档案管理在医院管理中的作用及实现途径

文·郭学芹

一、档案管理在医院管理中的作用

医院档案是医院在管理﹑发展﹑改革等活动过程中形成的各项有保存价值的文字﹑图表﹑图像﹑音频等资料的总和，是医院发展变迁的记录者和见证者，在医院的发展中发挥着非常重要的地位，其作用也逐步渗透于医院的管理决策﹑文化积淀﹑科学研究等方面，在医院的管理中发挥着不可或缺的独特价值。

（一）医院档案具有信息参考﹑数据支撑的作用

医院档案为医院的改革和发展积累了最真实﹑可靠的第一手资料，也为医院决策者提供有价值的数据和文字支撑，有效地促进了业务管理﹑技术水平﹑服务质量的逐步提升，也有效增强了医院的核心竞争力和发展潜力。根据医疗活动中载体﹑性质不同，逐步形成了以科技档案﹑病历档案﹑文书档案﹑设备档案﹑基建档案﹑照片档案等为主休的综合档案资料，并且每类档案也在医院管理中充分发挥着其各自的独特作用，如利用文书档案为医院管理层提供管理决策的信息参考。档案管理人员查找﹑调阅有关文书档案，在充分熟悉医院过去情况和现在状况的基础上，再对这些档案资料进行分析﹑提炼﹑总结，形成对医院发展有价值的参考信息，为医院管理层制定出台符合医院发展实际的改革方案和管理措施提供资料；科技档案是医院开展科研工作的关键所在，为医院医﹑教﹑研工作提供真实﹑可靠﹑准确的资料，在科研成果的开发﹑推广和利用中发挥不可替代的作用。

（二）医院档案具有提供依据和凭证的作用

档案是最原始的第一手资料，档案的本质属性就在于其原始记录性，其凭证作用是由档案在形成过程及本质属性所决定。比如，病历档案﹑出生医学证明档案﹑财务档案﹑医院设备采购合同等等均可为解决纠纷﹑争议﹑证明真实性等提供凭证作用；在制定《医院十三五发展规划》过程中，对五年规划大指标的预测，以及年度小指标的确立，都必须借助历年档案基础信息﹑运用档案的参考作用来帮助完成。正是这种不可替代的原始凭证作用，奠定了档案在医院管理中越来越重要的地位和作用。

（三）医院档案具有提升医疗工作质量的作用

病历档案是医院医疗过程的原始记录，也是医院档案的重要组成，它是临床工作真实﹑系统的记录，是评价和衡量医院管理﹑医疗质量和技术水平的重要依据。加强病案管理﹑病案资源的积累和开发利用，可为临床医学研究奠定基础，增强所获结论的准确性，应在完成日常基础工作的同时，注重编制多种形式﹑多种途径﹑方便利用的病案日报﹑阶段性病案分类统计汇总以及特殊疑难病案汇编等资料信息，积极开发病案信息资源，真正为医院的教学﹑科研和临床工作的发展提供服，不断提升医院的管理质量。

（四）医院档案具有传承医院悠久历史和深厚文化积淀的作用

积极向上的医院文化是医院的精神所在，是医院几代人共同理想信念﹑道德准则﹑行为规范的历史积淀，院训﹑医院精神﹑服务理念和服务宗旨，也成为全体医务人员的思想境界所应遵守﹑遵从的守则，也真正让医院文化在医院发展中不断深化和传承。

二、实现档案管理作用的有效途径

通过对档案在医院管理中地位与作用的分析，笔者认为，为有效实现﹑更大发挥其作用，需从以下四方面加强改进。

（一）强化档案意识

只有在意识上注重，才能在行动上体现。医院领导的思想意识必须跟上时代发展的步伐，充分认识到档案工作不但是医院整个管理的重要组成部分，而且对领导决策有不可忽视的启发和指导作用，应该把档案管理不容置疑地纳入重要议事日程；其次形成院科两级档案网络，加强档案知识的学习，加大档案作用的宣传，深化档案工作的督导，逐步强化全员的档案意识，使档案工作开展的更顺利﹑更规范。

（二）发挥服务作用

档案管理的最终目的是更好地利用档案，最大限度发挥档案的参考作用和价值。作为档案管理者，决不能满足于将档案分门别类收集好，更不能束之高阁一锁了之。要切实增强档案服务全局﹑服务医疗的意识，不断丰富和提高专业能力。要多途径﹑多渠道地开发档案信息，使医院的档案为于临床﹑医学﹑教学和科研工作服务。通过撰写各种专题汇编，为医务人员提供多层次﹑多方位﹑有效的信息。同时要加强档案信息的利用，实现医院内部资源共享，有效促进医务人员对信息掌握的全面性﹑全局性，从而提高档案的利用率，充分发挥档案价值。

（三）加强队伍培训

档案管理人员的素质直接影响着档案管理水平。医院要加强档案人员的知识更新和技能提高，把档案人员培训列为上岗前的必须要求，通过参加市区档案局组织的专业培训﹑继续教育，以及学习订阅档案期刊杂志，不断学习档案管理知识，更新管理方法，不断提高档案管理人员的专业素养。另一方面是深入临床一线调查研究医疗﹑教学和科研对档案信息的需求，不断总结探索档案管理工作，适应档案业务发展，推动档案管理水平的提高。

（四）加大设施投入

档案管理信息化离不开现代化设备的投入，要购置必要的档案设施，要确保专项资金支持和保障。例如，为提高档案保存期限，加强档案保护，要购置除湿﹑病虫害防治设备﹑空调设备﹑消防设备。还有，随着信息化社会的到来，档案管理必须要引进计算机管理。对医院的各项业务档案数据使用计算机存储和管理，医护人员很容易查找，可以节省大量的时间和人力﹑物力﹑财力，提高工作效率。同时，利用信息化软件管理档案资料，可有效节约存放空间，提升档案资料检索速度，可以为借阅者提供更加便捷﹑高效的服务。所以说，我们应该充分利用现代科学技术，不断完善计算机管理档案水平，利用的应用软件和网络管理设计规范的管理制度，逐步实现档案管理的规范化﹑科学化﹑自动化和现代化水平。