做好舟山国储项目档案管理的实践与体会

何红意/舟山国家石油储备基地有限责任公司

舟山国家石油储备基地是国家投资建设的第一批战略石油储备库之一。舟山国家石油储备基地项目是国家重大建设项目，具有投资大、工期长、涉及面广、承包商多等特点，抓好建设项目档案管理对于项目有效实施和科学管理具有重要意义。

1 工作实践

1.1 工作开展前明确若干事项

第一，制定舟山国储项目档案管理计划，明确项目档案管理依据、文件归档质量标准、收集范围、验收时间等等要求。第二，结合项目EPC总包模式，建立由建设单位、总包、分包、监理、第三方检测、地方档案管理部门以及甲供材料和乙供材料供应商等多家单位组成的项目档案管理网络。第三，把文件管理列入项目建设计划和相关部门及人员的职责范围，对档案管理部门、工程技术部门、各承包方之间的职责进行逐条分解并加以落实。第四，项目总包、分包、监理等单位入场时，舟山国储公司档案管理部门在第一时间组织开展项目档案交底，内容涵盖项目档案管理总目标、职责分工、文件传递流程、沟通渠道、重要时间节点、质量要求等。

1.2 工作开展时加强档案管控

一是在总包、监理单位进场时，舟山国储公司工程管理部门督促监理单位组织召开会议，明确施工记录、质量评定及监理用表等材料的填写格式。二是在参建各方入场时档案管理部门要求总包、分包、监理、质量监督等单位报备印章及管理人员签字，以便核对检查。三是定期对承包单位开展文件质量检查，如果发现问题则确定责任人、整改措施和明确整改时间，要求责任人在整改完成后提交整改报告并接受复查，并将检查结果通过正式文件上报受检单位的上级部门或公司。

1.3 工作结束后及时总结经验

项目工作结束后，档案管理部门编写《舟山国储项目档案管理经验教训总结》，全面回顾自舟山国储项目立项以来档案管理中积累的丰富经验，并作为组织过程资产进行存档。此外档案管理部门及时对项目档案进行汇总与梳理，开展《舟山国储项目文件汇编》《舟山国储项目基础数字汇编》等资料的编研工作。

2 工作体会

2.1 需要领导重视和全员参与。舟山国储公司在项目建设之初总经理就要求组织开展全员培训，邀请知名高校相关专业教授到公司开展为期一周的项目管理培训，要求全员用项目化的语言对话、用项目化管理理念开展工作；之后要求全员编制各自管理范围内的管理文件并汇总，最终形成了《舟山国储项目管理手册》，其中包括《舟山国储项目文档管理程序》；总经理还对各方的文档管理职责逐条进行审核与细化。后续项目开展过程中文档管理严格遵循该程序，如果工作人员对自身职责范围与具体工作要求不甚清楚，可查考《程序》进行明确。由于领导重视，公司各部门和各承包单位能够主动配合档案管理部门开展相关工作；档案管理部门在领导支持下根据项目进度适时开展各类项目文档管理知识培训、组织档案知识竞赛活动，提升广大参建人员的文档质量意识和参与档案工作的意识。

2.2 需要业主方全程介入。舟山国储公司作为业主方，从立项开始将项目档案管理作为项目建设的重要组成部分，列入工作计划并编制项目档案管理规划，做好项目前期档案资料的收集整理；在签订承包合同时将竣工档案的质量、份数和移交工作等方面要求纳入合同中，并明确规定如果档案不合格，那么工程不得交工和结算。在项目建设及竣工阶段，对过程资料进行监督管理和层层把关：及时了解项目建设总体安排及工程建设进度，适时开展交底与培训；参加甲供材料设备开箱，对设备随机资料和图纸进行检查、接收并保存一份原件，同时督促总包单位做好乙供单位的设备资料收集；在工程进展检查中同步检查所形成的文件材料是否完整、签证手续是否完备等；在工程验收时检查各单位工程各分部、分项、检验批资料是否合格，如不合格不予验收。

2.3 需要各方密切配合。总包方不但要负责工程总承包范围内的项目档案管理，还要负责指导和监督分包方开展项目档案管理，并对各分包方的档案进行汇总和整理，向业主方移交符合规范要求的项目档案。分包方要接受业主方、项目监理方和总承包方的管理，负责分包范围内项目档案收集、整理、立卷，并对归档档案的质量负责。项目监理不但要做好档案监理和向业主方移交监理档案，还要对总承包方、分包方项目档案形成的质量进行监督，并敦促和监督总承包方在工程项目竣工时向业主移交质量合格的项目档案。