网上报账系统：张弛有道细化管理

文/中兴财务云

网上报账系统的出现，使得财务处理效率得以大幅提升，尤其对于共享服务中心的实施，对企业的运作有着诸多实际意义。

作为财务运营系统的核心信息系统，网上报账系统是财务相关信息收集和传递平台，是实现报账信息采集、审批、传递和财务审核以及账务自动处理的信息中转系统。

网上报账系统主要包括网上报账及费用预算两大部分内容。网上报账实现“业务申请”、“员工报销”、“业务审批”、“财务审核”、“任务分配”、“账务生成”的全过程管理，同时为各个层级用户提供丰富的查询分析功能。“费用预算”功能实现了费用预算从编制、执行控制、到分析考核的闭环管理，通过费用预算与网上报账的联动，实现了对网上报账的各个业务环节进行实时预算控制。网上报账系统提供了员工报账门户功能，对于已经使用企业内部办公系统的用户能够和企业现有系统集成，实现方便、快捷、安全的单点登录。目前，越来越多的网上报账系统产品除了支持WEB网络端接入外，还支持手机、PAD、微信等多平台的审批查询，最终达到财务业务一体化管理应用。网上报账系统功能框架（如图1所示）。

图1 网上报账系统功能框架图

网上报账系统功能

（1）费用预算。费用预算管理是组织、目标、过程控制的有机统一，通过费用预算管理模型的应用，树立企业全员费用预算意识，加强费用管控，降低企业费用成本，全面提高企业竞争力。通过网上报账系统实现的预算控制分为额度控制和预算控制两类。

额度控制是指员工的部分报销事项存在额度要求（额度上限或标准额度），对此类报销在系统的单据模板中进行额度控制。预算控制是指网上报账系统将报账单据中与预算相关的需要进行预算控制的报账项目信息提供至预算管理系统，预算管理系统对需要进行控制的数据进行检查核实后，将预算控制结果返回网上报账系统，从而实现后续的预算控制。

（2）业务申请管理。业务申请是指员工对某一业务事项的申请，例如出差、采购等，这些业务一般都需要在执行完成后进行报销。单位可以规定某些报销必须经过事前业务申请，在费用报销时，需要关联相关的业务申请单据。网上报账系统一般可提供费用类、资金类事项的业务申请功能，但物资采购类、工程结算类等其他类的业务申请更多在独立外围的业务系统中提出，员工在网上报账系统中提交单据进行报账申请时，需要关联其相关的业务申请单据。

（3）报账申请管理。报账申请环节实现了财务报账信息的原始采集，完成了信息自业务人员直接获取的问题。对于报销而言，各个企业的特点是不同的，有的企业差旅业务比较多，有的企业业务招待比较多，因此报账申请单据模板的定制便很有讲究。总的来说，报账申请模板可以分为固定模板和可配置模板两种。

通常情况下，企业自行开发的或者外购的网上报账系统产品会采用固定模板的形式。固定模板形式下，系统需要根据每个公司不同的业务情况进行报销模板的定制化开发，如差旅费报销模板、业务费报销模板等。固定模板具有开发速度快，业务吻合度高的特点，同时可以将业务逻辑、报销标准等可标准化的业务规则嵌套入模板内，减少员工制作报销单时输入的工作量和审批人员的判断点。但由于其定制开发的背景，当业务需求发生变化时，需要修改程序以适应这种变化，这势必造成变化过程的延误。这种情况下，需求的变化如需迅速在模板上调整实现，可采用配置模板，但所存在的问题就是初始开发成本较高，需要投入资源开发模板配置工具和嵌入工具。

（4）借还款、预付款管理。员工借款是指单位内部员工基于业务需要从单位暂时借出的款项，员工借款在所办业务完成后应尽快核销或者归还。网上报账系统一般通过提供专用于员工借款和员工还款两个业务的单据进行借还款的管理，可支持按总额或单笔金额等多维度组合的借款限额管理，实时提示借款余额及限额的员工借款全周期管理，及遵守“借款前款不清、后款不借”原则的员工借款控制管理。

预付款一般包括公司按照相关合同规定预付给供应商的款项，以及在日常经营活动中无合同而需要预先支付给供应商的款项。针对有合同的预付款，其预付申请需要与合同信息挂钩；针对无合同的预付款，系统可提供定向的预付业务限制控制或严格的审批控制。对已有预付款的供应商，当员工或财务会计在网上报账系统中进行预付报账或财务审核时，系统可显示并提醒尚有预付款未核销的信息。

（5）业务审批管理。网上报账系统通过提供工作流平台，实现可视化定义跨单位、跨部门的流程审批。业务处理时，从下级到上级业务单据在系统中按照已经定义好的流程进行流转，能够实现各类审批业务的流程化管理。领导进行报销单据审批时，可通过网络或移动终端在线进行操作，不受时间和空间的限制，同时审批过程电子化、流程固化，有利于报销制度规范的执行。

网上报账系统支持多种审批方式，如代理审批、加签审批、业务会签、回退审批和跳转审批，系统可根据企业具体业务要求在不同流程中配置不同的审批方式。网上报账系统的审批界面也可灵活定义，如支持特殊审批流程的人工推送功能，即遇特殊事项报销，可由特定人员将报销单推送到相关业务审批人审核。此外，随着移动办公技术的发展，网上报账系统已可支持移动审批，实现了多个平台工作流的待办任务审批、驳回、查看单据、查看日志、查看流程图等功能，满足及时性和便捷性的需求。

（6）任务分配管理。网上报账系统可将各种待处理的业务以任务的形式放在作业池中，由作业人员以单据提取模式从作业池中提取待处理单据，通过灵活设置各类任务分配规则，将系统内各类单据在各组织与用户间进行分工，并对任务的处理过程进行详细记录，以备后续对单据的处理结果进行绩效考核。

（7）财务审核管理。财务审核工作主要是针对已经通过领导审批过的单据，审查的是系统中填写的单据详情与提交人实际送交的发票是否吻合，包括金额、票据张数等。审核完成后系统可自动发送付款信息到资金管理系统完成付款的业务办理，同时可根据系统中预设的凭证模版在核算系统中自动生成财务凭证。网上报账系统财务审核流程（如图2所示）。

（8）账务处理。账务处理功能具体包括财务数据的预处理、状态管理和银行支付文件三个子功能。财务数据的预处理功能是对待导入核算系统的数据按照系统对各个字段的要求逐个校验，以达到核算系统自动生成会计凭证的要求。状态管理功能是对单据从网上报账系统导出过程中的各个状态进行管理、监控和异常处理。财务审核和账务处理完毕后，下一个环节是银行支付。网上报账系统可根据银行所要求的数据标准格式生成付款文件，通过网上银行支付文件上传的方式或者银企互联方式将系统数据传递至银行，完成最终的支付业务。网上报账系统数据导入会计核算系统（如图3所示）。

（9）查询分析管理。网上报账系统针对业务人员、业务领导、财务人员均提供了丰富的报表查询分析功能，使得各环节的业务处理更有效率，整个流程更加透明，并有充足的数据支持共享服务中心的运营管理。

（10）移动应用。网上报账系统的移动报销及审批功能主要基于移动互联网随时随地、快速的信息传递特点，将报销申请、审核、查询、流程监控等过程连接起来。通过整合移动设备以及第三方信息，为用户整个费用活动提供人性化服务。

（11）基础数据（系统管理平台、审批流平台、信息发布平台）。网上报账系统中的基础信息主要包括人员、公司组织的基础信息以及和报销相关的业务规则。报销相关的业务规则通过在系统中进行维护的方式可以在员工提单时就自动进行控制，系统的自动控制降低了员工填单出现差错的可能性，也减少了财务人员在审核时的判断点。

图2 网上报账系统财务审核流程示意图

图3 网上报账系统数据导入会计核算系统示意图

网上报账系统信息对接管理

网上报账系统拥有高度的可集成性，与预算管理系统对接，实现预算的实时管控；与会计核算系统对接，实现账务的自动生成；与银企互联系统对接，实现不落地的付款支付；与电子影像系统对接，实现高效的影像流转；与其他前端业务系统对接，实现业务信息的自动采集。网上报账系统框架对接（如图4所示）。

（1）与预算管理系统的对接。网上报账系统通过将需要预算控制的报账信息传递至预算管理系统，并得到预算控制结果，实现预算控制功能。具体为：在员工提交报账单据时，网上报账系统自动将该报账单据中需要进行预算控制的报账项目信息导入预算管理系统，生成对应预算项目的保留金额（冻结数）；当报账单据被驳回时，释放对应预算项目的保留金额（冻结数）；当报账单据被最终审批后，释放对应预算项目的保留金额（冻结数），并生成对应预算项目的实际发生金额（执行数）。网上报账系统与预算管理系统接口关系（如图5所示）。

（2）与会计核算系统的对接。网上报账系统与会计核算系统的对接点主要为基础数据同步和会计凭证生成。核算系统将基础数据同步至网上报账系统，基础数据包括员工、供应商、客户和会计科目等，从而确保网上报账系统的报账信息与核算信息的一致性。网上报账系统中预设报账业务与会计科目的映射关系，实现自动生成会计凭证的功能，同时网上报账系统会对导入数据进行自动校验，只导入合格的数据并能够出具例外情况清单，以方便相关人员修正。当会计凭证在会计核算系统中成功入账后，核算系统会将核算信息反馈至网上报账系统中，报账单状态将被更新为“已入账”。与会计核算系统接口关系（如图6所示）。

图4 网上报账系统框架对接展示图

图5 与预算管理系统接口关系图

图6 与会计核算系统接口关系图

（3）与银企互联系统的对接。银企互联系统通过因特网或专线连接方式，实现银行和企业财务系统的有机融合和平滑对接。企业通过财务系统的界面可直接完成对银行账户以及资金的管理和调度，进行信息查询、转账支付等各项业务操作。对于需要对供应商进行付款结算的报账单据，网上报账系统中完成财务审核后，其对应的付款信息需要导入银企互联系统，在经过银企互联系统进行实际支付后，银企互联系统会将实际支付结果返回网上报账系统。与银企互联系统接口关系（如图7所示）。

（4）与其他业务系统的对接。网上报账系统与企业人事系统对接基本人事信息库（如人员基本信息、部门等）、组织架构等基础主数据信息，确保网上报账系统均按照企业实际的人事构架进行信息的传递流转，可帮助企业提高信息传递的效率及信息透明度。

网上报账系统与合同系统的数据交互主要体现在：通过合同编号，网上报账系统可调用合同系统中的合同条款、付款条件、已结算金额等各项信息。报账人提交填写了合同编号的报账单据时，网上报账系统可自动根据合同金额对其进行预算检查，将本次申请的付款金额与合同信息进行比对，例如：付款金额不能超过合同金额等，超过会提示修正。此外，在报账单据的各个流转环节，相应责任人也都可以看到合同编号和合同付款的情况，同时还可以通过合同编号直接点击进入（推荐）或者切换界面查询合同内容。

图7 与银企互联系统接口关系图

网上报账系统与办公系统对接可实现网报系统的单点登录、待办事项审批通知、处理结果反馈等多种功能。建立网上报账系统、办公系统等相互信任系统间的单点登录机制，可实现系统间的统一认证，使用户在登录其中一个系统后，可以访问相互信任的其他系统。对接后的网报系统还可支持以独立事务或定时批量的方式，将报账单据的待办事项审批通知及其附件超链接等传送至办公系统，供相关人员直接操作，同时支持将相关人员在办公系统中对报账单据待办事项通知的处理结果返回至网上报账系统。

网上报账系统实施意义

网上报账系统的出现，使得财务处理效率得以大幅提升，网上报账系统的实施对企业运作的实际意义有：

（1）加强内部控制，实时掌控信息。实现了对各分支机构财务活动的实时监控，各级领导可以随时、随地查询公司及各分支机构的资金预算、费用支出等情况。真正做到“事前申请、事中控制、事后评价”。每一笔支出都要受资金计划的控制，并需要经过业务审批、财务审核，部门领导可实时在线查询本部门的预算使用情况和费用支出情况，单位领导可实时在线查询各部门的预算使用情况和费用支出情况，上级单位可实时在线查询下属各单位的预算使用情况和费用支出情况。

（2）提高资金使用效率，减少资金风险。实现了跨地域审批、跨地域支付，彻底解决了各分支机构开设银行账户所造成的资金占用问题。同时领导可以及时、准确地了解各单位的财务资金等状况，为其决策提供支持。

（3）提高报账全流程效率，节约报账成本。大大简化了员工的报账过程：员工在任何时间、任何地点，在线或离线提交报账单据；领导在任何时间、任何地点多种方式（网上、办公系统、手机）进行单据审批；财务在网上审核单据，报账款直接打入员工或者供应商的账户，员工在网上对账。全过程节约了领导、员工和财务人员大量的有效工作时间，提高全流程工作效率。

（4）员工自助服务，缩短了员工报销周期，提升员工满意度。大大缩短报账周期，整个报账流程从“审批——审核——入账——付款”透明地展示在员工面前。同时，员工能够在系统里实时查询自己的借款和报账情况。这极大提高了员工的满意度，同时也把财务人员从低效的重复劳动中解放出来，提升财务管理职能和决策支持能力。