《企业档案工作规范》解读

第七章 企业档案工作业务建设

三、企业文件的整理与归档

7.3.3.5 电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。

电子文件归档还应注意收集以下有关文件：

3、与电子文件有关的各种纸质文件，主要有产生电子文件所使用的设备的安装与使用说明、操作手册等。

归档电子文件的质量关系到以后电子文件的保管与利用，因此，档案部门要采取措施，保证电子文件归档的质量要求。大致有如下要求：（1）齐全完整；（2）真实有效；（3）整理、编辑、划分保管期限，整理工作有文件形成部门具体负责，整理方案由档案部门统一确定；（4）统一规定载体形成、质量要求——档案部门应对电子文件的载体质量、规格、格式等做出统一规定，各部门按照规定将电子文件一式两份向档案部门移交，档案部门检查后归档保存；（5）防病毒——推荐应用光盘归档。但无论是光盘还是软盘，都必须是不可引导的非系统盘，以防带入病毒；（6）编制说明——文件形成部门应对光盘归档的电子文件编制归档说明，简要说明磁带、软盘、光盘中存储文件的内容，运行的软硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。

7.3.3.6 磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。

磁性载体档案系指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的、有保存价值的、以磁性材料（如录音带、录像带、计算机磁带等）为信息载体的文件。磁带等磁性载体文件应一式两份，与相应的纸质文件一样及时整理、及时归档。在全宗内，磁性载体档案一般按年度---问题进行分类，一般以自然盒为一个保管单位，每盒的外套上要贴有标签，注明内容、主要任务、形成时间、带长（分钟）、编号、型号和保管期限等内容，同一内容分录几盒的应视为一个保管单位，编一个档号，注明与相关纸质文件的互见号，然后每盒再依次编排序号，并编制磁性载体档案检索目录，归档的磁性载体文件应由文字形成部门编制归档说明。

照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的、有保存价值的、以感光材料为载体、以影像为主要反映方式的历史记录。照片档案应在全宗内按年度---问题进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。对于反映同一事件的一组照片可以编一个号，然后每组照片分编小流水号。底片在全宗内编流水号，格式为全宗号---底片号，并用铁笔在底片乳剂面片边处横排刻上底片号，同时在底片袋的右上方标明底片号。一张照片应有一个说明，一组联系密切的照片应加总说明。总说明的内容包括照片号、底片号和互见号，其中互见号为与本张（组）照片有联系的其他纸质档案的档号。文字说明的内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）六要素。随着数码技术的不断发展，许多单位开始使用数码相机进行照片的拍摄，形成数码照片。数码照片可以通过光盘刻录进行保存、检索。具体讲就是，先建立一个照片类目录文件夹，然后将所摄的具有保存价值的数码照片按类目录保存到计算机上，并给每张照片附上文字说明，在刻录成光盘。多个类目的照片可以刻录在一张光盘上。

胶片档案是由透明软片为支持体（片基）的感光材料制成的，现存胶片档案的主体是由银盐感光材料形成的电影（视）片、缩微胶片和普通照相负片（底片）、幻灯片。此外，还有非银盐感光胶片（如重氮胶片和微泡胶片），主要用于拷贝和提供利用。其中，缩微胶片是国际档案文献界公认的最耐久、安全的保存、保护手段。在现代机制纸保存不超过百年的基础上，它可以把保存时间提高10倍，解决了纸质纸浆油墨等逐年褪化的困扰。同时，还可以实现纸质文件信息载体形式上的转化，即原件信息（大多为纸质载体）经缩微摄影转换为缩微影像信息（胶片载体），缩微影像也可以转成数字化信息。