如何提高办公室档案管理工作效率的思考

任臣智

(山西省孝义市西辛庄镇办公室，山西　孝义　032300)

由于时代的不断进步与科技的快速发展，网络信息化技术已经被大众化，并应用于社会各方面的领域。传统的办公室档案管理模式已经不能适用于现在的社会，也满足不了社会发展的需求，同时办公室档案管理工作也存在很多问题。为了做到与时俱进，顺应社会经济的发展，必须提高档案管理工作的效率，使之与先进的网络信息技术综合运用，从而完善办公室档案管理工作。针对各项工作的运行特点，我们要不断的优化创新，积极出台更好的策略。保持档案的秩序性和完整性是办公室档案管理工作的主要目的，更好的让使用者提高工作效率。

一、办公室档案管理的问题

(一)淡薄的管理意识

目前，我国从事办公室档案管理的工作人员有一大部分人的管理意识很淡薄，而一些档案管理的工作人员群体是来兼职的，兼职的档案管理工作人员专业素质不高也会导致档案管理的工作效率和工作水平低，并且在完善档案管理工作的道路上也会产生影响，导致档案管理模式更加落后于社会。时代的改变，也意味着旧的办公室档案管理方式要进行改革换新，也就是利用网络信息化推动办公室档案管理工作的效率。

(二)有限的专业水平

首先，管理人员和档案的管理越来越跟不上时代的发展。原因是管理人员缺乏专业知识和专业素质，那么首当其冲的任务是提高管理档案人员的素质和普及专业知识[1]。其次，传统的办公室档案管理方式已经无法满足社会的发展，现在网络信息化充分运用在社会的各个领域中，档案管理也应该信息化和数据化，这就对管理工作人员的素质有着一定的要求，高素质的员工可以帮助档案管理与网络信息更好的融合，并且大幅度提升档案管路工作的监管，也有利于在该领域中可以有更好的表现。

(三)建设网络信息化不足

办公室档案管理人员如果继续沿用传统的工作方式，那么必定会跟不上档案管理发展的步伐。由于很多地方在档案管理工作中的制度不够完善，形成纸质档案和数据化档案两种档案的现象。而且如今的档案管理模式不够专业化，暂时停留在初步阶段，会导致档案管理工作不能保存之类的问题。

二、针对办公室档案管理提高工作效率的措施

(一)办公室档案管理制度的完善

单位的工作效率是会受到办公室档案管理工作效率的直接影响，由此可见，提高办公室档案管理的工作效率是很重要的。单位的领导应该针对档案管理构建一个完整的方案，视档案管理工作为中间力量，使档案管理工作有序进行。将档案和文件共同管理在单独的管理室，按照不同时期以及不同类别的档案进行管理放置，为了以后方便查找档案同时要贴上标签。对于一些很重要的文件单独存放在档案室的安全地方，同时要对文件进行加密处理，保证文件的安全性，当然保密文件也会区分不同级别，并按时更新保密的期限，而对于有些文件已经失去保密性的要做好记录并整理好文件。所以，单位的档案管理程序的完善必须要有两个人互相督促和加强警惕，更好的推动办公室档案管理工作的进行。

(二)档案管理意识的增强

单位虽然在不断的完善档案管理制度，但是对于档案管理的意识非常淡薄，导致档案管理的进步空间比较小。所以单位还需完善档案管理的管理意识，并且强化档案管理人员的岗位责任制以及合理的规章制度，同时树立正确的管理理念，推动档案管理工作的进步，使档案管理工作效率提高。

(三)档案管理人员水平的提高

时代不断的进步，办公室档案管理人员要立足于社会发展就必须加强档案管理的意识，单位可以组织档案管理水平综合素质高的人员开展档案管理人员的培训工作，在培训时互相交流管理经验和提出意见，交流中提高档案管理水平[2]。而办公室档案管理人员不仅要认识档案管理的重要性以及复杂性，还要掌握专业的管理操作技能，提升对档案管理工作的责任心。

(四)档案收集的强化

在办公室工作中，档案收集是一项非常重要的工作。强化档案的收集工作就必须要加强档案管理工作。例如不同类别的办公室档案首先要进行分类、编排、整理以及保管，其次对分类好的档案贴上标签、编码、提取关键词等工作，最后为了便于以后的查找和使用，要进行附件处理。这些档案需要利用计算机建立检索体系并进行信息管理，达到实现网上管理的目的。

三、结语

综上所述，办公室档案管理工作与很多的因素紧密相关。对于单位完善其他工作来说，办公室档案管理工作起到了一定辅助的作用，那么提高办公室档案管理工作的效率就要加强档案管理人员的专业素质和水平以及意识，更新办公室档案管理的工作观念，管理的制度也要完善，为了实现办公室档案管理工作面向高效化和便捷化，应该在实践中一直探索创新，从而达到提高单位工作效率的目的，同时网络信息化也慢慢的成为现代化档案管理工作的必然趋势。