办公自动化背景下医院文书档案管理探讨

2018-01-26贾方琦

山西青年 2018年6期

贾方琦

(唐山市妇幼保健院，河北唐山 063000)

一、医院文书档案办公自动化管理剖析

首先，办公自动化保密性不高。医院没有重视办公自动化的保密性，文书档案进行管理得到了良好的管理效果。然而，在实际管理过程中，还是存在医院文书档案保密性差的问题。主要因为在档案载体发生变化之后，电子文件内容稳定性较差，经常会受到各类因素的干扰出现保密问题。例如：没有对系统进行必要的加密，不法分子进入医院档案系统中，然后对电子文件进行修改，导致出现难以解决的问题[1]。

其次，医院文书档案管理规范性不高。对文书档案进行管理还没有制定完善的管理制度，不能提高文书档案管理的规范性，难以达到良好的管理效果。例如：在对医院文书档案进行分类与编码的时候，不能根据各类医院文件情况进行分类，不仅分类效率低，还影响了医院文书档案的使用价值，难以提高医院文书档案管理工作质量[2]。

二、自动化办公技术在医院文书档案管理中的优点

医院文书档案管理人员在应用办公自动化技术的过程中，可以有效提高其工作效率，达到预期的管理目的。具体表现为以下几点：

首先，想要提高办公效率，主要针对计算机系统，在处理文书档案的过程中，能够自动输入数据与处理文件，减少了人工操作，减少中间环节，进而减少了人工操作的时间，可以有效提升办公效率，过去，文书档案管理人员都是通过手动录入数据的，而自动化办公技术可以提高文字输入效率，提升办公效率，实现一体化操作[3]。

其次，医院文书档案管理人员应用自动化办公技术，可以实现信息资源共享。在传统的医院文书档案管理过程中，文书档案信息很难得到共享，导致文书档案应用价值降低。然而，在应用办公自动化技术之后，可以利用网络信息技术对文件信息进行共享，进而提高医院文书档案的应用价值。

最后，可以提高文件保存质量。传统的医院文书档案管理中，都是利用纸张对文件进行保存，很容易因为纸张损坏出现文件保存问题，难以达到良好的文书档案管理效果，然而，在应用办公自动化技术之后，相关管理人员可以利用数据库等对文件进行保管，并且做好备份工作，这样，除了可以提高文书档案传输效率之外，还能保证文书档案信息的可靠性，从根本上增强医院文书档案管理效果。

三、医院文书档案管理中办公自动化技术应用措施

医院文书档案管理人员在实际工作过程中，要想提高工作质量与工作效率，就要重视办公自动化技术的应用，保证可以提高工作质量与工作效率。

(一)提升文书档案信息的安全性

针对文书档案信息工作，安全性要重视。首先，及时发现其中存在的危险性问题，并且采取有效措施解决问题，避免出现危险事故。其次，管理人员要根据医院文书档案管理工作实际要求，在文书档案系统中设置杀毒软件与防火墙等，这样，才能避免出现文书档案信息安全问题。再次，要实时重视档案信息安全工作，定期检查网络运行环境，定期对电子设备进行体检、检修，发现问题及时处理，杜绝重大安全隐患。最后，管理人员可以针对医院文书档案系统设置身份验证密码，保证可以提升医院文书档案信息的安全性。

(二)制定完善的工作计划

医院文书档案管理人员必须要针对办公自动化技术的应用，制定完善的工作计划，进而提高办公自动化技术的应用质量。

首先，管理人员要制定一套完整的管理体系，包括规章制度、管理办法，要以此为管理准则和规范。其次，医院文书档案管理人员要在提高工作量的基础上，为医院提供完善的工作计划书，在院领导审核之后，按照工作计划书开展相关工作。再次，在年中要对工作计划进行梳理，查对工作进度，撰写阶段性报告，根据工作计划查缺补漏，在工作中发现的问题要及时在下一年度中进行改进。最后，医院文书档案人员除了要保证文书档案信息数据安全性之外，还要重视数据传统环境的优化，保证可以提高数据管理的便利性。

(三)建设高素质人才队伍

为文书档案管理工作的实施奠定基础。首先，要聘请专业素质较高的文书档案管理人才，要求其在具有较高学历与素质的基础上，掌握一定工作经验，在工作过程中积极学习新知识，不断地提高认知，有利于提升医院文书档案管理工作质量。其次，在聘用高素质人才之后，要阶段性的对其进行专业知识的培训，使其可以掌握先进的办公自动化工作技能，提高工作效率，完成工作正确率高，优质完成工作任务，进而提升管理工作质量。再次，相关部门要对文书档案管理人员进行思想知识的培训，使其养成良好的职业道德素养。最后，要求管理人员要和专职管理人员共同学习，管理者了解文书档案管理工作。