指导，为档案人员接受继续教育、在职教育、资格认证培训提供平台和机会，以提高档案人员的专业技能和职业素养。城市规划管理档案部门、档案人员则要树立创新和主动服务意识，认真总结档案创新管理经验，积极借助现代管理手法不断提高档案服务水平。

简而言之，在经济和社会发展新时期，城市规划档案管理的创新及发展是社会发展的要求，不过城市规划档案管理还存在一些问题。这也要求城市规划管理部门树立科学管理思想，借助城市规划档案管理制度建设、基础设施建设为城市规划档案管理工作打好基础，同时关注档案管理队伍的综合素质，以提高城市规划档案管理效率，进而为城市规划管理工作提供良好的档案服务。