试论信息化时代下档案管理的创新及发展

成体志

(齐齐哈尔市梅里斯达斡尔族区电子商务孵化中心，黑龙江　齐齐哈尔　161021)

档案是机关单位在发展中形成的各种文献、材料的总和。档案资料是机关单位工作的产物，也是机关单位的宝贵财产。在信息化时代，信息技术和信息设备在各行业、各领域都得到了广泛的应用，创新档案管理模式，提升档案管理信息化水平，对于机关单位来说具有重要的现实意义。

一、树立信息化发展思想，加强基础设施建设

许多机关单位的档案信息化管理水平较低，很大程度上是因为他们在传统工作环境和模式下已经形成了惯性思维，害怕承担风险，所以许多单位在档案信息化创新方面都缺少主动性。机关单位的档案管理工作要想实现长远发展，必须要树立创新意识，对信息化时代下的档案管理工作有一个全面的认识，认识到信息技术、设备和管理模式在档案管理中的积极作用。然后，吸取其他单位的档案信息化建设经验，加大档案信息化建设投入，购置更多先进的档案管理设备和仪器，建设高水平的档案室，由专人负责档案管理，做好档案信息化管理基础工作，改变档案管理工作长期边缘化的状态。同时立足于单位信息化建设，开发覆盖全单位的档案信息化管理体系，借助软件编程和数据库管理技术优化档案，完善档案库房温湿度监控系统，建设档案专题目录数据库，借助“自助查档”、“远程查档”系统为用户提供完善的档案信息服务，弥补传统的档案管理方式存在的不足，提高档案管理和利用效率。

二、完善档案信息化管理制度

适应机关单位信息化建设需要，为了进一步规范档案管理工作，机关单位还要以《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理办法》等，尽快建立健全档案信息化管理制度。确切来说，机关单位首先要建立电子文件收集和归档制度，明确档案归档范围、收集标准、类型等，指定兼职档案员负责各科室的电子文件归档工作，争取将电子文件的收集、整理、归档工作职责落实到个人，以确保电子档案真实完整。然后，建立档案保密制度，就档案保管期限、密级划分等做出明确规范，促使档案管理工作走上精细化管理之路。再次，建立档案管理制度，明确档案管理技术、措施、流程和规范，要求档案人员按照要求做好不同材质的档案管理工作。如电子档案要放在防光、防尘、防磁的装具中，温度、湿度都要适宜。此外，机关单位还要健全电子档案管理激励机制、保障机制和考评机制，以强化档案管理的功效。总之，在信息时代，档案管理制度建设与机关单位制度化建设是分不开的，机关单位要从档案规范应用、合理开发、技术规则等方面入手，健全档案标准规范体系，以实现档案管理规范化、制度化。

三、提高档案信息化管理人员配备水平

如果说传统的档案管理工作是一种手工工作，那么，档案信息化管理可以说是一种人机管理活动，因为信息化时代下的档案管理要用到多种信息技术和设备，人的许多工作都要被信息化工具所替代。但是，作为档案管理工作的主体，档案人员的作用仍旧是不容忽视的。建设一支高水平的档案管理队伍，对于机关单位来说是很有必要的。因此，机关单位要根据档案管理需要，建设一支专兼职档案管理队伍，通过公开选拔、自荐、推荐等形式选出经验丰富的档案人员充实档案管理队伍，优化档案管理队伍的年龄和知识结构。然后，紧跟时代发展步伐，针对档案人员开展职业道德和技能培训，讲授专业的信息化技能、档案管理知识，提高档案管理人员的信息化操作和设备维保能力。为了提高档案队伍的管理质量，机关单位还要将档案管理任务细化、分解，将各项任务落实到人，明确相关人员在档案收集、管理中的责任，要求各部门之间做好配合，大力支持档案工作的开展。档案管理人员也要树立创新和进取意识，积极开展自主学习，接受再教育，以确保自己的能力能满足档案岗位需求。

四、在服务方面不断创新

信息化是一把双刃剑，信息化为档案管理提供了良好的发展空间，不过，在信息化时代，档案管理工作环境、模式和需求也都发生了巨大的变化，传统的档案管理观念和方法根本无法满足档案信息需求。因此，机关单位在档案服务方面要认真研究信息化时代的档案管理新理论、新方法，也要大胆创新，积极进行电子文件信息资源发掘和加工，形成大量的优秀电子文件，建设档案信息化管理平台和数据库，为档案资料利用和共享打好基础。然后，主动出击，运用现代信息化技术建立面向用户的档案服务系统，通过数据收集和分析，主动去了解用户的潜在需求，有计划地制定档案服务机制，根据不同用户的不同需求开发不同的档案服务项目，设计不同层次的档案服务模式，为客户提供精准服务。此外，机关单位还要在档案信息使用者之间构建沟通平台，开展档案承包业务，为客户提供配套服务，提高档案资源的利用率。

综上所述，信息化给档案管理带来了机遇，也带来了挑战。机关单位只有与时俱进，主动掌握信息时代的节拍，升华档案管理理念，创新档案管理模式和手法，才能不断提高档案管理工作的科技含量和综合效能，才能切实满足机关单位、用户的档案信息需求。