推动新时代档案科技工作创新发展——2018年浙江省部分优秀档案科技成果展示

编者按：为加强档案科技工作管理，提高我省档案科技项目管理的科学化、规范化水平，2018年省档案局开展了优秀档案科技成果评审工作，共评选出优秀档案科技成果11项。为加大项目成果的交流，促进成果在实际工作中的应用、推广和转化，本刊选取了四个获奖项目进行介绍，这四个项目涉及档案信息化管理平台建设、档案库房空气污染治理、档案中介服务规范化管理等领域，具有一定代表性。

档案数据安全存储及智慧监管平台研究

随着档案信息化的发展，大量电子档案和档案数字化成果应运而生，这些档案数据具有极大价值，但由于受硬件耗损、存储环境不佳、系统不稳定性等因素影响，档案数据的安全性、可用性及完整性无法得到保障。建立档案数据安全存储中心，通过在线、离线、异地等“多套制”档案数据储存方式，可以避免同一灾害对档案造成损害；档案数据保全系统则通过档案数据智能恢复技术，保证储存档案数据的可用性，从而对档案起到保护作用。但多套档案数据之间如何进行安全的档案数据同步、如何对档案数据利用进行监管、如何防止档案数据被非法利用，即如何对这些档案数据进行智慧监管，需要我们认真思考。

1 研究背景

国内档案数据安全储存主要采用馆际之间异地备份的方式，以及利用光盘、移动硬盘、磁盘阵列等不同介质进行离线备份的方式，这对于大容量档案数据存储而言存在迁移时间长、存储容量大、运输困难、备份不及时等问题，有很大的安全隐患。对已有电子档案进行安全检测，目前以人力检测为主，需要耗费大量人力与时间，因此基本采用定期全备一次以替换上一次备份的方法。国内档案数据存储保全系统主要通过对某一套档案数据进行三方储存与数字摘要对比，实现监控储存档案数据状态和自动恢复损坏档案数据等功能，但本地档案数据与异地档案数据之间缺少智能同步功能，档案数据利用缺少搜索与审计功能，在线传输与储存的档案数据缺乏安全加密功能等。

建立具备档案数据安全储存、档案数据与备份档案数据实时对比、档案数据储存状态实时监测、损坏档案数据自动恢复等功能的档案数据安全存储智慧监管系统，并确保系统能对档案数据利用进行审计与记录，是当前档案数据安全储存技术的发展趋势。

2 研究内容

本项目主要研究在档案数据保全与异地备份基础上的全新档案数据安全存储及智慧监管方案，建设档案数据安全存储及智慧监管平台，对原档案数据保全系统及异地档案数据备份系统的升级实现统一的备份档案数据加密，通过点对点档案数据特征实时对比实现本地与备份档案数据的实时安全同步，通过档案数据安全监测预警及保全系统实现对存储与备份档案数据的实时监管及异常修复，通过加解密控制与审计技术实现对档案数据利用的智慧监管。

3 研究成果

3.1 对温州市鹿城区档案数据保全系统及异地备份系统进行整合升级，建设档案数据安全存储及智慧监管平台，实现档案数据安全存储及智慧监管，防止在各环节档案数据被窃取或被篡改，确保“多套制”档案数据间的实时同步、实时检测、实时预警、实时保全以及实时修复。

一是对新录入的档案数据进行质量检测，确保档案数据完整性与有效性；对包含大量文件的文件夹进行无损打包，便于管理、传输和档案数据检测；采用硬件加密狗对各档案数据包进行加密，以防档案数据被窃取；采用MD5算法对入库档案数据进行检测，生成唯一的数字摘要库用于档案数据校验，防止有效档案数据被篡改。

在临床疾病中，高血压是最为常见的疾病种类，此类病情归于心血管疾病，加之老年人身体情况以及记忆力都有所降低，发生服药不当是常有的事情[5]。此外，患者对此类疾病缺少一定的认识，老年人患者与子女的沟通时间较少，在治疗过程中产生负面情绪，因此实施心理护理时需加强此方面的应用对策，进而使患者感受到关心与鼓励，根据医嘱实施治疗，改善老年人不良情绪。

二是在档案数据传输前进行自动加密，再将档案数据同步备份至同城备份中心、将增量单向备份到异地储存中心，实现同城备份实时同步、异地备份定期增量同步，保证各套备份档案数据的一致性；同城备份采用裸光纤、异地备份采用VPN专线，以防网络非法访问；档案数据在传输过程与备份储存中都处于完全加密状态，在没有密钥的情况下无法打开使用，防止有效档案数据被窃取。

三是档案数据保全，即利用自定义监控周期进行档案数据检测，全盘自定义在线检测判断备份档案数据的有效性及可用性；设置即时报警功能，在异常情况下自动触发短信模块发送短消息，实现全自动报警提醒；实现受损档案数据手工修复或自动修复。

四是通过档案数据检索、档案数据提取、档案数据校验、档案数据解密及利用统计与审计功能，实现档案数据利用的合法性审核、责任可追溯等全过程智慧监管；通过档案数据隐藏技术，规避没有合法认证的用户，确保档案数据不被非法复制。

五是完善系统维护管理功能。第一，建立完整的备份档案数据仓库管理体系，并将本地和异地备份档案数据统一纳入其中；第二，建立档案数据信息管理服务中心，实现所有档案数据打包、加密、数字摘要生成以及档案数据传送、检索、统计、分析等过程的统一管理；第三，确保本地和异地档案数据实时同步，并对所有档案数据进行硬件加密，确保档案数据传输和保存的安全性；第四，对本地和异地的备份档案数据同时进行检测、预警、保全和修复，确保备份档案数据的有效性、完整性、可用性。如需利用档案数据，必须通过档案数据信息管理服务器进行，并要使用配套的密钥。

3.2 对项目研究进行总结提炼，形成论文《档案数据安全存储及智慧监管平台建设实践分析》，在全国中文核心期刊《浙江档案》杂志上发表。

4 创新性和推广应用前景

自2016年11月30日档案数据安全存储及智慧监管平台正式上线以来，鹿城区档案数据实现了智慧监管，截至2018年7月储存并安全管理档案数据近20T，检测档案数据异常50多万个次、保全恢复50多万个次，为全区档案数据安全及有效利用提供了坚实保障。

实践表明，档案数据安全存储及智慧监管平台可以较好地解决原档案数据保存与在线异地备份系统存在的问题与不足，有效保障档案数据安全储存与利用监管，为在更大范围内构筑安全的档案数据储存与智慧监管中心提供有益借鉴。 （本文执笔：温州市鹿城区档案局 李洪湖）

区域档案共建共享利用平台研究

1 研究背景

本课题主要结合市档案共建共享利用平台的建设实践和运行现状，探讨实现全市数字档案业务衔接，全方位构建档案资源服务体系、档案利用体系、档案安全体系，提升档案远程服务能力和提高档案公共服务水平，为国内其他地区建设档案共建共享利用平台提供新方法、新思路、新手段等。研究内容包括：全市电子档案元数据标准及电子档案接收进馆规范化工作流程；区域档案资源收集、管理与利用流程和服务方式；档案共建共享利用平台建设路径。

2 研究成果

一是平台设计系统化。运用构件化软件开发，结合档案业务流程，构建了档案共建共享利用平台的功能模型和业务模型，并进行了设计和实现，使整个系统具有良好的功能性、专业性、稳定性、操作性和扩展性。

二是馆室建设一体化。数字档案室建设与数字档案馆建设同步开展，全市88家进馆单位及其25家下属单位（基本以涉民单位为主）、12个镇、街及220个村（社区）实现三级联动，以档案共建共享利用平台统筹全市档案业务和实现实时动态监督，市、镇、村（社区）（二级涉民单位）实现数字档案的全流程管理和网络化管理。

三是利用出证一键化。在档案共建共享利用平台上整合民生档案远程利用功能，开发“一键出证”功能，扩大民生档案服务的覆盖面。截至目前，全市利用平台申请远程查档出证1100余次，实现群众查档不出村、工作人员查档不出单位，有力助推了“最多跑一次”改革。

四是业务交流更加便捷。平台建成投入使用后，各单位不仅可借助平台开展本单位档案收、管、用等日常工作，查阅本单位已移交进馆的档案，还可按照权限或经过申请和审批程序查阅其他单位的室藏档案和其他馆藏档案。截至目前，已有300余家单位通过该平台开展档案室的日常管理、维护运用、远程服务；全市利用该系统开展室藏档案借阅5300余次，开展电子文件接收、移交10余次，并且连续4年开展网上年检。

五是电子数据更加安全。平台充分运用数字档案馆强大的安全保障功能，大大提升了全市电子档案数据的安全保障能力。目前，全市88家法定进馆单位的数据实现了集中统一管理，做到了数据标准统一、备份方式统一、利用手段统一，数据保全有保证。

六是服务群众更加高效。通过平台助力“最多跑一次”改革，运用平台的技术优势将档案查阅业务从档案馆中“解放”出来，实现了馆藏资源下沉，打破了区域间的界限；利用数字化技术提高了档案服务效率，从原来的“远程服务、半小时取件”变为“跨馆利用、三分钟取件”，办事效率大幅提升，跑出了档案服务基层、服务老百姓的“加速度”。

3 创新性和推广应用前景

市档案局以档案共建共享利用平台为主抓手，打通全市三级“脉络”，有效整合三级档案资源，建立网络化的档案利用服务网络，解决了各立档单位“一体化管理”和“一站式服务”的难题，具有较高的可行性和较强的学术价值。平台整体融合了法治档案、智慧档案、民生档案、平安档案、活力档案五个档案建设，突出智慧档案建设，形成了具有海宁特色的数字档案管理和区域数字档案共建共享模式，并为其他地区建设档案共建共享利用平台提供了新思路、新方法和新手段。 （本文执笔：海宁市档案局 张丽霞 陈 洁）

档案库房的空气污染治理研究

为了解档案库房空气污染情况并提出有针对性的治理策略，改善档案管理人员工作环境和提高档案保管质量，档案库房空气质量综合治理研究项目组选用了义乌市档案馆一间600平方米的库房作为空气质量综合治理研究对象，聘请专业检测机构对空气质量进行跟踪检测，并对库房空气中有机物TVOC（总挥发性有机物，Total Volatile Organic Compounds）、PM2.5、菌落个数、臭氧等进行对比检测，发现库房空气中存在很多污染物质，既包括馆内建筑物、档案装具及档案中的有害微生物，也包括进入库房的馆外污染物。库房空气污染不仅影响档案管理人员的健康，也影响档案的长久保存，因此必须研究治理对策。

1 库房空气污染治理的方法

要消除库房空气中的污染物，不能采用常规的活性碳、无纺布等阻挡型空气过滤网，因为常规的阻挡型过滤网很难降低空气中的TVOC、PM2.5等含量，还会增加风阻，此外过滤网上的污染残留物容易滋生有害微生物，产生二次污染。如果采用高压静电方式，虽然可以过滤去除空气中的细微颗粒和杀灭空气中的有害微生物，但是效率比较低，特别是TVOC、PM2.5的去除率很低，灭菌效果并不理想。最终项目组成功研发了高压静电复合纤维状绝缘体空气过滤设备，该设备用于档案库房降尘、灭菌、消除TVOC，是治理档案库房空气的最佳技术手段，其原理是带电的细微颗粒经过纤维状绝缘体时会激发绝缘体带高压静电，达到高效除尘灭菌的效果。

2 库房空气污染治理的效果

高压静电复合纤维状绝缘体空气过滤设备运行一段时间后，库房内PM2.5可降低90%，达到3—5mg/m3以下；TVOC降低65%，达到0.036mg/m3；经过数次检测，每皿菌落个数在0—3之间。上述指标均优于国家GBT18883-2002《室内空气质量标准》和《图书馆古籍特藏书库基本要求》相关标准，菌落个数达到《中国药品生产洁净室（区）空气洁净度标准》中的10000级标准（属于洁净室第二等级）。

3 项目成果的创新点

高压静电复合纤维状绝缘体空气过滤设备经有关权威机构验证，属于国内首创。第一，设备具有流阻低、效率高、寿命长、集尘能力高和能源节省等优点，既不影响空调的风阻，也不影响风机的运行和库房的温湿度。据项目组检测，设备安装在变风量风机中，在风速每秒0.8米的前提下风阻仅仅增加了10多个Pa，对于一般余压为300Pa的风机而言，增加的风阻几乎可以忽略不计。第二，设备工艺简单、造价低廉且施工方便，不论是新建档案库房还是老档案库房均可安装。第三，设备操作便捷且维护成本低，内部纤维状绝缘体不需要频繁更换，可定期自行拆卸进行清洗，清洗后可重复使用。第四，设备安全可靠，静电无电离现象，库房不存在安全隐患。

4 成果应用推广价值

义乌市档案馆安装高压静电复合纤维状绝缘体空气过滤设备后，档案库房空气质量得到了明显改善，档案存放环境符合国家档案局有关要求，档案管理人员的健康也得到了保障。设备推广应用价值较高，除了可用于档案库房外，还可用于图书馆、博物馆等文化机构。（本文执笔：义乌市档案局 朱剑锋、上海东观档案设备有限公司 钱唐根）

档案中介服务规范化研究

1 研究背景

1980年代后期，浙江就有了档案服务机构，迄今为止省内注册的档案服务机构接近500家，并有相当数量的科技公司拓展业务范围从事档案服务，档案服务机构增长态势明显。但我省档案服务业发展存在产业规模偏小、有效供给不足、从业人员素质偏低等问题。推进档案服务业供给侧结构性改革，是培育档案事业发展新动能的重要方式，也是档案服务业转型发展的重要途径。

2 研究内容

课题组立足档案服务供给侧这一视角，对国内外相关的法律法规、标准和理论进行研究，采用座谈、调研、统计分析等方式对浙江省档案服务机构的档案服务运作规律、实践经验和存在问题进行总结，对提升机构服务品质的各方面因素进行探讨，探讨的内容主要包括机构设置和人员配置、档案服务的内容与计量、档案服务项目管理模式、档案服务流程、档案服务的纠纷调解方式等。

3 研究成果

课题组最终形成了《档案服务机构管理与服务规范》草案，该草案获得了原浙江省质监局的认可，并列入浙江省地方标准制订计划。草案包括如下章节：范围、规范性引用文件、术语和定义、总则、档案服务机构、档案服务的内容与计量、档案服务计量方式、项目管理、档案服务流程、纠纷调解方式、档案服务的监督管理、档案服务的安全管理。

课题组成员还从多个角度撰写了论文，其中《档案服务业管理制度的供给侧改革》主要从制度供给的角度讨论了档案服务业的发展改革方向；《制订档案社会服务机构管理规范初探》对标准制订的必要性和规范性进行了探讨；《浅谈档案服务业发展的对策》就提高档案服务规范化、创新水平提出了多项具体的措施；《建立档案社会服务学势在必行》认为档案服务业的发展离不开理论基础，呼吁在档案学下建立新的分支学科“档案社会服务学”。

4 创新性和推广应用前景

一是提出了档案服务机构发展的层级。草案提出了服务机构发展的三个层级，即5A级、4A级、3A级，并相应地规定了各层级服务机构应满足的资质。资质指标包含了档案服务营业收入、从业人员数量和水平、体系认证、组织结构、制度建设、科研能力、业绩、信用评价等级等。各服务机构可比照层级进行提升。

二是定义了档案服务的各种形式。草案总结了档案服务的有关需求，定义了档案服务的各种形式，包括档案管理、鉴定、档案用房建设咨询，传统载体档案整理、寄存、保护、数字化，档案设备配置，电子文件整理、档案信息保护、档案管理系统开发，档案文化建设、档案数据化、档案委托查找、档案培训、档案科研、档案项目招标代理、档案项目监理、档案驻点服务等。各服务机构可根据草案扩大本机构业务范围、提供差异化服务，提高服务产品的核心竞争力；政府部门编制档案服务采购目录清单时也可参考草案。

三是确定了档案服务计量方式。草案对各种形式的档案服务进行定性分析，明确每种形式档案服务的计量方式。档案服务采购双方可根据草案制定的计量方式，编制合理、标准且统一的采购需求和应答文件进行供需沟通，并建立标准的价格体系，确保档案服务业有序竞争，保障委托人和服务机构的合法权益。

四是明确了项目管理要求。草案明确了项目经理、业务主管、信息技术主管、质量主管、项目组长等项目主要管理人员的岗位职责和任职条件，很大程度上保证了项目团队的能力水平。草案将项目目标管理责任书作为项目管理的抓手，明确了项目经理在项目管理中的核心角色定位，通过文件化管理将档案服务项目的目标、项目经理的职责和权益、项目成员的奖惩标准等项目任务信息进行清晰、准确的传达，使项目团队工作有的放矢。

五是规划了项目基本流程。草案以PDCA项目管理思维规范档案服务活动，制定了从洽商到项目文件归档共16个环节的档案服务项目一般流程。草案明确了项目正式开始作业前必须进行项目作业策划和技术交底，保证项目作业有规可循，从源头上杜绝返工现象；明确了项目作业过程中必须进行实时检验和多于一次的中期评查，从而对过程进度和质量进行控制。该流程可供尚在发展阶段的小规模档案服务机构参考和借鉴，可在最低程度上保障项目目标的实现。

六是提出了档案纠纷调解方式。鉴于档案服务项目规模较小，为降低服务机构的成本，草案提出了构建诉讼和仲裁外的纠纷快速解决通道，方式包括档案服务业行政调解与人民调解。 （本文执笔：杭州远大档案技术有限公司 胡广成）