提高办公室档案管理效率的方法分析

2018-01-24王胜红

山西青年 2018年15期

王胜红

(山西省孝义市阳泉曲镇办公室，山西孝义 032300)

办公室档案管理是办公室工作的重要内容，做好办公室档案管理对于单位整体工作的顺利开展具有重要的意义。办公室档案资料很多都为指导性的资料，所以做好档案管理还能够提高单位的工作效率，而档案本身也具有重要的作用。因此，在办公室档案管理中，一定要采取有效的方法来提高档案管理的效率。

一、提高办公室档案管理工作的重要性

办公室档案管理是一项非常重要的工作，档案作为信息产业的重要部门，提高办公室档案管理效率能够更好为人们的档案信息查询和利用提供便利，这也是新时代对档案管理提出的新要求。在新时代，信息档案应该要更好为人们提供服务，所以做好档案管理工作至关重要。其次，提高办公室档案管理工作还能够有效促进档案事业的发展，档案管理工作本身就具有持续性和连贯性的特点，而当今时代信息量非常大，要做好对各种信息的采集、整理和保存工作，就一定要提高档案管理的效率，要结合档案管理工作的实际情况来采取有效的措施提高工作效率。档案并不是一次性形成的，其具有历史性和时间性，而确保档案的完整性是档案管理工作中非常重要的环节，这就要求在实际的档案管理中不能遗漏或者丢失重要的信息，而提高档案管理的工作效率才能确保档案资料和信息的完整性[1]。总之，办公室档案管理工作本身是一项非常重要的工作，对提高办公室档案管理具有重要的意义。

二、提高办公室档案管理效率的有效方法

(一)实现档案管理的现代化

要想提高办公室档案管理效率，就要实现办公室档案管理的现代化，我国社会在不断进步，各种先进的科学技术应用越来越普遍，已经走进了人们生活的方方面面，办公室档案管理的现代化是必然的趋势。档案管理的现代化就是要改变以往传统、低效率的档案管理理念和方法，采用先进的档案管理模式，面向社会发展来创新工作方法。现代化的办公室档案管理模式应该要有先进的档案管理思想，所有的工作人员都要提高对档案管理的重视程度，并充分利用先进的技术和方法，从档案的收集、整理、储存和利用等各方面都可以应用音响技术、静电复印技术、计算机技术等来完成，以先进的科技来代替传统的人工，从而大大提升工作效率。此外，还要建立办公室档案服务的反馈机制，通过有效的反馈来了解掌握企业各方面的信息，为企业的工作方法改进提供可靠的支持[2]。建立现代化的办公室档案管理制度，档案的存放要分门别类，贴上对应的标签以供人们更好查询和查找。在存放档案时，应该将重要的档案资料保存在更安全的地方。建立完善的档案管理体系，对于目前档案管理中存在的问题和一些披露要及时纠正和改善。档案管理不仅要制定和落实相关的制度，同时还要加强对档案管理工作的严格监督和管理，建立科学的奖惩制度，以此来调动工作人员的积极性。

(二)加强工作人员的专业技能

办公室档案管理是一项非常复杂、繁琐的工作，对工作人员的耐心、职业道德和专业水平要求都比较高，如果办公室档案管理人员缺乏专业的技能和相关的知识就会导致办公室档案管理出现各种问题。时代在不断发展，信息技术的应用非常广泛，这就要求档案管理也应该跟上时代的潮流，充分利用现代技术来协助档案管理，所以要求档案管理人员具备现代办公软件的操作技能，所以要不断提高档案管理工作人员的计算机水平和信息水平。此外，档案管理的专业性非常强，在档案的收集、整理、统计和检索的每一个环节都要求工作人员要有相应的理论和方法，只有这样才能保证档案管理的工作质量[3]。因此，档案管理人员要具备较高的专业技能，掌握档案管理的理论和方法，才能保证工作质量和工作效率。

(三)加强档案管理的信息化建设

加强档案管理的信息化建设也是提高办公室档案管理工作效率的一个重要手段。现阶段计算机技术已经在各个领域都有了非常广泛的应用，在办公室档案管理中，同样也能够充分利用计算机技术和信息技术来提高工作效率，利用计算机技术实现信息化的档案管理，建立电子档案，加强对电子档案的信息化管理，档案的收集和整理都可以利用计算机技术来高效、高质完成，还能够更快速查询到相关的档案，提高档案的利用效率，真正发挥办公室档案的重要价值。结合档案管理的要求，要实现对不同载体档案的数字化处理和转换，将纸质档案、照片、录像资料等进行数字化转化，做好电子文件的归档整理，保存有价值的电子文件。