浅议实现电子文书档案收集工作的前移

陈德凝

【摘 要】计算机技术与互联网技术的发展让各个行业均发生了重大革新，在文书档案收集工作中，电子文书档案收集工作的前移已经是必然趋势。本文首先对电子文书档案收集工作前移的作用作出阐述，然后对电子文书档案数字化管理现状进行分析，最后结合实际情况，提出几点实现电子文书档案收集工作前移的策略。

【关键词】电子文书档案；数字化档案；管理软件

前言

文书档案主要指的是社会团体、国家各级机关和其他相关组织在职能活动中形成的文书资料信息，如指示、命令、请示、批复、报告等，这些资料十分珍贵，需要对其进行妥善保管。现阶段，传统的档案管理方式已经不能够对当前档案管理要求予以适应，利用数字化管理方式，可以让档案管理水平得到提升。

一、电子文书档案收集工作前移的作用

现阶段，计算机技术、互联网技术已经涉足日常工作生活中的各个领域，文书档案管理工作也开始逐渐应用这些先进技术。无论是图像还是文字文书，利用计算机技术都可以得到良好的展现。在未来发展中，文书资料存档的主要方式就是电子文档。在此趋势的大潮中，我们需要对思维方式进行改变，需要提升自身的技术应用能力和操作水平，进而促进文书档案资料收集工作前移至资料提供方，利用一定收集手段，文书档案资料提供方可以将基础文书档案资料提供给档案管理部门，这可以让档案管理部门对于某项工作不够熟悉的问题得到解决，可以让误解而导致的档案资料缺憾问题得到有效避免，同时，可以让工作效率得到提升。让电子文书档案取得及时、准确且具有高效性的利好效应。

二、电子文书档案数字化管理现状

现阶段，一些单位档案已经全部实现数字化保存，各种材料集中收集，再交专人进行存档，和传统的文书档案管理工作相比，这种方法可以减少纸张的使用，可以避免因纸质材料的损坏而对档案资料信息完整性带来的问题，同时，计算机技术也可以减少纸质档案所需的大量空间，在进行查阅时也会更为方便，能够提升查阅效率。但是，在平常收集材料中还没有无纸化办公，档案数字化处理设备的配备还需要进一步完善，仅拥有计算机、扫描机等基本处理设备是远远不够的，更为专业的数据库服务器、存储设备以及相应的安全设备都需要进行引进或革新，除此之外，档案文书数字化管理人员的管理水平依然存在一定问题，管理人员对于数字化管理理念的理解程度依然不够深入，这样也就使得数字化档案管理工作会受到影响，在数字化档案管理软件予以引进之后，档案管理人员如果不能熟练操作此软件，就有可能让此软件作用的发挥大打折扣。

三、实现电子文书档案收集工作前移的策略

（一）提高文书档案管理认识

文书档案可以带我们回顾历史，以史为鉴，可以为未来的发展起到指导作用，因此，我们需要对此使命予以积极承担，不论是社会团体还是国家机关，相关组织人员都需要摆脱本位主义束缚，利用自身的实际行动来让文书档案管理工作建设得到进一步支持。进而促进电子文书档案收集工作的前移。除此之外，还需要在互相支撑中努力形成工作合力，相关职能部门与其他部门之间需要构建起协作关系，文书档案资料收集岗位的工作人员应该具有文字水平高、业务能力强、电子技术能力过硬、政治觉悟高的特点，对此，相关方可以将满足这些要求的人员进行合理安排，档案管理部门需要针对性的指导与培训岗位人员，在多方的共同努力下，可以让文书档案管理工作队伍整体素质得到进一步提升。

（二）强化专业人才建设

为实现电子文书档案收集工作前移，需要做好两方面工作：（1）档案管理职能部门需要构建起科学有效的培训机制，相关部门工作人员需要得到技术培训，这种培训应该是全流程、全要素的，进而让工作人员在档案管理知识、文书材料撰写、技术应用能力以及保密意识等方面得到进一步强化，现阶段，某些单位档案已经全部数字化保存，计算机技术已经得到充分使用，因此，相关工作人员都应具有提高自己能力的自觉意识，熟知在计算机技术、互联网技术使用下的新的数字化保存技术，在组织学习中，可以聘请相应领域的专业人员进行指导；（2）岗位人员需要得到合理安排，在新技术的使用中，很多工作人员的操作能力基础水平以及基础知识水平存在差异，管理部门在安排工作人员时，需要针对工作人员能力的不同、发展方向的不同进行合理调整，确保人员能力可以得到充分发挥。

（三）明确归档标准

为让电子文书档案基本资料形式前移至提供方，档案管理职能部门需要保證所制定的标准具有详细化特点，以此来为相关操作人员实际工作的开展起到指导意义。在管理部门拿到相关资料之后，不会因为收集人员不明要领而使得二次反工现象发生，现阶段，在平常工作中还没有实现无纸化办公，很多操作都需要人员进行实际操作，如分类文书资料、统计文书资料等，同时，为方便后期档案保存工作，我们还需要清楚提供移动硬盘的规格等多种问题，归档标准的明确化可以让工作人员按图索骥，可以让归档工作的工作效率得到提升。诸如文件材料归档制度、查阅利用制度、档案保管制度需要得到进一步完善，以部门为单位，可以对档案进行分类，结合过去的档案管理经验，可以对未来制度的完善起到借鉴意义，让改善方向更为明确。

（四）加大数字化档案管理投入

现阶段，大多数单位在引进多样化的数字化档案管理设备和相应的软件之后，已经实现了全部档案的数字化保存，但办公系统与无纸化办公技术依然相对缺乏，对此，为实现电子文书档案收集工作的彻底前移，需要继续加大数字化档案管理的投入，让数字化档案管理设备更为健全，同时，单位应该构建起有效的监督机制，确保资金投入可以全方位落实到档案数字化管理设备和办公系统上，在对设备进行选择时，需要紧密结合实际需求以及经济合理标准，对设备进行择优选择，以此来让档案管理数字化水平得到全面提升。

（五）增强安全防范力度

增强安全防范力度既是实现电子文书档案收集工作前移的保障，也是在前移格局形成之后，确保收集工作效率的重要策略。档案职能部门决不能产生依赖思想，需要和交送人员进行面对面复核，如果出现问题，那么需要对其进行及时解决，确保问题不会残留，否则就会让档案管理工作严肃性受到影响。签字确认需要依照严格的工作流程，需要确保双方均经过确认，且没有任何问题，并做好备案留查工作。除此之外，需要备份当前已经具有的文书档案资料，避免资料丢失或资料篡改等现象出现。在“互联网+”的时代中，我们既需要将网联网技术和档案管理工作予以进一步融合，还需要做好互联网技术所带来风险问题的防范工作，如在文书档案形成的初期，我们就需要构建起具有科学性的授权限制，可以将“只读性”权利授予查阅者，同时，还需要做好防火墙设置工作，引入相应的安全防范软件，确保文书档案资料不会被删除、篡改。

四、结论

综上所述，针对电子文书档案数字化管理现状，通过提高文书档案管理认识、强化专业人才建设、明确归档标准、加大数字化档案管理投入和增强安全防范力度的方法可以实现实现电子文书档案收集工作的前移，进而让档案资料缺憾等问题得到有效解决，让电子文书档案资料作用得到充分发挥。

参考文献：

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