浅析大数据背景下高校档案管理

冯晶晶

(河南质量工程职业学院，河南　平顶山　467000)

一、基础理论知识

(一)高校档案

在高校各项工作中，档案管理是一项基础信息管理工作。档案管理属于服务性工作，没有直接获取经济收益的功能。在学校工作中，档案管理工作属于服务类幕后型工作。

(二)高校档案信息化

高校档案信息化是指，使用信息化档案管理技术，完成对高校档案信息的管理工作。通过整合、储存高校档案，使高校档案工作更加有序，更加精确。信息化档案管理技术可以提高高校档案管理工作的效率，有利于深层次挖掘档案信息的价值。

(三)高校档案信息化管理

信息是信息化档案管理的基础。为了完成档案管理工作的信息化转变，高校应制定统一的档案管理工作标准，建立规范的高校档案管理工作制度，使信息化档案管理覆盖全部档案管理环节，其中包括档案收集、档案整理、档案利用和档案维护。

(四)大数据

大数据是一种概念性定义，其内容是指，数量庞大，现有信息处理系统无法完成处理工作的数据资料。大数据的信息组成多种多样，形式各异。这些信息蕴含者巨大的价值。

二、当前高校档案信息化管理所面临的挑战和存在的问题

(一)面临的挑战

1、理论方面的挑战

高校档案的信息化管理首先要面临的挑战是信息理论方面。信息理论包括新来源观、宏观鉴定理论、文件连续体理论。高校档案管理工作的信息化，会促进基础理论的进一步发展。

2、信息资源管理的挑战

在大数据时代，高校档案信息量大幅度增长，数据信息的储量已经超出了现有档案管理模式的处理能力。大数据时代之前，信息储量匮乏，档案管理制度完全可以胜任档案工作的需求。大数据时代之后，庞大的数据信息量提高了档案工作对档案管理模式的要求。增强档案数据的安全性和可读性，成为档案信息化管理新的发展目标。

3、业务环节的挑战

大数据时代，实时、自动是高校档案收集工作的基础要求。云平台是高校管理档案的主要方式。档案蕴含的信息价值，可以为企业和社会创造更多的经济价值，进而提高高校的经济收益。

(二)存在的问题

1、信息孤岛

目前，我国尚未建立统一的高校档案数据库。高校档案数据库仅存在于国内各省、市之间。这种独立存在的高校档案数据库，将会阻碍不同地区高校间的信息交流，降低信息资源的利用率。缺乏统一平台和共享数据库的高校信息档案管理模式无法实现数据共享的目标。

2、供求鸿沟

目前，高校档案信息资源的供求关系存在不对称现象。属地管理是高校档案信息管理的主要方式。档案信息的归类和存放以行政辖区的划分为标准。不同区域之间的高校查询信息的难度较高，跨地域、跨系统的高校档案信息资源利用难度较大，信息流通不方便，这阻碍了高校档案信息资源的利用，无法充分挖掘高校档案信息的价值。

3、档案管理意识淡薄

在高校中，很多部门的档案意识浅薄，对档案管理工作不够重视。档案管理部门无法单独承担所有的档案工作。庞大的数据信息储量需要较多的人力和资源才能完成处理工作。有限的人力和浅薄的档案意识，使高校档案管理难以实现信息化管理。

4、软实力和硬环境不匹配

高校信息化档案工作的硬环境是指，开发软件、配套设备、相关政策等。软实力是指，档案工作人员的工作能力和人员素质。高校档案管理工作的硬环境较容易满足，但软实力的提升难度较大。

三、加快我国高校档案信息化管理建议与对策

(一)建立高校档案信息化管理的相关法律法规

加快高校档案信息化管理法律的建设速度，使用法律途径规范高校信息化档案管理标准，可以提高高校档案信息资源的利用率，加快档案管理模式信息化的速度。

(二)采用先进的信息化管理手段

云计算技术和信息挖掘技术，是目前处理大数据的主流技术。成本低、虚拟化程度高、灵活性强、存储能力强，是云计算技术的主要特点。一台计算机或手机，就可以满足用户一切获取信息的需求。数据挖掘技术对信息进行归类和划分，满足用户对信息资源的个性化需求，提高数据库信息资源的有序性和差异性。

(三)建立统一的高校档案信息化管理体系

全国统一的信息化管理体系，是实现全国统一的高校档案信息化管理的必须条件。我国应建立统一平台的高校档案信息管理数据库，对全国所有高校共享档案信息资源，促进信息流动，维持信息共享。

(四)加强高校档案信息管理的知识宣传和队伍建设

信息化档案管理系统关系着每位师生的切身利益。高校应大力宣传信息化档案管理模式，普及档案意识。高校档案管理人员的工作能力决定了档案管理工作的成果。高校应加大力度培养档案管理人员，提高工作能力，培养职业素质。

四、结语

在大数据时代，高校事业的发展受到信息化档案管理的影响。国家政策、信息化技术、档案管理体系、档案意识培养、档案人才队伍建设，是影响我国推广高校档案信息化管理模式的重要因素。