“互联网+”时代大学生第二课堂档案管理的有效性研究

文 / 李姮

马化腾曾指出：“‘互联网+’是利用信息通信技术以及互联网平台，推动互联网与传统行业的深度融合，创造新的发展形态它代表一种新的社会形态，即充分发挥互联网在社会资源配置中的优化和集成作用，将互联网的创新成果深度融合于经济、社会的各个领域，提升全社会的创新力和生产力。”“互联网+”时代的到来，为高校人才培养提供了更多平台和技术支持，也对大学生的综合素质和就业能力的培养提出了更高的要求。因此，在“互联网+”迅猛发展的形势下，大学生档案管理者需要在接受这种新技术、新理念的基础上，充分发挥学生第二课堂档案信息的作用，辅助和提升高校人才培养质量，提升大学生的就业竞争能力。

一、“互联网+”时代大学生第二课堂档案管理方法创新的适时性

（一）发挥大学生第二课堂档案信息有效性的需要

学生第二课堂档案以学生的在校学习发展情况为中心，不但详细记录了学生的成长成才过程，而且为高校思想政治教育工作和大学生就业创业工作提供了及时有效的信息资源，为用人单位提供了全面的应聘人员信息。在“互联网+”技术发展的大背景下，大学生第二课堂档案管理部门存储的学生档案信息资源，必须运用电子档案的形式来实现网络数字化系统，使得高校工作部门形成“线上一体化”工作模式，及时更新学生的档案系统，进而使得用人单位准确、及时地调整招聘需求标准，使得学生第二课堂档案资料的有效性能够充分发挥。在“互联网+”时代，以数字化、电子化管理为核心的第二课堂档案系统建设，在为用人单位提供最新求职信息的同时，也为应届毕业生全面了解自身的素质条件、选择适合自己的工作岗位提供了便利，提高了应届毕业生的就业率，进一步提升了学生第二课堂档案管理的可行性。

（二）提高大学生第二课堂档案管理效率的需要

在“互联网+”时代下，如果大学生第二课堂档案管理部门采用信息化管理模式，不仅可以多次高效地利用学生的档案信息，而且可以使大学生第二课堂档案管理部门以“一体化”的方式及时更新学生发展的信息资源。大学生档案管理者如果能够抓住“互联网+”时代的发展机遇，建立学生第二课堂档案归档系统，发挥“互联网+”模式管理学生第二课堂档案的“三准”功能，改变传统的手写整理模式，对学生第二课堂档案的种类、内容进行及时整理，可以达到更准确、准时、标准地管理学生第二课堂档案的目的，提高档案管理的工作效率，避免人力、物力、财力的浪费。同时，招聘单位可以向高校招生就业处申请查看学生的第二课堂档案信息库，与应届毕业生以邮件的形式进行沟通交流，这样既节省了招聘单位进入校园开招聘会的成本，又使得学生可以利用互联网进行求职，达到事半功倍的效果。不仅如此，其他学生工作部门可以对学生的发展记录及时地进行补充、归纳和完善，提升高校档案管理者对学生档案信息管理的效率。

（三）发挥大学生第二课堂档案在信息共享中作用的需要

“互联网+”时代下高校网络化系统和信息化技术的逐步升级，能够实现学生信息资源的共享，为高校思想政治教育工作、学生就业指导、团委学生工作提供学生发展信息资源，进而建设完备、合理的学生成长、成才培养方案。当前，受“互联网+”时代的影响，网络化和自动化管理逐渐应用于高校的学生管理工作中，支撑着学生信息资源的共享交换。随着人们对于学生第二课堂档案信息的需求越来越多，为了着力发挥其潜在作用，必须深入发掘、开拓利用。大学生第二课堂档案管理部门应及时抓住“互联网+”时代的发展机会，以电子化、智能化管理为目标，建立学生第二课堂电子档案，便于高校学生工作部门、学生本人以及用人单位查询学生第二课堂信息，便于追踪分析学生从入学到毕业的心智、能力、实践的发展变化，从而提高学生第二课堂档案在信息共享中的地位，不断完善学生培养方案，同时也紧跟时代发展潮流，进而完善学生管理系统。

二、大学生第二课堂档案管理工作中的主要问题

（一）高校的学生第二课堂档案管理意识较为薄弱

当前高校对学生档案管理重心大都放在专业课成绩和科研发展上，对于第二课堂档案的价值缺乏正确的认识。由于学生的第二课堂档案具有随意性、开放性以及潜在性的特点，大部分档案管理人员对其往往会进行选择性忽略，其重要作用难以发挥出来。并且，一些档案管理人员缺乏档案管理意识，没有意识到该档案对学生就业发展的实用性影响，反而认为这些存档类文件不常用，不必费心整理，导致学生的第二课堂档案记录不连续，难以全面有效地反映学生的综合素质的培育过程。同时大学生对档案的重视度较低，许多学生并未了解档案对于自己就业的重要意义，并未妥善保管自己的档案，致使出现了不少“弃档”、“丢档”的情况。

（二）大学生第二课堂档案管理体制未形成规范

一方面，大学生第二课堂档案管理部门分工不明确。尽管集中管理可以提升管理效率，但是如今高校档案管理机构没有形成一个完善、合理的一体化工作体制，没有井然有序地对学生第二课堂档案进行统一管理和开发利用。大多数大学生的第二课堂档案管理工作是由学生处负责的，但得到学生的档案信息却是由多部门、多层次共同汇集的评价结果。不仅学生所在的学院或年级、团委和党委，还有招生就业处、财务处、教务处、后勤部都会对应做出评价。然而各部门之间的独立性也使得学生信息的收集较为繁琐且容易丢失。学生档案的建立、收集和存档工作没有统一的标准，导致学生的档案填写不全面、材料不完整、审核宽松、保存随意，学生档案丢失现象频繁出现。另一方面，在大学生第二课堂档案管理中，短缺的人力资源致使第二课堂档案管理工作的整体效率低下。近几年，高校大学生的人数每年递增，学生第二课堂档案的管理负担加重而档案管理人员却没有增多，加之现有档案管理人员人力开发潜力不足，大学生的第二课堂档案管理难以避免地出现动力不足和管理混乱的局面。

（三）大学生的第二课堂档案管理技术水平较低

首先，部分高校没有利用现代互联网技术，为学生建立第二课堂电子档案，无法实现大学生第二课堂档案管理的信息化。如今，大多数高校还是选用纸质文本来记录学生的档案。纸质文本档案的弊端较多，从记录方面来看，人工记录的方式容易出错且难以修改；从保存方面来看，纸质文本不易保存，存档要求较高，许多大学都不具备存储纸质档案的条件。目前很多高校并没有购买学生电子档案管理系统，学生档案管理技术陈旧，仍然不能实现信息共享，无法及时为招聘单位提供学生的综合发展信息，也使得档案在传递过程中容易出现问题，若不严加管制，容易出现严重后果。其次，电子化档案管理需要软件、硬件的支持，而有限的经费使得高校档案管理者无法实现档案管理工作的信息化建设。再次，学生第二课堂档案的投递仍采用比较落后的方式，面对大学生就业信息丰富化、就业选择多样化的现状，大学生档案管理者难以满足投递单位的投递要求。此外，由于现今各高校对大学生第二课堂档案管理没有统一的标准和要求，相关技术研究也比较薄弱，致使第二课堂档案管理利用率和有效率较低。

三、“互联网+”时代大学生第二课堂档案管理的创新路径

（一）增强高校档案管理者对第二课堂档案管理的认识

学生第二课堂档案以育人为中心，根据学生的就业创业、心理情感、社会参与等需求，记录学生在校期间第一课堂之外的学习发展情况。其主要表现在真实全面体现了毕业生的综合素质，为用人单位的选人提供了依据，并成为人事档案的重要组成部分。“互联网+”时代下，为了将互联网与大学生的第二课堂档案管理工作相结合，高校应在分析“互联网+”技术特点的基础上，从思想上重视学生第二课堂档案管理工作，形成第二课堂档案管理体系。学院、行政、教务等部门也应积极配合学生第二课堂档案管理工作，加强对这项工作的认识，积极运用互联网技术，把整理学生在校期间的档案工作日常化，从而形成常规化管理的工作模式。

（二）建立健全大学生第二课堂档案管理体制

这项管理制度的建立可从两方面着手开展：首先，及时对第二课堂档案进行整理，明确管理的主导部门。一方面要养成建立各部门归档时间表的习惯，明确各部门学生第二课堂档案材料的归档内容与时间，做到及时归档材料，避免搞突击工程。由于粗放型的管理机制造成了各档案管理部门之间的相互推诿、效率低下，因而我们要本着对学生高度负责的态度，明确学生第二课堂档案的主管部门，着重由学生处负责，学生所在学院及团委、党委协助负责，一同明确各自的职责，制定具体可操作的制度。其次，增加第二课堂档案管理人员，完善档案交接制度。倘若档案管理人员人力有限，可相应增加第二课堂档案管理人员，保证档案交接工作不会随着部门的档案管理人员的人事调动出现问题。

（三）促进大学生第二课堂档案管理技术的提升

“互联网+”时代下，网络技术与信息技术的飞速发展不断推动着教育改革的深入。为了适应时代发展的新要求，大学生第二课堂档案的管理者要积极构建网络化、信息化的第二课堂档案管理模式，主要从第二课堂电子档案的建立和移交两方面着手，逐步提高学生档案管理的水平。首先，建立学生第二课堂电子档案。在“互联网+”时代下，学生第二课堂档案的建立在宏观上与档案“双轨制”的要求一致，在建立纸质档案的同时也要建立电子档案，这不仅有利于提高大学生档案管理的效率，而且有利于对档案的保护。但在微观上电子档案与其他档案有所不同，学生电子档案不仅仅是对纸质档案的数字化，更是对纸质档案的一种有效补充。这一方面弥补了纸质档案容易损坏或者丢失的缺点，更重要的是将学生在校期间参加活动的优秀表现、获奖情况、实践能力、道德品质、心理素质等情况也一并归入电子档案，作为纸质档案的补充材料，更加全面地反映学生情况，对用人单位以及学生今后的工作都有着重要的参考价值，因此大学生第二课堂电子档案的建立是十分必要的。其次，确保学生第二课堂电子档案的顺利移交。如今大学生第二课堂档案的投递流程一般是由学校学生处和就业部门完成的，依据学校开具的派遣证将学生档案邮递到用人单位或者生源所在地的人力资源中心。用人单位的人事部门一般都是根据档案信息内容对学生进行初步了解，而纸质档案中除了成绩和学历并没有其他档案材料可以让用人单位更加深入了解学生各方面能力。因此，高校需要为每位学生建立第二课堂电子档案，运用电子档案的记录方式来弥补纸质档案的不足，帮助招聘单位全方位地了解拟应聘毕业生在大学期间的真实表现和综合能力。

“互联网+”时代的到来，不仅要求高校档案管理者创新管理路径，更要改变传统的管理观念。高校第二课堂档案管理工作者要运用创新性思维，充分利用现代数字化网络技术，归纳整理大学生第二课堂档案数据，从而充分发挥大学生第二课堂档案在促进毕业生就业方面的作用。

参考文献：

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