PDCA理论在中职学校档案管理中的应用

■ 温小霞

概述

美国著名管理学家戴明（W·EdwardsDeming）提出基于“计划（Plan）→实施(Do)→检查(Check)→总结（Action）”（简称 PDCA，又叫“戴明环”）的管理理念被广泛应用于档案、文化、工程建设和管理的多个行业和领域。该理论的核心和本质是“持续性改进”，即通过持续不间断地改进管理内容、方法和措施，帮助管理者达到实现管理目标和提升管理质量的效果。具体到中职学校档案领域，PDCA理论便是将不断循环往复的管理模式应用到一直呈现变化、发展着的中职学校档案管理中，满足中职学校档案管理所展现出的传承性、开放性和适应性的现实要求。

1 PDCA理论

PDCA是全面质量管理所要遵守的一种管理理念，它是从管理活动的计划制定、管理方案的落实、管理经验的总结到管理质量的提升四个方面不断循环往复的过程，犹如“永动机”不停的运转，并在运转过程中实现管理质量的阶梯式上升和持续改进的过程（见表1）。PDCA理论的应用核心便是通过严格而周密的过程控制达到预期目标的实现。以中职学校档案为例，总结起来，PDCA理论在中职学校档案管理中的实际应用会呈现出三大显著特点：（1）若中职学校档案是一个大PDCA循环，那么学校各专业学科、教务处、档案室等学校各部门或机构就是该PDCA循环（见图1）的重要组成部分或实施主体。（2）阶梯式上升。PDCA理论应用到中职学校档案管理中，每一个“计划—实施—总结—提升”循环周期的完成都会有助于循环后一些问题的解决，从而使中职学校档案管理工作提升到一个新阶段，如此反复，便会使中职学校档案管理质量越来越高（见图2）。（3） 从 PDCA 理论的分析可以看出，A，即“Action”表示的是“总结”的意思，是整个循环理论的核心和关键，在每一次总结中得出经验，找出工作中的不足，为下一轮循环周期提供现实依据。

表1 PDCA理论内涵

2 中职学校档案管理引入PDCA循环论现实可行性

中职学校档案与其他普通教育教学很大的不同之处就是在于其以“培养在生产、服务一线工作的高素质劳动者和技能型人才为目标。”除了传统的行政、教育教学、财会、声像档案外，更多的是各种仪器设备以及实践中所形成的具有保存价值的档案材料。归纳起来，中职学校档案管理具有三大显著特点：

（一）历史继承性。中职学校在我国主要以中等专业学校、技工学校和职业高中组成，构成了我国职业教育的主体。不论是中职学校的起步阶段（1949-1966年）用“中等专业学校”涵盖技术、师范、医药等职业性学校；以及文化大革命的“曲折阶段”，将中职教育变成了单一的普通中学，还是发展阶段的（1978-1992年），各职业技术学校与普通高中招生比例接近1：1阶段，以及如今的快速发展阶段，中职学校的“教书”、“育人”、“技能传授”的职责并未发生根本变化，中职学校的档案所包括的学生学籍档案、教学实践档案、学校管理档案等主要内容，这就要求无论处于何种发展阶段都要做好这些档案的收集和管理工作。

（二）时代开放性。在不同时期，中职学校档案管理工作所面临的形势和要求具有较大的差异性。在当前信息化发展的大背景下，信息资源已经成为重要的战略性资源，也是中学院校提升自身竞争力的重要支撑。随着以大数据、云计算为依托的档案生成和管理电子平台的设计、实施和应用、推广，中职学校档案要积极应用网站建设、网络发布，以及数据库检索等方式提供服务，为学生就业和企业用人提供档案支持。“档案的开放性利用原则”在数字化时代更加凸显。

（三）自觉适应性。随着时代的发展和进步，中职学校档案的管理内容、理念、方法和要求等均发生了巨大变化。如随着职业技能培训工作的持续深入和新的职业技能的出现，职业技能培训档案从无到有，经过反复的实践、理论、再实践，在实践中达到去糙存真，技能培训档案管理的内容将会更加完善。此外，随着计算机、信息技术，以及档案软件的开发应用，中职学校档案管理的从传统的手工为主，逐渐发展成为以计算机管理为主，档案管理的技术含量大幅提升。这些变化也都反映出中职学校档案管理工作中自我变革，自觉适应形势发展的现实特点。

中职学校档案是一所学校成长、发展、壮大的历史见证，而且会随着中职学校的不断发展，其档案管理的主要内容不断丰富。这就需要既要使中职学校档案始终围绕中职学校办学职能不变的基础上，也要结合新时代新理念和新技术的应用，与整个职业教育的发展和时代进步的总基调保持一致，是一个在变中求不变，又在不变中求变的持续改进的过程。它包含了中职学校档案管理从规划（Plan）、实施（Do）、检查（Check）、总结（Action）的全闭环过程。这一特点与戴明环理论的运行相一致，中职学校档案管理工作的继承与开放，以及持续改进便可以通过P、D、C、A四个循环来实现。

3 PDCA理论在中职学校档案管理中的实际应用

中职学校档案管理中的PDCA循环的是由中职学校档案管理规划、设施、检查、总结组成，依据PDCA理论中的4个阶段、8个步骤（见表1）的经过反复循环达到提升中职学校档案管理质量和水平的预期目标。

3.1 P阶段——制定规划

以十九大精神为指导，根据国务院《国家教育事业发展“十三五”规划》、国家档案局《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》等为依据，紧紧围绕中职教育事业战略目标、总体规划和中心工作实际，结合中职学校自身实际，制定了《XXX中职学校档案管理“十三五”发展规划》，发挥中职学校档案和档案工作存史、资政、育人的功能，全面提升中职学校档案工作的服务能力和服务水平。规划内容主要包括“XXX中职学校档案资源体系建设规划”、“XXX中职学校档案服务体系建设规划”、“XXX中职学校档案信息化体系建设规划”、“XXX中职学校档案安全体系建设规划”、“XXX中职学校档案人才队伍体系建设规划”和“XXX中职学校档案条件保障体系建设规划”等六个大的方面内容。坚持与时俱进、以人为本、服务大局、突出特色的原则，计划用五年时间基本建立起与学校和社会发展相适应的一流职业学校档案机构，发挥中职学校档案在服务教学、科研、管理、领导决策、就业等各界需求。

3.2 D阶段——组织实施

中职学校档案管理工作不是一劳永逸的工作，即便制定出详细、周密的规划，也需要在实际执行中发挥出其应有的价值，还需要详实、操作性强的具体方案或细则，从人、财、物等方面给与支持和保障。职业学校制定了五年档案发展规划纲要，目前是该职业学校档案管理工作实施“三步走”的第一步设施阶段，为保障顺利完成预期目标，职业学校成立了以分管教学工作的副校长为组长的学校档案管理工作领导小组，学校督学组和纪检组负责监督检查。并拨付相应的经费作为档案管理工作的日常活动费用，如已经及时翻修档案室，更换了一大批先进的仪器设备，并组织档案管理人员参加各级培训，提升档案管理人员的业务素能。

3.3 C阶段——检查评估

中职学校的档案管理工作的检查评估也是一项十分重要的工作，是检验和评估前期制定的规划是否得到贯彻执行，以及执行的现实效果的重要外在保障，可以视为评估档案工作是否取得预期效果的一剂“测试剂”。检查评估的内容和方法，应包括中职学校档案建设和管理的评估标准、成果评价，以及中职学校档案管理所取得的阶段性成就。中职学校档案管理中应用PDCA循环理论，便涵盖了档案管理前期、中期和后期反馈的每个环节，通过年中、年度检查评估，将发现到的问题及时解决，从而不断推动中职学校档案工作更加完善和科学。如同以滚雪球方式不断循环，一阶段的终点即为新循环的起点，螺旋上升，使中职学校档案管理工作从内容、体制、机制的建设不断创新。如在检查评估过程中，陆续制定出台了《XXX中职学校档案建设评价指标体系》、《XXX中职学校档案建设考评标准》等等。

3.4 A阶段——总结提升

中职学校档案管理的总结提升是在对前面各项具体档案管理的落实中所取得的成果及时进行总结，提炼出经验，为下一阶段档案管理工作的开展提供经验参考。如通过校督学组和纪检组联合组成的档案检查评估组，能够及时发现问题和不足，后期将继续沿用该制度和方法。但，也发现一些档案管理制度的落实与预期目标有一定差距。如之前提出来在2016-2017年重点推进第二步走“四化”战略即“档案数字化、文档一体化、管理智能化、利用网络化”目标的提前实现，2018年学校就已经在提前开始实施第三部战略目标，将预期的目标及时进行修订，及时的增加了原先规划中没有涉及到的内容，如打造学校档案“档案专业人才跨越工程”、“档案创新引领工程”等等。

4 PDCA理论在中职学校档案管理中的现实价值

PDCA是被实践检验的、合理的管理方法，有其内在逻辑性和可操作性，被广泛应用于学校管理、医院等级评审和企业发展等多个领域，具有较强的可操作性。

4.1 更具系统性

中职学校档案管理是一个系统性工程，也是一项十分重要的基础性工作，每一步的实施都要结合学校实际和档案管理的现实需要稳扎稳打。广大档案管理人员要发扬工匠精神和钉钉子精神，通过计划的制定、实施，以及问题的发现和解决不断完善档案管理工作。将学校的各学科、档案室等组织起来，发挥各自内部潜能，通过一个个“大环带动小环”的建设发展模式，形成“一级带一级”的管理模式，让学科、教师、行政管理人员，以及广大学生共同参与到档案管理中来，共同构筑成中职学校档案工作的一个整体，发挥整体中的各个系统的功能和作用。

4.2 更具发展性

中职学校档案管理工作具有历史继承性和时代开放性，通过在具体的档案管理中解决新情况新问题，推动和提升中职学校档案管理工作向更高层次发展和迈进。PDCA理论的循环正是基于一个个问题的解决达到循环往复不断提升和发展的预期效果。在每一轮循环中没有及时解决的问题并不会被“埋没”，而是在新的一轮循环中重新再次被引起足够重视，直至问题的解决。例如中职学校档案服务和管理理念先后经历了从“以档案为中心”到“以服务为中心”的发展过程，一直到目前比较新潮的“人文管理”这样一个动态过程。在这一动态过程中，便是对档案管理理念的修缮、补充和完善的过程，以适应时代发展的现实需要。

4.3 更具操作性

包括中职学校档案在内的档案管理工作大多处于“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的尴尬境地，出现这种现象的原因并非是学校的管理者不重视档案工作，而是面对新时代中职学校档案管理的新情况新特点，缺少一套有效的管理方法或举措能够长期的推动学校档案质量的提升。PDCA理论有严密的逻辑性和可操作性，与5W1H、ECRS一道又被称之为“管理工具”。应用PDCA理论可以不断的为中职学校档案管理提供新的发展思路，查摆出新的问题，并通过新问题的解决和成功经验的总结提升，提出符合中职学校自身实际所需的档案管理模式和管理举措，提供“技术性支撑”。

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