如何做好办公室文员工作

石志华

【摘要】信息化飞速发展的时代，办公室文员工作越来越重要。做好办公室文员工作需要有终身学习的意识。终身学习具有终身性、全民性、广泛性等特点。终身学习启示我们树立终身教育思想，使学生学会学习，更重要的是培养学生养成主动的、不断探索的、自我更新的、学以致用的和优化知识的良好习惯。要有上进心，懂得不断地提高自己。

【关键词】文职工作 终身学习 良好的心态 能力

1.办公室文员工作概述

1.1简述档案管理

档案管理主要是记录以往存档的文件，合同，协议等。按照时间的顺序进行整理存档。公司的人员来盖公章，一定看是不是走了OA的系统程序或者是不是有加盖公章的申请单，才可以加盖公章。如果有人来借阅文件或合同，都要登记记录。有时候因为工作需要会跟财务部出差。

1.2熟练掌握办公软件的操作

办公自动化方面操作熟练，很重要的一点就是让领导感觉到你是一个认真细心的员工，文职工作最需要的就是这个，以后的工作可能都是一些比较繁琐的事情，细心和耐心都是一个文员必不可少的基本素质。

熟练掌握EXCEL、WORD的运用。要会用些现代化的办公工具，像打印机、复印机、传真机等，要会保养和维护，做好档案的分类管理，和会议记录.还有办公文具的发放记录和文件的发放记录，签收记录。做好会议记录的工作，开会的时候做好笔记，整理好做成会议记录，做好办公室的清洁工作，开会用的资料，整理好检查需要的文件。

每天打扫好自己的卫生区，打开电脑，登录邮箱看有没有重要的通知，电子文件等，统计数据，整理文件，查阅资料。打印文件做会议记录，做定期的培训工作。

2.文职工作职责

1.接听电话。

2.做好档案管理工作，严格按照程序借档。

3.负责老总办公室以及自我工作范围内的清洁卫生。

4.要做好会议纪要。

5.做好办公室档案收集、整理工作。

6.协调各部门的行政工作。

7.统计每月考勤并交财务做帐，留底。

8.做好日常信息、资料处理，并做好摘要汇总，以便上级领导查阅。

9.汇编各种管理制度，执行各类行政奖罚。

10.接受其他临时工作。

3.做好文职工作注意以下几点

3.1做好本职工作

文员首先要做好自己的本职工作，不管是向别人学习还是现学都要在领导规定的范围内完成工作。工作中要有强烈的责任感。责任感是一个人的思想素质、精神境界、职業道德的综合反映。一个人有责任感，就有积极主动的态度，深入扎实的作风、认真负责的精神；就有不甘落后的志气、百折不挠的勇气和奋力开拓的锐气；就会有信心、有决心、有恒心；就可以出思路、出办法、出成绩。

3.2懂得感恩做工作

保持良好的心态至关重要。正确的心态使人积极向上，感到工作愉悦。一个人的心态不好的话，就会在顺利时得意忘形，在逆境时怨天尤人，就会容易患得患失；因此，人要不断学会怀着感激的心态对待生活、工作。生活就像一面镜子，你对它什么样它呈现给你的就是什么样。感恩的对待别人，别人就会也会这样对你。

3.3时刻保持清醒做工作

实践经验表明，只有始终保持头脑清醒的人，才能不断取得成绩、获得成功，才能顺利成长、日臻成熟。时刻清醒的认识到：在个人与组织的关系上，一个人的成长和进步离不开组织的培养和造就；在职务与能力的关系上，一个人的工作能力不是随着职务的提升而自然提高，官大了不等于本事大了，地位高了不等于水平也高了；在工作与成效的关系上，一个人肯干事是态度、想干事是热情、会干事是能力、干成事才是本事，这种本事靠上级封不出来，靠权力压不出来、靠自己吹不出来，只有靠实实在在做人、认认真真做事，才能逐步得到提高。

3.4带着笑容做工作

“赠人玫瑰，手有余香”当我们微笑的面对我们身边的人的时候收获的也是微笑。微笑表示对别人的尊敬，是建立良好人际关系的开始。时刻保持微笑，保持良好的心态，才会很好的投入到工作当中去。

3.5做工作要理清头绪

办公室工作相对于其他部门的工作是较为繁琐的。需要我们遇到事请要从容、淡定、冷静的去处理问题，做事情要分清楚轻重缓急，一天中会有很多的工作，先处理重要的，紧急的。要和直接领导搞好关系，因为他掌握着你在这个单位的命运，升迁、加薪、请假等都要通过他，他能为你美言一句，胜过你干一年的。最重要的是要了解上司的脾气，投其所好，这样你的工作就容易了。相反，如果给你说一句坏话，你怎么努力也不会有好结果。分清事情的主次、轻重，理清头绪再做，这样可以保证我在有限的工作时间内完成更多的工作。

3.6认真做好文件档案管理

对各种文件及时收发、登记、归档，保证上传下达；把工作中的材料进行整理、分类、归档，做到资料齐全、目录清楚、装订规范、保管有序。

4.结论

企业要发展，离不开精益求精的管理。一些卓有成效的管理者，都是善于处理小问题的人，忽略每一个细小的问题，就意味着整体的放弃。从某种意义上说，管理者的管理能力就是处理细小问题的执行能力，问题无大小，工作无小事。

做好文职工作首先应该充分理解自己的岗位职责，以及如何做好自己的工作。其次保持微笑，提高人际交往的能力，才能身心愉悦的去工作，保持清醒头脑，时刻懂得自己什么时间该做什么样的事情。熟练掌握办公软件。最后遇事不要慌，不要自乱阵脚，冷静的处理。努力做好本职工作，改正自身的不足之处，提高自己。endprint