重提升档案管理 树公路行业标杆——浅谈公路行业档案规范化管理工作

■ 赵文仙

项目建设档案是公路建设项目的重要组成部分，贯穿于公路项目建设的整个过程，是公路项目建设的历史记录，真实的反映了项目建设的提出、建设、管理过程中形成的具有历史保存价值的文件、图纸、表格、照片及相关电子文件。保管好项目建设进度、质量、费用和项目安全管理等基本资料，对建成后的工程管理、维护、改建和扩建具有重要查考利用价值。同时，对于发生安全事故时对追查事故原因、责任划分及认定起着关键凭证作用。可见，规范的公路项目建设档案管理工作意义重大。

一、当前存在的主要问题

（一）缺乏对公路行业档案工作的重视

公路项目工程上经常会出现重工程、轻档案管理的现象，有些工程建设为赶进度、赶工期，一味地把工程建设当首要任务来抓，忽视了项目档案工作应当与项目建设同步进行的原则，有时甚至错过了档案收集的最佳时期，造成项目建设档案的缺失，给档案收集管理工作带来了较大的麻烦。

（二）岗位更换频繁，档案人员业务素质不高，公路项目建设档案归档业务不规范

一是因工程建设有一定的时间期限，公路建设指挥部及施工单位普遍存在岗位不稳定、无专职的档案员、频繁更换档案员等情况，而新档案员需要较长的时间来熟悉和适应档案工作，长久以往，不利于项目建设档案工作的稳步发展及持续开展；二是因档案工作的专业性较强，需要具有一定专业素养或者经过长时间工作，积累足够的经验的人才能胜任此项工作，否则业务不熟，专业知识匮乏，会出现档案材料的鉴别、分类、归档混乱，还会出现归档因人而异，随意性等，不能较好执行国家和省相关行业档案标准，从而造成档案归档混乱、错乱等不规范的情况。

（三）档案保管中存在安全隐患

一是工程项目建设中要做到库房、阅览室、办公室三分开，有的施工单位无专门的档案保管库房，无档案柜，这不但给档案的安全保管带来了隐患。同时，也违背了档案保管最基本的防水、防火、防盗等安全要求；二是档案的保管不规范还体现在没有建立确保档案实体和信息安全的制度措施上，把库房当做仓库、挤占档案库房的现象屡屡出现，甚至任何人都能随意进入到库房查阅档案资料，档案的完整与安全受到了威胁，难免会造成档案丢失、损毁，甚至可能泄露国家和工作机密的情况，造成不可挽回的损失。

二、存在问题的主要根源

（一）对档案工作重要性认识不够

档案工作不能直接创造物质财富，而是以间接的形式为社会提高经济效益服务，相对于公路项目建设工作，项目档案是幕后的服务性工作，容易被人们忽视。同时，工程档案工作也是软指标，没有硬性的要求，相对投入的人力、物力、财力明显不足，很大程度上制约了档案工作的深入开展。

（二）档案员责任心不够强

档案员责任心不强有两方面因素：一是来自外部环境，档案工作不同于其他行业，投入后能看到明显的产出，档案工作性质决定了它不能很直接并且很快的体现它的价值所在，这使有些档案工作人员体会不到成功的感觉，继而产生对此项工作没有动力，工作很随意，不爱岗怎会敬业呢；二是档案员自身的业务素质决定了工作质量，档案工作业务性、技术性较强，这就要求档案人员具备相应的专业知识和专业技能，才能胜任此项工作。

（三）与业务指导部门沟通联系少，交流学习机会不够

一是档案工作专业性、操作性较强，项目工程建设档案工作专业性更强，分类又较多，加上某些公路建设指挥部、施工单位重工程轻档案的思想，主管部门对项目档案的业务指导范围有限，与上级业务部门沟通联系较少，缺乏必要的实践学习、提高交流机会；二是部分单位项目建设档案工作仅仅依靠书本的理论知识为指导，总是在办公室里闭门造车，如井底之蛙，工作方法和工作理念一成不变，接收不到先进的思想就不会有创新的理念，长此以往给工作造成一定的局限性，工作往往就会停滞不前，毫无起色。

三、解决问题的具体对策

（一）加强组织领导，提高认识

档案工作是维护历史的真实面貌，具有凭证作用和工作参考作用，它是一个单位各项工作中所获得的知识和宝贵经验，是行业里不可缺少的重要工作。项目法人及参建单位应树立较强的档案保管意识，明确档案工作分管领导及具体责任人和工作职责，主动汇报档案工作中存在的问题和困难，争取领导的关心和支持，使项目建设工程档案工作能按照规范高标准的完成。

（二）加强档案人员的继续教育，关心关注档案工作者，保持档案队伍的相对稳定

一是采取多种形式加大对档案人员的继续教育培训力度。重点在档案管理专业知识、行业专业知识、以计算机为核心的现代科技知识、以《档案法》为核心的相关法律知识等方面。要顺应时代要求，加强学习档案业务方面的新知识和新要求，在规范管理的基础上不断改进方法、拓宽思路，才能适应档案工作形式发展的要求；二是档案工作的性质决定了档案工作者不可能像其他工种那样站在“舞台”的前台和中央，而是默默无闻的甘当人梯、当“无名英雄”，这就难免让领导和同事们忽视了档案工作者的成绩和付出，甚至认为档案工作可有可无，人人都可以做，等到因为工作滞后造成不必要的损失时才来后悔为时已晚。所以单位领导要在工作生活中给予档案工作人员适当的关心支持，特别是那些默默无闻、不计得失坚守工作岗位的档案员，要采取多种方式肯定他们的工作，让他们能感受到工作的成就感和使命感，这样即保持了档案队伍的相对稳定，又确保了项目建设工程档案的齐、全、准、实、严。

（三）主动加强与相关部门的沟通联系、积极参加交流学习

应根据工作需要，积极加强与业务主管部门沟通联系，主动争取业务指导和学习交流的机会，形成上下联动的格局，提高档案管理工作水平。当前档案管理模式已由传统型向现代型转变，更需要档案工作人员要学习与创新同步，善于发现新事物、研究新问题，拿出新办法，提高工作的创新意识、创新能力和创新方法。单位所以要多为档案人员提供一些外出交流学习的机会，让他们开拓眼界，吸收到先进的档案管理理念，为单位的档案工作开辟新途径、钻研新方法，探索新领域、创造新成绩贡献应尽的力量。

（四）加强对公路行业档案的安全管理

按照档案管理的标准，做好项目建设档案的安全保管，在服从于实用和经济的前提下，建立必要的档案保管库房，配备必需的档案设备，制定严格的管理制度，认真做好防火、防盗、防潮、防有害生物等十防要求。还应加强汛期档案的安全管理，加大汛期安全排查、督促检查的力度，将安全隐患消灭在萌芽状态，确保公路建设项目档案得到安全妥善保管。

总之，档案工作任重道远，受行业特点影响，公路项目建设档案规范化管理应具备稳定安全的岗位职责、科学严谨的专业态度、遵纪守法的职业纪律、爱岗敬业，甘于清贫的职业情操、加强学习，勇于实践的专业素养、团结协作、主动服务大局等意识，才能使公路行业项目建设档案管理工作朝规范化、标准化、信息化、现代化方向发展，为云南公路建设事业发展提供重要的参考价值。

参照文献：

《档案工作标准汇编》：“云南省重点建设项目档案验收实施办法”。