电力企业如何做好数字档案室建设

陈 彬/国网绍兴市上虞区供电有限公司

企业数字档案室建设是企业档案信息化建设的重要内容，企业开展数字档案室建设能变革传统的档案管理模式、流程和体制，更新档案工作理念，推动企业档案工作快速发展。企业开展数字档案室建设亦是贯彻省委省政府相关要求的举措，省委省政府明确要求大力发展覆盖全省的数字档案馆（室）等新兴文化服务平台，并明确提出到2020年国有企事业单位档案室要全部建成数字档案室。下面笔者以所在单位国网绍兴市上虞区供电有限公司为例，谈谈电力企业如何做好数字档案室建设。

1 组建工作架构

国网绍兴市上虞区供电有限公司组建了严密的工作架构，由公司一把手挂帅，下设4个专业组，分别为存量档案数字化组、增量档案电子化归档组、数字档案质量督查组、综合保障组，并明确各专业组由一名分管副总领导。各专业组职责清晰、任务明确且各有侧重，保证了数字档案室建设工作有序推进；一把手亲自领导，还为协调各部门和争取资金等提供了便利。

2 开发档案管理软件

目前很多单位采用了能接收协同办公系统电子文件的数字档案管理软件，但是这些管理软件却不能接收有些业务系统产生的专业电子文件，是因为无法与这些业务系统的接口兼容、与其数据格式保持一致，这时先要将相关的纸质业务文件归档，再将档案进行数字化，此举既增加了工作成本，又使得原生电子文件变成了数字化副本。在数字档案室建设过程中，公司十分重视开发合适的档案管理软件，并建立软件与各大业务系统的集成接口，实现电子文件网络采集和自动归档。

3 整合目录数据库

公司虽早已经建立覆盖室藏实体的目录数据库，但录入的数据质量不高，很多关键词没有在条目上体现，且不能支持高效率的搜索和查寻。我们根据电力企业的特点，参照省市有关规定，专门制定了《国网绍兴市上虞区供电有限公司文件级目录著录细则》，规定了公司各类档案特别是业务类档案的文件级目录数据库结构和著录细则，并组织专业人员对原室藏档案目录数据库进行梳理和修改，为示范数字档案室建设奠定了基础。

4 开展“存量数字化”

由于公司电力系统工程资料繁多且存在多种类型的重要蓝图，如工程前期资料、线路路径图、卫星地理图、主接线图、招投标资料等，我们依据《浙江省电力单位纸质档案数字化加工技术规范》《浙江省电力单位电子公文归档管理实施办法》事先制定了纸质档案数字化加工技术规范，明确扫描方式、图像保存格式、文件命名方式以及扫描质量要求，将所有应数字化档案扫描成TIFF格式，并转换为PDF格式进行挂接，这样既满足了数据批量挂接的要求，又方便了电子文件质量检查。此外我们还十分重视对实物进行数字化，这些实物包括奖杯、奖牌、锦旗、获奖证书等，它们记载了公司的工作业绩和所取得的社会、经济效益等，具有重要价值，我们通过扫描、高清拍照等手段进行数字化。

5 实施数据集成迁移

公司信息化管理起步较早，开展数字档案室建设时需要将公司多年来形成的、保存在各平台上的各门类、各类型的电子档案数据迁移导入到统一的档案管理平台上。迁移工作看似简单，但在实际工作中会产生各种细节问题，极易导致迁移失败，进而造成迁移数据丢失，这些问题包括原文件号与目录号不一致、之前录入的题名和责任者格式不规范、批量挂接时工作人员没有认真校验造成目录著录不完整、页数不符或者顺序不对等。因此在迁移过程中需要档案人员认真校对、反复核查相关信息，确保电子档案的完整性、准确性与可用性。

6 推进“增量电子化”

在完成上述工作的基础上，要及时推进“增量电子化”，并形成常态化工作机制。实践中公司采取了多项举措，如大力推行无纸化办公，实现电子公文流转网络化；在招标文件中明确项目投标单位在投标时提供纸质版与电子版标书；在行政管理考核中增加与电子化归档工作相关的内容；等等。