实物单据影像化：效率驱动

文/中兴财务云

伴随着财务报销的集中化、电子化，财务核算工作量将陡增，需要建设以财务辅助功能为核心的影像功能，实现凭证单据电子和实物管理的结合，提升财务核算、凭证单据管理的效率。

电子影像系统作为一个单据影像采集、管理、传递的信息系统工具，一般与网上报账系统作为一个整体，与其他财务信息系统存在数据的交互关系。具体来说：电子影像系统可从采购发票系统等前端系统采集电子影像，向网上报账系统提供电子影像进行电子流运转，最终电子影像汇至电子档案系统进行实物和电子凭证的匹配归档。电子影像系统架构（如图1所示）。

伴随着财务报销的集中化、电子化，财务核算工作量将陡增，为了提升工作效率，需要建设以财务辅助功能为核心的影像功能，将合同、报账、财务核算等横跨预算、核算、结算等环节的各类凭证实物单据转换为电子影像，实现凭证单据电子和实物管理的结合，提升财务核算、凭证单据管理的效率，因此电子影像系统应运而生。电子影像系统产生背景因素分析（如图2所示）。

图1 电子影像系统架构图

图2 电子影像系统产生背景因素分析

电子影像系统流程

（1）影像采集。通过高速扫描仪扫描实物单据，电子影像系统可自动生成单据影像。

（2）条形码识别及分组。根据报账单封面条形码信息自动将单据分组，对应各自的报账单。

（3）影像上传。实物单据影像分组后，系统根据预先设定的规则上传至服务器，支持定时上传和实时上传，支持逐单上传和批量上传。

（4）实物单据跟踪。员工在电子报账系统平台提单后，通过打印的电子单据封面上的条形码，在系统中跟踪实物单据的流转过程，每个环节对实物单据的接收和移交都需通过对电子单据封面的条形码进行扫描，记录责任人及时间等信息。一方面便于对实物单据的跟踪，另一方面便于员工自助进行实物单据位置查询。电子影像系统工作全流程（如图3所示）。

资料来源：中兴财务云

图4 电子影像系统功能框架图

电子影像系统功能

电子影像系统一般包括四个主要功能模块：影像采集模块、影像传输模块、影像处理模块和影像查询模块。其中，影像采集模块包括了影像扫描、条码识别、条码分组和智能图像处理功能；影像传输模块包括影像上传和影像安全功能；影像处理模块包括影像审核、影像退回及修正功能；影像查询模块包括影像调阅、考核统计和影像日志功能。电子影像系统功能框架（如图4所示）。

（1）影像采集。影像采集模块是电子影像系统中最为基础但也是最为必要的一个模块，它是影像系统其他模块运作的前提。影像采集模块包括影像扫描、条码识别、条码分组和智能图像处理四个功能，它将纸质的票据按页扫描传入系统，并通过条码将其区分为一份一份的单据。

影像扫描：影像扫描实现的是通过电子影像系统软件和扫描仪的配合，将影像捕获的过程。由于各个厂家扫描仪的驱动和底层技术有所差异，影像扫描通常采用定制或通用两种模式。如果企业在各地的扫描仪都是同一型号的，定制开发扫描程序相对简单，扫描程序只需要和该扫描仪的驱动进行集成就可以顺利地进行扫描。在有些影像扫描系统的产品中，还集成了专业的影像采集组件，能够对捕获的影像进行二次优化。采用这种方式的影像系统具有更高的兼容性，并且能够获得压缩比和图片质量双重的提升。

条码识别：条形码是影像文件的唯一性标示，影像系统采用符合国际通用的制式，按照预先设定的条形码规则产生，同时条形码可以向外围业务系统（如网上报账系统等）传递。电子影像系统中获取的影像在和其他应用系统进行关联时才能发挥最大的作用。因此，目前系统均通过对票据进行条码管理的方式，实现实物和其他系统数据的管理。对于影像系统而言，也只有在识别票据附带的条码后，才能发挥其业务处理和查询等作用。条码是通过坐标和参数的方式锁定识别区域来进行识别的。条码识别（如图5所示）。

条码分组：扫描过程中，系统会自动识别文档资料中的条码，将识别结果作为图像的索引数据进行保存。同时，根据条码识别的结果可以对图像进行自动分组操作，扫描的影像是按扫描顺序进行记录的，将有条码的图像及后附的无条码图像自动划分为一份独立的票据组，当新条码出现时，触发生成一份新的票据组。如果出现不能自动处理的分组，操作人员可通过系统提供的分组编辑功能，对分组进行编辑、删除、合并、拆分等操作。条码分组（如图6所示）。

智能图像处理：影像采集模块可提供强大的图像处理功能，并充分利用集成设备的特性实影像效果优化。扫描操作员通过图像处理功能可以实现图像的合并、旋转等操作。这些功能能够有效的保证图像的质量，具体来说，包括影像合并、去除黑边、自动纠偏、自动方向转正、影像压缩等多种功能。此外，最新的智能OCR技术和智能版面分析技术，将自动判别分类增值税专用发票，并智能提取增值税专用发票的关键要素信息，供其他业务系统进行数据利用，较大程度上节省人工录入的时间，同时降低了手工录入错误的风险。

图5 条码识别示意图

图6 条码分组示意图

（2）影像传输。影像传输模块解决了影像向服务器的上传和影像安全问题。

影像上传：在影像上传功能中，影像可以采用即时上传和定时上传两种模式。即时上传是指在影像分组后直接将数据自动传送到服务器，而定时上传可以设定上传的时间和上传的数量，避开网络高峰达到传输均衡的目的。影像上传模式对如何充分利用网络提出了较高的要求，因此，在设计系统时要充分考虑到定时上传机制问题。影像上传提交完毕后，服务器端可对接收内容进行自动校验，保证上传数据的完整性。此外，影响影像上传速度的另一个重要因素为图像压缩技术，一张普通的A4纸张，文件大小控制在50KB以下会比较理想，其扫描上传速度、图像浏览速度等用户体验会比较好。

影像安全：扫描端在提交影像上传后，系统可自动读取后台所配置的扫描点信息，并根据读取的信息来连接对应的服务器站点，相关操作无需人工干预。此外，整个影像传输过程中采用加密的格式进行影像文件传递，确保数据在网络传输过程中的安全性。

（3）影像处理。影像处理模块是电子影像系统中对业务处理进行辅助支持的模块，它的存在使得电子影像系统得到了相当的价值附加，使其从一个简单的采集和传输系统上升为一个核心的业务系统。很多版本的电子影像系统针对不同的应用和客户进行定制开发，以满足差异化的业务需求。影像处理模块包括了影像审核、影像退回及修正两个主要功能。

影像审核：电子影像系统支持两种模式的影像审核：影像流程内的稽核和通过影像调阅方式协同报账等业务系统进行审核。影像流程内稽核：影像流程内可增加稽核环节，由稽核人员对单据影像进行稽核，可针对不同的业务类型来设定是否进行稽核。影像调阅：影像系统通过接口向网上报账系统等周边业务系统提供影像调阅服务，审核会计等业务人员可在网报系统内进行影像调阅。在调阅时，如果影像存在问题，可在影像调阅页面内进行影像驳回，并可限定可编辑的影像页码范围。

影像退回及修正：影像退回和修正主要解决在影像质量出现问题后的退回修改问题。在影像查阅的过程中，审核人员如果发现影像存在需要变更的情况，可在影像查阅页面上直接发起影像评价操作，并且限定能够编辑的影像范围，提示当前单据存在的问题，方便扫描员进行单据影像整改操作，如补扫、重扫、替扫等。当扫描员重新扫描后再上传至服务器后，系统可提供二次审阅的视图，便于审核人员快速对需要审核的相关单据进行审阅。

（4）影像查询。电子影像系统提供统一平台化的影像查阅调阅管理模块，用于报账单影像查阅、各类考核统计分析和影像操作日志查询。

影像调阅：影像调阅主要是指对影像采集并传入系统中保存的单据影像进行调用，电子影像系统提供了丰富的影像检索页面，不同用户角色拥有不同影像查阅的权限。用户可根据影像条码索引进行精确检索、模糊检索，还可以针对影像的注释、扫描日期、扫描区域、扫描员等进行检索设定，实现影像的检索调阅。

考核统计：电子影像系统通过支持影像扫描业务量、影像处理时间、审核时间等系统数据的查询，可实现考核统计的业务功能，其有力地支撑影像及数据的查询和调用，使财务人员进行业务查询与处理，以及数据的汇总与分析工作时更加方便、快捷、准确。影像数量统计报表（如图7所示）。

影像日志：电子影像系统可自动记录所有重要操作的相关信息，将这些信息作为系统日志进行保存。这样可以使系统具有很强的可追溯性，保证系统的重要操作都有迹可循。电子影像系统通过向管理员提供日志查询菜单、用户登陆日志、操作日志、系统故障日志、影像评价日志等，可实现系统跟踪记录所有用户、所有操作的信息，最终达到信息监控的目的。

图7 影像数量统计报表示例

电子影像系统信息对接管理

电子影像系统与网上报账系统作为财务共享服务中心的关键信息系统，一般作为一个集成整体发挥作用。员工在网上报账系统中提单报账后，电子影像系统进行单据扫描生成影像，而后两系统通过条形码对接完成影像和报账单的匹配；单据提交后，单据和影像系统均在预置的系统流程管理中进行任务推进，并完成状态的更新匹配；在审批审核环节，相关人员可在网报界面中查看电子影像，据其完成业务处理。最后，实物单据经过扫描上传后即可进行后续的财务归档工作。电子影像系统与网上报账系统对接（如图8所示）。

电子影像系统是电子档案系统的数据采集源头，两个系统的对接可实现将原始凭证和记账凭证进行完美的结合。电子影像系统向电子档案系统传递影像数据，通过对影像进行查询，与电子数据和实物单据进行对接，实现对电子数据和实物单据的可追溯性。电子影像系统与电子档案系统对接（如图9所示）。

电子影像系统实施意义

信息技术和网络条件的发展使得图片信息的采集和传输已不再成为问题，电子影像系统的应运而生并迅速成为企业重要信息系统工具，具有巨大的实施意义。

（1）实现单据电子化流转。通过电子影像系统，将实物报账单据电子化，将报账单与会计凭证等有效匹配，构建一个可扩张的、灵活的电子影像系统，支撑财务管理水平提升，大幅提高财务处理效率。

（2）解决异地实物单据传递问题。尚未使用电子影像系统的企业，其票据的流转需要经过各地的归集、邮寄、接收、分发、归档等多个环节。一方面，这种多次的实物流转极大地影响了业务处理时效；另一方面，实物的频繁流转极易造成票据的丢失。影像系统在票据实物流的管理基础上得到了进一步的拓展，通过影像扫描的方式，票据直接在业务发生地进行扫描，票据实物的流转被影像的流转所取代。电子影像系统上线后，各地区、各单位产生的原始单据可以扫描形成电子化文件，并通过系统推送自动传送至各处理单位和个人，解决了实物文件传递的安全性、及时性等诸多问题，在业务集中处理的模式下，还将大大降低邮寄成本。

图8 电子影像系统与网上报账系统对接示意图

（3）提高信息传递效率。建设电子影像系统后，所有审批环节都依照影像进行审批，不再需要各审核环节责任人通过查阅实物报账单据核对具体报账信息，将显著提高报账审批效率，缩短报账审批周期。此外，一份影像同时可以被多个业务员调用，每个工序可同时依据同一份影像信息进行业务处理，显著提高了信息传递效率。

（4）提高档案管理水平。通过电子影像系统，能够方便地获取当前实物和电子影像所在的流程环节，将会计档案资料管理与影像相结合，方便定期分批打印、装册、装盒、装柜等归档操作，提高档案资料管理的规范性、效率，并方便档案借阅。

（5）提供统一的影像平台。通过统一的外部接口，向外提供影像调阅服务，其他相关业务系统都能方便地调阅单据影像。对企业而言，单据调阅是经常发生的业务，在没有电子影像系统的情况下，面对内审人员、外部审计、税务检查时的原始单据查阅将异常复杂，有时必须将单据邮寄方可完成调档查阅的过程。电子影像系统的实施，使得原始单据被扫描后，即在本地归档。对于没有必要查阅纸面单据的调阅而言，影像系统以其高效的检索速度，使得查阅者可以根据相关信息在海量影像中迅速获取查询结果。电子影像系统的实施，不仅影响着财务部门，业务人员和领导也可以凭借系统的高效检索功能，即时查询相关业务单据信息。