对建筑设计单位档案管理工作的几点建议

文/徐 岚

建筑设计单位的工程质量保证与档案管理工作息息相关，档案管理人员应针对现阶段本单位档案管理存在的问题，提升档案管理措施，构建档案管理反馈机制，逐步加大网络电子化信息技术的应用，不断提高档案管理效率

建筑设计单位的档案工作，主要是对日常工作过程中产生的具有一定应用价值的信息资料进行管理，其重头是图纸、计算书、甲方资料的归档整理。由于档案在质量管理过程中具有很重要的参考价值，因此对档案信息完整性的保管显得尤其重要。但是本单位对档案管理工作重视度不够，档案管理人员的收入明显低于其它职能部门，这就使得刚培训出有点工作经验的管理人员就被别的部门挖走，档案处管理人员的新人不断更替给档案分支管理工作的老档案管理员增加了很大的压力。本文对本单位档案管理工作提出以下几点建议。

一、档案管理工作中存在的问题

1.科技水平不高

社会的发展加速了计算机信息化档案管理技术的应用，随着档案管理信息化软件种类的增加，对档案管理人员也有一定的要求，而针对建筑设计机构工作过程中产生相应类型的档案文件，现阶段档案管理人员并没有较为熟练的档案管理技术，相关硬件设备支撑力度也不足，阻碍了建筑设计档案信息化管理工作的进行。

2.管理效率不高

在现阶段建筑设计院档案管理过程中，面对每年新设计的图纸，原规划的档案保管场所很难满足逐年增加的图纸量，由于设计时间紧、任务急，出图后变更量大，原来人工替换原图的方法使档案管理人员的工作量加大数倍，施工过程中图纸反复加晒，很容易出现人为错误没有及时将最终版的设计成果提供给施工单位，造成工作反复，从而导致整体档案管理工作效率越来越低。

二、档案管理工作效率提升措施

1.强化档案管理网络电子信息化建设

针对建筑设计院档案管理工作情况，进行网络电子信息化管理模式可进一步提升档案管理的集中化程度，由以往集中平面管理转化为立体信息档案管理模式。网络电子信息化管理模式下，建筑设计机构内部的各项档案信息可以进行分类存放措施，同时通过相关权限的设置，对较为重要的核心信息进行加密处理。在此基础上，本单位正在试运行的二维协同设计系统，利用网络电子信息化数据交互传输特点，在出图时电子文件直接归档，在项目设计图纸内部进行实时更新弥补，保证档案完整性的同时，也可以避免档案信息堆积导致的工作效率下降。网络电子信息化管理模式具有较为快速、便捷的管理形式，如果运行成功不仅降低了档案管理人员工作负担，而且促使档案管理工作的编制整理准确率得到有效的提升。

2.完善建筑设计单位档案管理机制

建筑设计单位档案管理机制的完善是档案管理工作顺利进行的保障。因此相关部门应加大对档案管理工作的重视，依据档案管理实际情况，在以往管理的基础上进行档案管理资料室的建设完善，在档案分类存放的基础上，可要求相关档案管理人员进行相关标识标签的建立。在重要档案存放过程中，除了进行单一档案区域的存放管理，应对内部档案保密期限进行定期跟踪维护，并根据档案机密程度及档案存放时间的变化，对相关档案密级进行升高措施。同时应注意避免存放在低楼层区域，结合相关楼层门窗加固措施，降低档案丢失及被水浸泡的概率。在档案管理过程中，档案管理人员应及时处理档案保密程度下降的相关文件，进行重新存放、标记处理，而在相关档案信息管理过程中，可建立双人管理机制，保证档案管理工作的有效进行。

3.构建档案管理反馈机制

档案管理反馈机制可在促使管理人员全面掌握机构档案信息的同时，保证各机构管理措施的有效执行，在一定程度上提升档案利用效率。在档案服务反馈信息建设过程中，需要利用相关信息系统检索工具对档案价值进行逐一评测，然后确定相应档案存放形式。为了保证档案管理反馈信息的稳定性及适用性，可依据档案利用形式转化效率的要求，对档案内部信息反馈体制进行更新完善，促使档案实用价值的有效发挥。