加强出生医学证明档案数字化工作实践分析

江燕芝/常山县妇幼保健院

出生医学证明档案是具有法律效力的医学文书，对规范出生人口登记、依法加强母婴保健工作等都具有十分重要的意义。近年来，出生医学证明档案因在入学、出国、遗产继承等方面具有重要作用而被越来越多的人所关注，加强出生医学证明档案管理的紧迫性也日益凸显。当前开展档案数字化工作是加强档案管理的应有之义，常山县卫生局就如何做好出生医学证明档案数字化工作进行了有益尝试，并形成了一定经验。笔者就此作一介绍。

1 工作实践

一要提高政府的重视程度。当地政府重视是做好出生医学证明档案数字化工作的有力保障。常山县政府把民生档案数字化工程纳入政府为民办实事项目，在工作中优先实施出生医学证明档案数字化，并为开展工作解决了部分经费。分管副县长同时分管档案工作，对医学证明档案数字化工作高度重视，经常过问工作进展情况，并就推动工作提出具体要求；县档案局领导高度重视数字化工作，并把工作作为年度重点工作予以部署与落实，在工作中及时介入提供业务指导，保证工作成效。

二要加强各部门之间的协作。加强各部门之间的协作是做好出生医学证明档案数字化工作的必要条件。首先要加强内部协作，县卫生系统各部门要按照县卫生局的要求，根据各自职责做好出生医学证明档案的收集、整理工作，在规定时限内完成所有工作，将档案移交县妇幼保健院，由县妇保院进行分类，并按年度整理和存放，为开战数字化工作做好准备。其次要加强外部协作，县卫生局、县档案局、县公安局等部门紧密配合，联合组建了档案整理、数字化和指导保障等工作团队，分别负责档案整理、扫描录入、技术指导、后勤保障等工作，顺利完成了出生医学证明档案数字化工作，形成的数字档案资源时间跨度长达18年。

三要提升工作专业化水平。出生医学证明档案数字化工作具有极强的专业性，要求工作人员掌握扎实的专业知识，既要具备传统的档案收集与整理的能力，也要具备管理数字档案的能力。

一是开展业务培训和采用服务外包的工作模式。县卫生局邀请县档案局业务科室工作人员对县卫生系统各部门工作人员进行档案收集与整理工作培训，县档案局工作人员还多次到县妇保院指导档案整理与保管工作，做好数字化前处理工作；由浙江省档案事务所的工作团队负责档案数字化扫描和录入工作，仅用了3个月的时间完成了档案数字化扫描和1.4万件、3万余条数字档案信息的录入工作，大大提高了工作效率。

二是由县档案馆保存数字档案并提供档案查阅利用服务。数字档案移交县档案馆后实现了专业化管理，县档案馆工作人员根据档案形成年份，设定相应的查询关键词，其中1996年至2003年间形成的档案，因档案存根没有新生儿姓名、只有父母亲姓名，因此以新生儿父母亲姓名作为查询关键词，在查询系统中输入父母姓名即可查到该时间段形成的出生医学证明档案存根；2004年至2013年间形成的档案，因档案存根已经注明新生儿姓名，新生儿父母亲姓名和新生儿姓名均可作为查询关键词，在查询系统中输入新生儿父母姓名或新生儿姓名都可查询到存根；2014年及之后形成的档案，按现有出生医学证明标准规范录入，可以打印出完整的出生医学证明存根。

2 成效分析

第一，实现了档案安全管理。首先，纸质档案原先由各单位分散保管，如遇房屋改造、库房搬迁等情况档案极易丢失或破损；对纸质档案进行数字化并将数字档案移交至县档案馆统一保管，档案不易遗失更不会破损。其次，公众到县档案馆查阅数字档案，必须出示本人身份证或其他有效身份证明材料，确保了档案的保密性；如到县妇保院查询备份数据，必须输入专用密码才能进入系统查询，且系统会留下查询痕迹。最后，县档案馆指定专人负责数字档案的管理、利用及相关系统维护，特别是对服务器、计算机、扫描仪等硬件设备进行定期检查和清理；禁止使用U盘、磁盘等移动存储设备，确保数字化档案信息的安全。

第二，实现了档案查阅的便捷化。查阅档案时，只要在系统中输入查询关键词即可精准查询档案扫描件，而以前查阅纸质档案，必须要在案卷堆中翻找，不但查询不便还存在档案信息泄密的风险。此外县档案馆还提供异地查档服务，在外地工作的常山籍民众如需查询出生医学证明档案，可通过邮件、传真等方式提供必要证件，查询结果通过邮件、传真等方式寄送，极大地方便了民众查档。