商务英语拒绝函中的礼貌策略分析

2018-01-25王娜

山西青年 2018年23期

王娜

(唐山学院外语系，河北唐山 063000)

自二十世纪七十年代以来，礼貌现象引起了语用学、社会语言学以及认知语言学等领域的广泛关注，语言学家们提出各种理论对礼貌现象进行研究。在语用学界，影响最大的当属Brown和Levinson的礼貌策略理论及利奇的礼貌原则。商务英语信函是国际商务沟通的一种主要方式，在商务交流中发挥着举足轻重的作用。其中拒绝类信函在商务沟通中体现了其不礼貌(即威胁被拒绝者的面子)及冲突的本质。在此类信函中表达拒绝信息时，写信人要完成两个目标：主要目标是传递坏消息；次要目标是和读者维持良好的关系。如果表达拒绝信息不当很可能会使客户流失，并且影响公司的收益。因此，在书写拒绝类信函过程中，写信人必须注意语用策略的运用。

一、关于礼貌策略

英国学者Brown和Levinson在他们1978年的文章《语言应用的普遍现象：礼貌现象》中第一次系统地研究了礼貌和面子的问题。他们认为面子有两种：积极面子和消极面子。积极面子指人们的自我形象及个性，即人们希望自己的形象和个性得到保持，希望自己的观点和行动得到肯定和赞赏。消极面子指人们希望在社交活动中有不被打扰的权利，希望他人不要侵犯自己的自由。他们认为运用礼貌策略可以减少对他人面子的威胁，从而保全对方的面子。他们提出了五种礼貌策略：不实施面子威胁的行为、积极礼貌策略、消极礼貌策略、间接性策略和不使用补救措施。其中积极礼貌策略、消极礼貌策略和间接性策略为常用策略。积极礼貌策略包括三种类型：1)寻求一致；2)表示双方的合作；3)关注对方的需求。消极礼貌策略包括：1)不强加自己的意愿；2)向对方表示报歉；3)不强迫对方。间接礼貌策略指使用迂回策略。

二、外贸拒绝函中的礼貌策略

在外贸活动中，当一方无法或不愿满足对方的要求或提出的条件时，往往会写拒绝信给对方。拒绝类的言语行为直接伤及对方的积极面子，如果表达不当则会影响双方的商务关系的持续和发展。因此，买卖双方在书写拒绝类信函时，应注意礼貌策略的应用，以达到既传递了坏消息，又不损害双方商务关系的目的。下面，我们通过分析一封拒绝提前装运的信函来看如何运用礼貌策略来维护对方的面子：

Dear Sirs，

Thank youfor your letter of June 20 requesting earlier delivery of goods under your purchase contract No.908.

We have contacted the shipping company and regret to tell you that we are unable to comply with your request.We have been informed that there is no available space on ships sailing from here to your port before 5 May.

We are sorry that we are unable to advance shipment.We will，however，do everything possible to ensure that the goods are shipped within the contracted time.

Yours faithfully

这是一封卖方拒绝买方要求提前装运的信函，主要伤及了对方的积极面子。写信人在信函开头就运用了积极礼貌策略，表示对对方所做事情的感谢(thank you)。在第二段中，写信人运用间接礼貌策略，没有直接拒绝对方，而是迂回地先告诉对方他曾做出的努力并给出不能满足对方要求的原因，以此避免直接伤害对方面子。在第三段中，写信人在拒绝对方之前先运用消极礼貌策略，即向对方道歉，表达无意伤害对方，是客观条件导致无法满足对方要求，从而维护了对方的积极面子。最后，写信人再次运用积极礼貌策略表达愿努力配合按时装运的决心。