论档案数字化对档案利用工作的重要意义

■张 娟

档案以其自身世代相传的作用与价值，在进入文明时期以来就注定成为一个亘古通今的文化事业。作为智力活动的产物，档案承载了人类厚重的精神记忆，为很多现实的可能性提供了历史依据，铸造了一脉相承的存储基因。随着社会文明程度的提高，以及大数据、云计算、物联网等数字媒介的发展与普及，新的载体和新的传输方式使人们对于档案管理事业的理念模式也有了更为高效与科学的要求，因此档案的数字化必然会成为不可逆的时代潮流。

一、档案数字化对于档案利用的重要地位

档案数字化是满足互联网+时代利用需求的必经之路。当今的时代无疑是一个信息化瞬息万变的时代，可谓是数字化的“微时代”。计算机及网络技术的迅猛发展和广泛应用强烈地冲击着社会的各个领域，改变着人们的工作方式、学习方式乃至生活方式。满足信息时代档案利用的需求也有着与时俱进的各种变化，这种变化主要体现在以下几个方面：一是利用档案的意识有了显著的加强，利用档案的领域越来越普遍；二是对档案利用的时间值开始有了更为高效的要求，要求尽最大程度的做到迅速、及时、准确；三是对档案利用的便捷性开始有了更高的期待，希望能通过网络快捷的方式进行自动检索、编目、统计、立卷等一系列繁琐的程序。

面对利用者在信息时代和数字时代的使用需求，传统的纸质文件管理模式已经不能够全盘适用于多元化的当今社会，档案工作必须尽快做到吐故纳新，改变原始的检索方式和提供利用的手段。数字化的引入不但能够提高档案工作效率和工作质量，而且对于实现档案工作科学性和规范性也发挥着其巨大的功效。

二、档案数字化对于档案利用工作的积极影响

对于传统载体的档案来说，档案数字化是提供高效利用服务的基本手段。档案数字化以后，直接将传统载体档案转变成数字信息，检索手段从传统的手工查询转变为计算机查询。计算机强大的搜索能力使得档案信息检索变得方便、高效和快捷，同时可以避免手动查询中出现的不准确、不完整等诸多问题。档案数字化以后，阅读方式从传统的提供原件以及复印件的方式转变为可以即时阅读原文信息的方式，避免了传统档案利用服务中由于档案实体多次辗转所造成的时间和劳动力大量浪费现象，使得利用服务更加灵活和高效。档案数字化以后，可以放在网络环境中提供利用，通过网络技术等信息技术实现数字化档案信息的网上检索和利用，为利用者提供更加便利的档案信息服务途径。同时，打破了时间、地域等的限制，实现了档案信息快捷传输，便捷下载，最终实现档案信息资源的及时利用与共享。可见，对于传统载体档案来说，只有通过数字化，才能提供方便、快捷、高效的利用服务，让档案发挥更大的社会价值，从而创造更多的效益。

档案数字化是保护档案原件的有效措施。档案是国家和社会的宝贵财富，一旦丢失或者遭到破坏将有可能造成不可逆转的重大后果。传统的纸质档案维护成本高，一旦发生天灾人祸就会产生毁灭性的损失。因而，及时、有效、安全地保护档案原件是档案工作的重要内容。将传统载体档案进行数字化，正是能够有效保护档案原件的方法。将传统载体档案数字化后得到的数字化档案信息，原原本本地继承了档案原件的信息内容，完全可以代替原件为用户提供信息利用，从而大大减少了对档案原件的使用，避免了对档案原件的进一步损坏。这一点对历史悠久、濒临毁坏的珍贵档案，以及具有长远使用价值且不方便用户反复翻阅的档案尤为重要。将这些档案进行数字化处理，又降低了档案原件的老化速度，实现了对档案原件的保护，可谓意义重大。

档案数字化是档案管理工作发展的必然趋势。随着信息时代的来临，以数字形态存在的档案信息将日益成为档案管理的主体。档案管理工作必然向着数字信息管理的方向发展。传统的纸质档案载体有限，容量有限，管理成本较高，而数字档案信息载体容量大，可以节省档案保存空间。纸质档案一旦遭受破坏难以恢复，而数字档案信息可以备份来避免档案受损。在查阅纸质档案时通常需要翻阅几十卷甚至上百卷的档案，工作十分繁复，而在数字档案信息利用过程中，利用计算机可以在几分钟乃至几秒内检索到所需内容，大大的提高了工作的效率，开发了文档的利用程度，十分的方便、快捷。

三、增强信息意识，深入数字化档案管理事业

信息时代给了档案管理工作新的思考，但是机遇与挑战总是相伴相生的，在建立多媒体数据库的过程中还存在着许多亟待解决的问题需要进一步探讨，如基础设施的完善、数字化管理人才的缺失、档案管理的真实性鉴定及安全性问题等等……面对这些问题，数字化档案都远比纸质档案难以控制，造成这些问题的原因也并非是单一的，而是来源于科学技术、人才培养、法律健全等多个方面，因此从事档案事业必须要有明确的信息安全意识，需要时刻秉持着谨慎端正的态度，相应部门应及时制定数字化档案的利用制度，加强电子文件信息综合利用技术的研发。除此之外，人们对于电子档案的观念也应该在根本上有一定程度的提升，只有这样才可以更好的认识、把握并重视数字化档案的重要性，从而使档案的利用者能够更大程度的开发档案资源，营造出更好的档案利用环境，从而实现档案信息资源的合理配置和科学利用。