地方档案馆信息挖掘的优化研究

文 / 熊金凤 单菁

信息挖掘是基于互联网及计算机技术的一项知识发现工程。它通过大量样本的归纳得出信息数据的特征，以此为依据提取目标中的信息[1]。地方档案馆开展信息挖掘工作有助于进一步丰富资源数据，为上级档案馆提供更多的决策依据，并对下级档案馆进行更好的指导。当前一些档案馆成立了“信息挖掘部”，在信息挖掘方面取得了一定成效，但也存不少常见的问题，需要进一步优化。

一、地方档案馆信息挖掘工作现状

（一）以专题方式主动开展信息挖掘工作

档案信息挖掘需要在海量资源中提取有用的信息，目前有些地方档案馆在信息挖掘中较为随意和分散，导致针对性不强，难以提高信息挖掘效率[2]。地方档案馆以“信息挖掘部建设”为新时期的重要任务，要求各部门积极配合信息挖掘工作，以此调整档案整理策略，通过专题项目的设立，有组织、有计划地进行档案信息挖掘，这样可以在规定时间内采集到更多同主题的档案信息，使档案管理效率大为改善。这种专题方式主要遵循三个基本原则：一是远近结合原则，根据年代的久远程度分类结合；二是零整结合原则，有机结合零散信息与整体信息；三是内外结合原则，以地区为分界线，充分结合其它地区的档案资源。安康市档案馆的每一个信息挖掘专题，都有专人负责落实，使信息挖掘工作能够落到实处、细处。自2014年以来，安康市档案馆共推出了20多个信息挖掘专题，包括城市交通、名人名胜、特色餐饮等城市建设及旅游开发类档案，党史、地方剧、非物质文化遗产等文史类档案等，取得了较好的成效。

（二）制定了信息挖掘工作的详细流程

为了有计划、有步骤、有目标地开展档案信息挖掘工作，地方档案馆制定了较为详细的流程，主要包括以下内容：一是档案信息挖掘范围的选定，确保每一条信息都有明确的来源且信息的所有权清晰；二是制定档案信息挖掘的具体步骤，使挖掘工作的每一个环节都能做到有章可循；三是确定档案信息的评估手续，从各角度反映出档案信息的价值；四是做好档案信息的整理和移交工作，使每一条信息都能发挥出应有的作用。地方档案馆在制定信息挖掘工作流程的过程中，本着实事求是的精神，悉心听取各方意见和建议，在信息挖掘范围和挖掘步骤等方面作了详细考察，并提前准备信息评估方案，为流程的实施做好必要的基础工作。

（三）善于把握与不同业界部门的合作机会

档案信息挖掘的对象通常较为广泛，有着很强的不确定性[3]。地方档案馆“信息挖掘部”改变了传统单兵作战的方式，善于把握与不同业界部门的合作机会，从更多的渠道加强档案信息挖掘。首先是加强档案馆内部合作，与档案展陈部门、档案编译部门、信息监督部门进行协作沟通，寻找相互之间的合作机会，共同挖掘档案线索。其次是加大档案馆与不同业界部门的合作。2016年4月，安康市档案馆“信息挖掘部”开办了“为文明城市添光彩”档案信息征集活动，与本市的17个科研单位、社会组织进行对接，以信息共享为连接纽带，共征集了与本市相关的珍贵档案信息2000多条，极大地丰富了档案资源库。2016年10月，安康市档案馆与当地著名的民间组织“凯瑞艺术团”联合举办“金秋民间艺术展”活动，将诸多的艺术档案信息进行数字化处理，形成一定数量的艺术档案数字资源，有效补充了安康市档案馆的艺术档案资源库。

二、地方档案馆信息挖掘工作中存在的主要问题

（一）档案信息挖掘范围有待完善

根据我国档案事业的“十三五”发展规划要求，地方档案馆要全面接收本地区的所有档案，提高档案信息的挖掘力度，特别是对于散落在民间的具有保存价值的各类档案信息，更要加快收集进度，并进行数字化转换[4]。地方档案馆的信息挖掘范围虽然有了一定拓展，但依然有待完善，包括城市草根文化、新农村建设进程等相关档案信息，都没有纳入到信息挖掘工作中来，体现不出地方档案馆全覆盖的任务目标。地方档案馆应为和谐社会建设提供必要的档案资源支撑。地方档案馆承担着一个区域的档案服务重任，无论是社会经济的发展还是民生的改善，都需要健全的档案服务系统和丰富的档案资源。这就需要我们加大档案信息挖掘范围，对现有资源进行更多的补充。

（二）档案信息挖掘流程中缺少资源利用环节

档案信息挖掘的目的是为了保留历史资料和研究历史进程，如果信息挖掘流程中缺少资源利用环节，则会形成一定的资源浪费。虽然档案信息挖掘工作与传统的档案征集工作有所不同，档案所有权也存在较大的差异性，但并不代表挖掘到的信息资源不适合对外开放利用。地方档案馆专题信息挖掘工作取得了较大成效，包括城市交通、特色餐饮、地方剧、非物质文化遗产等档案信息，并未涉及到相关的隐私，且对城市发展研究有较高的利用价值。如果将挖掘到的档案信息束之高阁，不但体现不出档案信息自身的价值，而且可能会对今后的信息挖掘工作造成不利影响。地方档案馆应有计划地增加资源利用环节，使档案信息资源能够被充分地开发出来。

（三）档案信息挖掘工作的业界部门合作尚有欠缺

业界部门合作可以拓展档案信息挖掘工作的内外部渠道，地方档案馆各部门应对信息挖掘工作提供支持，同时也需要外部科研单位、社会组织等机构部门的支持。安康市档案馆尽管在大力开展业界部门合作工作，但从总体上看，合作力度尚有欠缺。据相关统计，安康市共有160多个科研单位和社会组织，所以相关合作仅仅是极少部分，合作对象有待进一步拓展。安康市档案馆“信息挖掘部”将主要精力放在网络信息挖掘中，没有形成规范的合作流程，使得一些合作活动处于初级阶段，难以发挥出应有的合力。

三、地方档案馆信息挖掘工作的优化策略

（一）不断拓展档案信息挖掘范围

按照“档案整体观”的思路，一个地区的发展离不开多元文化的支持，而档案信息则是地域文化的真实写照，所以丰富档案资源库至关重要[5]。地方档案馆的信息挖掘工作不仅要涵盖公共领域的所有档案，还要注重各类社会组织及个人的档案资源的收集，许多民间档案蕴含着丰富的历史，加大民间档案的信息采集已成为地方档案馆的一种发展趋势。

首先，是修改民间档案信息挖掘条例，进一步拓展挖掘范围。地方档案馆在开展信息挖掘工作的过程中，通常会制定民间档案信息挖掘条例，但信息挖掘范围有限，难以发挥出这方面的优势，这就需要进一步拓展挖掘范围。安康市拥有丰富的民间艺术资源，如蜡染、刺绣、编织、剪纸等，还有大量的历史风貌建筑、中华老字号等，这些资源具备较高的历史价值和文化价值，充分反映出安康市的发展变迁痕迹，需要进行保存和传承，所以应纳入档案信息挖掘范围。例如，档案信息挖掘条例的第五条为：“凡是能够反映本市各时期的风俗民情、地域风貌、宗教信仰、生活习惯、城市改造、名胜古迹等，都要进行广泛的档案信息挖掘。”根据优化策略可以改为：“凡是能够反映本市各时期的风俗民情、地域风貌、宗教信仰、生活习惯、城市改造、名胜古迹、中华老字号、民间艺术等，都要进行广泛的档案信息挖掘。”

其次，是加强微观档案的信息挖掘工作。微观档案通常指的是家庭档案。它记载了每一个家庭的日常活动和社会实践情况，可以比较真实地反映出城乡历史面貌。微观档案有助于对一个地区内的发展状况进行研究，为地方社会发展、经济规划、地方志编写提供必要的素材[6]。通过微观档案信息的广泛挖掘，可以充分反映出一个地区自改革开放以来的发展情况，体现出广大群众家庭生活的变化。针对安康市的发展现状，我们建议增加档案信息挖掘条例内容：“凡是家庭或者个人在改革开放进程中见证了重大事件的档案信息，包括照片、影像、文字等，都应纳进档案信息挖掘范围；凡是家族在群体生产、生活中产生的档案信息，例如族谱、家谱、回忆录等，也要纳进档案信息挖掘范围。”

（二）提高档案信息资源的利用效率

档案信息挖掘有多种方式，当挖掘类型不同时，档案信息的所有权也有所不同[7]。有些信息是地方档案馆主动挖掘或者通过信息购买所获得的，档案馆拥有信息的所有权，此类档案信息如果没有涉及到国家机密或者个人隐私，理应向公众开放，以得到更多的利用。另外一些档案信息则是他人提供，所有权的明确程度不够，这就需要地方档案馆进行区别对待。地方档案馆应鉴于档案信息的这种特殊性，主动与提供者达成相关协议，划分信息的所有权以及利用权。信息提供者同意向公众全部开放或者部分开放，都要在相关协议中加上说明，这样可以防止侵权现象的发生。而对于档案信息资源的利用权，我们只有在明确了所有权之后，才能加以利用。档案信息资源的利用应有丰富的配套措施，包括服务平台、专题目录、检索工具等，都是必不可少的辅助载体，只有在配套措施齐全的情况下，才能进一步提高档案信息资源的利用效率。如今已进入自媒体时代，地方档案馆可以使用更多的辅助平台，如微博、微信等，不断扩大档案信息的传播范围，使档案资源的利用率得到有效提高，促进整个信息挖掘工作进入良性发展轨道。档案信息挖掘不仅是一个收集和保存的过程，更是一个传播和利用的过程，只有开发更多的利用权，强化信息资源的利用效率，才能使档案信息挖掘更加有目的性。

（三）促进档案信息挖掘工作的业界部门合作

地方档案馆虽然是一个独立的部门，但信息挖掘工作也需要业界部门的合作。它的合作对象除了图书馆、情报部门等密切相关的单位之外，还应当包括科研单位、社会组织等。首先，图情档是一个庞大的有机整体，向来有合作传统。地方档案馆可以在此基础上进一步拓展合作渠道，通过资源共享对图书馆和情报部门的相关档案信息进行充分吸收。其次，地方科研单位承担着一个地区的科学技术研究重任，对于地区的发展起到了重要促进作用，由此形成了丰富的科技档案资源，地方档案馆应加强与科研单位的合作，挖掘出更多的科学技术档案信息。此外，社会组织也是促进当地经济、民生、文化发展的关键元素，地方档案馆强化与社会组织的合作，有利于丰富自身档案资源的种类和数量。最后，地方档案馆还要善于利用上下级的关系，形成良好的合作意向，本着资源交换、合作共赢的目的，挖掘出更多关于本地区的珍贵档案资源。在与业界部门合作的过程中，地方档案馆应关注信息挖掘内容是否存在重叠现象，这样可以节省一定的人力、物力和时间，有效提高信息挖掘效率。地方档案馆信息挖掘工作作为一项长期而系统的工程，在各业界部门的协助下，有利于档案信息挖掘的健康、稳定、常态化发展。

参考文献：

[1]王兰成,黄永勤.大数据背景下档案社会化媒体信息的挖掘与利用探析[J].档案学研究,2015(6):73-76.

[2]哈立原.基于数据挖掘技术的高校图书馆档案信息管理平台构建[J].山西档案,2016(5):105-107.

[3]王兰成,刘晓亮.网上数字档案大数据分析中的知识挖掘技术研究[J].浙江档案,2013(10):14-19.

[4]缪秋君,王文兰.让档案插上腾飞的翅膀——常州市档案馆创建“全国示范数字档案馆”工作纪实[J].档案与建设,2017(4):73-75.

[5]严永官.档案资源建设中几个概念分析及其完善建议[J].档案管理,2014(1):19-22.

[6]唐祖军.家庭档案建立现状调查及对策研究[J].北京档案,2016(2):31-32.

[7]钱兴彦.解析地方图书馆非物质文化遗产口述档案体系建设策略[J].山西档案,2015(6):94-96.