石家庄市轨道交通档案管理工作的创新

■贾 凯

石家庄轨道交通有限公司在轨道交通建设管理过程中，高度重视档案管理工作，几年来，我们勤学习、严管理、重实干、求创新，在做好档案日常管理工作的情况下，通过分析其它城市轨道交通档案管理工作情况，结合公司实际，在档案管理体系建设、档案编码和档案验收等三个方面进行了创新性探索，并取得了显著成效。通过创新性档案管理，及时、高质的形成了一套完整、齐全、真实、系统的档案资料，顺利通过了市城建档案馆工程档案专项验收，并在2017年6月试运营基本条件评审会议中起到了保驾护航的重要作用。

一、档案管理体系建设创新

2010年，市轨道公司成立初期，主要工作集中在立项审批和征地拆迁等方面，没有设立专门的档案管理机构，资料管理分散在公司各个部门，文书文件由综合办负责，勘察设计类文件由总工办负责，征地拆迁文件由工程部负责，合同文件由合同部负责。资料管理也没有统一的管理制度和标准，各部门根据各自工作习惯整理资料。

2013年上半年，石家庄地铁1、3号线一期可行性研究报告获得国家发改委批复，我市轨道交通正式步入大规模建设阶段。公司领导高屋建瓴，于轨道办党政联席会第一期会议上提出了成立档案中心，及时开展档案管理相关工作。2013年7月16日，档案室正式成立，暂时挂靠综合办。

档案室成立初期，对广州、深圳、上海等一些城市进行了档案业务学习调研，通过调研发现，一是轨道交通工程建设工程量大、持续时间长、影响范围广、涉及利益各方众多、参与人员众多、涉及专业类目繁杂，这决定了轨道交通档案工作是一项十分庞大的体系，管理难度巨大。因此，传统档案的管理模式并不能很好地适应轨道交通档案的管理。二是我们发现，几乎所有城市在轨道交通建设初期，都没有进行档案体系建设，档案工作随着问题的不断产生才逐步得到各轨道公司高层的关注，前期档案管理没有统一规划，公司各部门各自为战，档案管理杂乱无章，引发了一些历史遗留问题，有些甚至永远也无法弥补。

经过积极探索和讨论研究，我们提出了及早谋划“档案管理体系建设”的新思路，2013年12月11日，公司专题会议确定，公司档案管理按照“统一领导、分级管理”的原则，实行公司领导挂帅，综合部档案室主管，各部门、分公司及各参建单位积极配合的三级档案管理制度。2014年初轨道办办公会审议并通过了公司档案管理体系方案，明确了档案管理组织架构和档案管理模式。此后，档案室招聘了专职档案管理人员，建立和规范了档案管理标准，建设了档案专用库房，每年对全线参建单位进行两次以上档案专项检查和档案业务培训，各项工作逐步步入了正轨。“工欲善其事，必先利其器”，及早谋划和开展档案管理体系建设工作为中后期档案管理的全面开展和有效推动起到了重要的支撑作用。

二、档案分类编码制度创新

档案分类编码是档案资料部门在整理和管理档案的过程中，根据分类原则，以字符形式赋予档案的一组分类编排代码，反映了档案资料的类别及性质。

石家庄市轨道交通有限责任公司档案分类编码借鉴广州地铁档案管理经验，以数字为主要编码，中间用“.”隔开，每个数字分别代表了不同位置的不同含义，详细反映了档案属性类别和资料性质。分类编码主要由档案属类代码、档案类目代码和档案案卷号三部分构成，档案类目代码和档案案卷号分别可以纵向、横向无线延伸，为以后新增档案留下空间。

在编制公司档案分类编码时，为了增加学习的便捷性和使用的便利性，我们根据管理模式、在建工程情况、档案属类划分、类目层次划分、案卷号层次划分，创新制作了“档案分类编码树状结构示意图”，在兼顾唯一性、系统性、扩充性、相对稳定等原则的基础上，一是能够更加清晰直观的展现出各类档案的属性类别和资料性质；二是能在众多属性类别资料中快速查漏补缺，进行分类扩展；三是更加具体形象地体现了档案管理工作的内容，提升了学习、使用、立档、保存、查借阅等档案管理工作的效率。2016年，广州地铁档案中心主任一行来我市进行档案业务指导的时候，对石家庄“档案分类编码树状结构示意图”的创新做法赞口不绝，一致表示效果好、实用性强，是档案分类编码的创新之举。

三、档案验收管理创新

石家庄市轨道交通项目根据市委市政府的要求提前半年通车试运营，开通时间定在了2017年6月26号。又因受环保等因素影响，2016年下半年至2017年上半年有三个月处于完全停工状态，两个月处于半停工状态，建设工期大幅缩短，各施工单位加班加点，时间仍然非常紧迫。石家庄市轨道交通单位工程质量验收和大部分专项验收等工作都集中在试运营通车前的两三个月内完成。根据工期计算，单位工程质量验收后再统一进行档案验收，七十多个单位工程的档案预验收、整改和正式验收，需要在10天内全部完成，时间上根本来不及。另外，由于种种原因，很多站点都留有工程甩项，这部分单位工程无法进行完整的档案验收。在此种情况下，我们创造了“三个分阶段验收”的工程档案验收新方式，先整体设计、再分阶段安排，将项目档案验收的总体目标细化为各个阶段的具体目标，分批次、分阶段进行验收，即将项目档案整体验收的压力分摊、释放到了各个设定的阶段中去，又保留了每个阶段自检、预检、整改、验收等必不可少的步骤。“三个分阶段验收”的详细内容如下：

（1）整条线路的分阶段验收。已完成单位工程质量验收，具备档案验收条件的施工标段、单位工程，马上组织档案验收，验收一个，整改一个；合格一个，移交一个，由点成线。

（2）单位工程分阶段验收。单位工程内已有资料具备验收条件的，马上组织验收，装饰装修或出入口等甩项工程资料待施工完毕后再进行验收。例：石家庄站点的土建和装修放在一个单位工程内，土建完工后就可以先进行验收，同时预留归档空间，待装饰装修完工后将此部分资料并入。

（3）分部工程资料分阶段验收。结合工程实际情况及任务划分，根据不同组卷单元的性质分别进行验收。如3号线一期工程首开段：土建工程资料按单位工程验收；装饰装修、常规设备及电扶梯等工程资料按施工标段进行验收。验收完成后再统一按组卷要求进行组卷。

实践证明，“三个分阶段验收”虽然短期内增加了工作的复杂程度，但为公司整体档案管理工作争取了大量时间，有效保障了资料的及时整理，顺利通过了档案专项验收和试运营基本条件评审。

2019年，石家庄新开50公里轨道交通工程将建成通车，同时启动4、5、6号线辅助线路的建设工作。按照新城市总体规划，“十四五”末将形成200公里左右的建设里程，基本建起石家庄市区交通网络骨架。在如此大规模建设的情况下，我们将进一步加强工程档案管理，严抓过程控制，创新服务发展，保障档案质量，为促进轨道交通建设持续、健康发展发挥应有的作用。