档案信息微传播的风险及其规避

文 / 宗源 孙亚茹

随着大数据时代的到来，档案管理工作面临重大变革。这既要求变更“重藏轻用”的思想，又要求在服务方式上进行重大创新。随着智能手机的开发应用以及移动3G网络时代的到来，一系列即时通讯软件——微信、微博、手机短信、飞信、彩信应运而生。这类社交软件可以被档案管理机构用来为用户提供无时空限制的便捷的档案信息资源服务，正在成为推进档案信息资源共享的重要工具。这类社交软件作为档案信息微传播平台，在为档案利用者带来极大便利时，也蕴藏着各种风险。这需要人们分析风险的诱因，采取有效措施规避相关风险。

一、档案信息微传播面临的主要风险

档案信息微传播过程中存在的有可能对传播主客体等造成损失、破坏、伤害的事件或形式，就是档案信息微传播的风险。档案信息微传播的过程中存在各种不同的风险，不利于传播的持续健康发展。涉及档案信息传播过程的每一事物，都极有可能是产生风险或受风险影响的对象。这种风险的表现及消极面是复杂的。

首先是平台方面的风险。这类风险主要是指档案信息微传播平台存在的运营风险及安全隐患。目前，我国档案信息微传播平台，如档案网络社区、微信、微博等的功能板块在设置上多有重复，很大一部分出现雷同，特色不鲜明；部分平台发布信息较少，近似僵尸帐号，用户关注度不高；档案微博账号存在大量的公号私用、盗号及弃用等情况；一些传播者没有明确媒体的归属，把机构账号作为私人社交账号使用，在机构账号发布的信息中掺杂个人情感；部分认证的档案类微博，时常转发广告营销类垃圾式文章。这类风险会显著降低档案用户对档案信息微传播平台的吸引力。

其次是侵权方面的风险。这类风险主要是指侵犯他人的隐私权和版权。一方面，大数据时代档案管理部门的职能已经大大超越了传统档案信息管理主体的范畴。不少微信公众号虽然没有采取足够的安全措施来防范用户个人隐私受到侵害，但是在用户注册时仍然要求用户提供详细的个人信息，导致用户个人信息外泄的情况屡屡发生。另一方面，档案管理上存在的安全漏洞为档案信息的被窃取提供了可乘之机。传播者与用户之间的关系如何也将在传播公关中得到充分表现

再次是沟通方面的风险。这类风险主要是指档案信息微传播主体交流反馈工作的不足。沟通的目的是使档案类微信公众号、档案工作人员、档案部门等传播主体获得以用户为中心的社会大众的认可。档案信息微传播的各个环节，深刻体现了传播主体的沟通能力和水平。目前档案信息微传播的内容大多定位于向用户推送一些粗加工甚至未经加工的内容，如档案馆简介、馆藏介绍、档案法律等。这些信息内容与用户的个性化需求相关度较低，互动性较弱或不具有互动性。一直以来，档案管理机构在社会大众心目中就是“养在深闺人不识”“可望而不可即”的负面形象。

最后是舆论方面的风险。这类风险主要是指档案信息微传播由于内容、表达方式的不恰当，在社会舆论方面带来风险。档案信息微传播的内容如果具有误导性、煽动性等，就会蛊惑部分受众。真实性是档案信息内容的基本属性。但如果档案信息微传播主体从自我偏见出发，故意歪曲事实，就会引起社会舆论的消极反应。

二、档案信息微传播风险的主要诱因

档案信息微传播过程中存在的风险是多方面的，需要具体问题具体分析。下面主要从运营制度、传播主体的法律意识、传播者素质、监督评价等方面来考察档案信息微传播风险的主要诱因。

一是运营制度不够完善。制度在档案信息微传播过程中起着根本性、稳定性、长期性的作用。档案信息微传播制度是传播主体依据法律法规在微传播平台分享档案信息的制约性规章。由于相关制度的缺乏或者不够完善，档案信息微传播过程中出现推文质量不高、互动不够、管理不到位、侵犯版权等问题后，势必“无规可循”或“有规不循”。缺乏制度或者制度不完善是引发档案信息微传播各种风险的根本原因。

二是传播主体的法律意识不强。档案信息微传播内容资源通常来自两大途径，即传统介质档案的数字化和电子文件归档后的接收。数字化传统介质档案时，在对一些享有版权的作品档案进行收集、加工与整理的过程中，必然涉及“权利许可问题”。由于缺乏法律意识，一些享有版权保护的档案被当作档案信息微传播的内容资源时，未能尊重档案所有者与作者的权利，在未经版权人许可的条件下，在没有注明档案名称、作者姓名与档案出处的情况下，擅自被档案信息微传播主体提供给社会公众，并出现侵犯版权人其他法定权利的情况。

三是传播者的素质有待提升。部分档案管理人员对档案信息微传播持敷衍或跟风的态度。他们只是为了完成领导交付的任务而形式主义地开通档案信息微信公众号。一些档案信息微传播账号满足于发布档案行政新闻或工作活动报道，内容既无实用性又无地域文化特色，难以吸引用户的关注。一些档案传播主体的知识储备不足，使用的语言表达方式严肃、刻板，语言缺乏亲和力，与档案信息微传播平台特色性强、多元化的风格相去甚远。他们不是积极推送吸引用户眼球的原创内容，而是高频率地转发与档案管理无关的信息，如天气情况、生活感悟、民间新闻等，公众普遍需求的民生类档案信息与地域历史文化信息无法得到满足。另外，相当一部分微传播主体对档案信息安全的紧迫性、重要性认识不足，往往只注重相关基础设施建设，对档案信息安全则漠然视之。

四是评价和监督体系不健全。我国的档案信息微传播还处于小范围的实验阶段，对传播的主体、客体和对象还缺乏量化与细化的官方评价和监督体系。当前仅有的档案微信统计评价和监督，是由民间学术团体借助新媒体指数、清博指数等第三方工具，进行统计分析并得出结果后，以年报、月报及周报的形式通过档案信息微传播平台发布。

三、规避档案信息微传播风险的主要路径

档案信息微传播的主体对于微传播过程可能出现的种种风险，应采取多方面措施进行规避，尽量降低甚至杜绝各类风险产生的可能性及危害。

（一）创新档案信息微传播服务机制

档案信息微传播的发展需要创新。中共中央办公厅、国务院办公厅于2014年5月印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》强调，各档案管理机构要依法搞好档案查阅服务，简化利用手续，改进查阅方式，创新服务形式，最大限度满足利用者需求。[1]为了便民利民，向用户提供便捷的一站式档案信息传播服务，档案信息微传播的主体可以在档案信息服务中加入二维码、O2O等元素，改进信息传播方式，创新档案信息微服务。档案信息微传播的主体必须与时俱进，更新观念，勇于创新工作方法与思路。一方面，应创新档案服务方式，提供高水平的个性化服务，提升服务的效率与质量。另一方面，应灵活服务，放宽档案信息开放范围，提升用户对档案信息微传播的认可度。为了发挥档案信息微传播短、平、快的优势，关键是要从传播的内容与形式两方面开展创新。[2]内容方面，可以广泛开发集知识性、趣味性、文化性和服务性为一体的内容。[3]形式方面，应该转变观念，采取生活化的用户喜闻乐见的表达方式。作为档案信息微传播发展动力的创新对于传播主体和用户都具有极重要的意义。

（二）构建面向用户需求、互联高效的档案信息微传播平台

构建面向受众需求的档案信息微传播平台，可以从两方面入手。一是注重快捷，让用户能够随时查询利用。二是注重档案信息微传播的可跨平台检索利用、程序简洁、渠道易用等。档案信息微传播可以通过适合本传播平台的更具特色的编辑方式、栏目的优化设置，把传统档案信息数字化，进而让用户分享档案信息资源。[4]

构建互联高效的档案信息微传播平台需要不同平台互通互联、合作分工、共同长远规划、突出内容特色。为了有效对接用户需求，需要优化与整合各档案信息微传播平台。各平台可结合各自优势进行分工，构建共享数据库，既可以保证张扬个性、彼此独立，又可以逐渐从杂乱、零散状态走向有序化与系统化。为了充分发挥协同效应，提高整体传播效果，各平台可以共同制定发展规划，实现优势互补、互相监督。为了增强趣味性，各平台需要突出传播内容的特色。档案信息微传播平台的主体应尽力开发特色馆藏资源，增加原创内容。

（三）健全档案信息微传播的评价和监督体系

档案信息微传播的主体需要常态化地安排固定的专业人员对即将发布的档案信息进行归纳、筛查与及时反馈。为了保证良好的运行环境，档案信息微传播的主体需要对微传播机制的优劣势进行评判、改进；需要加强微传播信息的监管体制，及时剔除清理不真实或不良的微传播信息。具体而言，健全档案信息微传播的评价和监督体系，需要在系统分析的基础上，筛选出影响档案信息微传播成效的主要因子，建立起基于综合评价和监督目标的数学关系。相关目标需要基于模糊数学方法，建立包括各项专题指标、单项指标的比较完整的综合评价和监督体系，开发出具有通用性与实用性的计算机辅助评价和监督软件，实现档案信息微传播评价和监督的数字化。

（四）持续优化相关法律落实的内外环境

档案信息微传播大大提升了人们获取档案信息的能力，而人们的合理使用意识也需要相应增强。在档案信息微传播的过程中，必须自我规范，自我约束，不能无视他人版权。档案信息微传播主体除了要遵守档案信息微传播平台的规定外，还要守住法律底线，仔细审核传播内容，使信息传播来源合规合法。档案信息微传播的主体应当通过深入的宣传，切实地让社会大众认识到，只要是侵犯数字档案版权的行为，都是违法的，都要承担法律责任；使所有从业人员充分认识到，因不按规定归档或档案保管不善而造成损失的行为属于违法行为，而是否重视档案信息微传播的管理工作，既属于工作态度问题，更属于是否守法的原则性问题。有效的宣传能够增强全社会的数字档案版权保护意识，使社会大众养成主动保护数字档案的行为习惯。另外，档案信息微传播的主体应当采用必要的技术手段保护数字档案版权，尽量把侵权行为遏制在萌芽阶段。[5]