供电企业电子档案集中管理模式研究

2018-01-23陈榕

云南档案 2018年6期

■陈榕

一、目前电子档案管理的情况

档案电子化将过往、简单的纸质档案纳入到电子文本图像影音等各种全新的主体中，不断地呈现出更加形象、整体与生动的形态，进而在一定程度上实现了档案管理方式以及措施的多元化。在互联网技术快速发展的基础上，我国各企业的生产和运行方式开始向自动化、智能化方向转变。随着信息时代的到来，电子档案逐渐成为企业档案的重要存在形式。对电子档案进行科学化管理，可以提高企业内部档案的管理水平，为企业的发展提供可靠的参考依据。虽然电子档案属于信息科技的产物，但是在供电企业的利用管理中还存在较多弊端：

（一）电子档案的监管不够。企业通常都较为注重提升电力工程方面的创建，从而忽略了电子档案的创建，多数工作人员认为档案工作不具有推动企业进步的作用，忽视了档案监管工作的重要性，并且库藏档案资料的重视程度也较低，并没有充分地认识到档案监管电子化的关键性，抱残守缺的档案监管理念还未进行调节，致使电子化档案监管受到一定程度的影响。

（二）缺少标准化的流程与统一的规范。营销档案材料采集与档案归入等各个方面的工作没有按照统一的规范进行实施，工作质量往往是因工作人员的能力而有所差异。另外营销档案材料牵涉到的单位较多、步骤流程多及信息流量较大等，对于大部分初始材料的储存价值与时限没有设定统一的规范，从而使得一些具有价值的材料采集不完全，一些没有价值的材料却大批地储存在库房中，使得空间资源产生不必要的浪费。特别在大营销体制创建完成后，针对之前储存在电费计算与高压检测等单位的档案材料，怎样归纳集中、存入档案还没有制定具体的标准，并且新旧接替时较易致使档案材料流失。归档方式也还未实现同等性，依然存留着随便性较大，整理方式不恰当与调阅不便捷等弊端，特别是在人员变更之后，材料的采集工作脱节较为严重，存在档案材料来源不清晰等问题。

（三）电子档案监管具有着安全隐患。由于电子档案均是运用数字设施产生的，一旦在某个操控步骤中员工操作不当，则较易致使所有文档均会出现不准确性。而且电子档案的数据容易丢失，拷贝较为简易，篡改也比较容易，致使电子档案的安全性与严密性造成了较大的影响。其次，档案管理缺少各个方面都具有一定能力的人才，无法较好地适应档案监管具体的需要，致使在电子档案形成到归档时，经济会受到较大的损失。

二、电子档案集中管理方式

电子档案是把纸质档案运用网络技术措施转变成电子文件格式保存在计算机当中。而电子档案监管中包括着电子文件收集、形成、归入与监管的整体管理方式。

（一）电子文件收集。电子文件的收集是运用网络技术方法，运用传感设施把传统营销业务纸质档案材料与当前营销业务整理中的档案材料进行扫查，并且拍下图像传送至系统中，再依照模型转变成电子文件格式。而在各个营销网点中，电子文件的收集可经过大量扫描仪等设施实行电子档案的扫查，再转变成图像的形式保存在系统中；运用电子签字方式收集客户签字，替换了传统的纸质工单签字。另外在客户现场，能够运用手机和照相机等设备进行图像拍摄，然后再传输至系统中。

（二）电子文件生成。根据营销业务实行业务数据收集，改进电子文件有关的具体叙述，并且实行电子文件传输完好性与生成资料明细单的确定。1.电子文件规范。电子档案文件一般以影像文件、文本文件和影像文件为主，依据电力营销业务具体的需要，电子文件规范应该是影像文件保证帧数的顺畅；文本文件保证文字的完整；声频文件保证音质的清晰；尽力降低存储大小，另外定名予以统一的标准。2.技术方法。一是图像文本辨别方法。首先运用扫描仪或者高拍仪等设施扫描工单上印制的字体与符号；再经过测验明、暗形式确立起外形；然后再运用字符辨别手段把外形译解为计算机文字。就是针对文本材料应用图像文本辨别手段实行扫查，再将图像文件实行具体的探析和整理，从而取得文字和报刊信息的流程。怎样清除错误或是运用相关信息提升辨别的准确率才是技术的主要所在，经过辨别后的文本可自动转变成全文引得。二是图像压缩技术。把具备多余信息的图像数据展开压缩，进而用更有效的格式展开存储与数据的传送。图像压缩技术能够分成有损压缩以及无损压缩。依据电力营销业务的特征与客户营销档案价值的主要作用，选择无损压缩的方法是不可置疑的。

（三）脱机归档。所谓脱机归档就是把电子档案汇集下载至能够脱机储存的介质上，并且往档案单位交接。由于时间慢慢地积聚，营销业务档案材料存储量逐渐提高，占据档案监管服务器大部分容积，致使在档案查阅过程中所花费的时间变长，而为了提升档案应用功效，则需要对具有较长年份的档案实行脱机归档。1.档案交接。电子档案可以利用网络信息手段实行交接，而进行交接的过程中还需要严格查验电子档案材料的完好性与可行性，然后记录下字符、检查索取后复制到介质；另外必须检验载体的完整性且没有损伤，需要时可以实行整体的检验，保证测验不存在病毒，以及档案内容的正确完好性，在及格率到达百分百之后才可以实行档案移交。一旦测验不及格的电子档案资料，则重新回到前一个步骤。2.档案判定。为保证脱机归档之后电子档案的质量，务必要针对档案实行全面的判定，一般从档案完好性、可行性、切实性几个方面实行判定。第一，档案材料的切实性：依据纸质档案材料，审核电子档案材料内容，保证电子档案内容切实性，确保其与纸质档案同等性。第二，档案材料的完好性：档案材料完好性的审核通常表现在电子文件有关的数目完整；每份电子文件内容和构造无残缺；同有关的业务需求存在相配性。第三，档案材料的可阅读性：所指的是文件通过传递、转移和压缩等变动之后依旧能够进行查阅，展现档案材料内容的切实性与完好性。另外电子文件可阅读性为其存在与储存价值的基本，如若文件无法有效地读取，再高的价值也会丧失其具有的意义。

三、集中管理的收益

电子档案集中进行管理主要是把电力用户全部的经营销售业务的档案材料实行集中合并管理，本质上就是电力用户经营销售档案资料的整合体，也作为电力所有工作与档案管理体系中一个程序的分支，负责整体经营销售业务当中档案资料的存储、管制与运用工作。而电子档案采取集中式的管理，一定程度上促进了企业的供电企业监管、经营销售业务程序的改善等，给企业带来了非常大的经济收益。

（一）完善档案管理现存的弊端，建立起优质的企业形象。完善过往档案监管混杂的状况，可以在一定程度上保障电力供电企业的可信度，能够有效地推动供电企业经营销售工作。并且其管理的形式对所有电力企业以及有关的政府公众事业档案体系的创建起到了良好的模范作用，一定程度上增强了所有电力供电企业监管的力度。

（二）转变过往业务形式，达成异地业务办理。电子化营销业务档案，运用网络平台达成档案的查阅与调动，有效改善了过往纸质档案受到时间与空间限制的弊端，使得客户办理业务不会再因为地理位置的约束而无法办理，从而为同城异地办理奠立深厚的基础。

（三）硬件设施统一建立，节省成本与资源。采取集中式管理电子档案之后，统一搭建电子档案监管体系，一定程度上节约了较多单位反复搭建的开支，有效防止了多数单位都要搭建与采购档案储存有关设施资金的不必要耗费。在达成档案集中式之前必须在多数单位储存的部分资料则不需印制多份。例如供电合约，之前务必要进行审查、计算以及多个供电部门分别储存，在建立完成之后仅需要一份资料就可以满足相关的要求，从而能够节省许多办公资金的耗费。

（四）冲破过往客户填单的形式，提高客户服务体验。采用全新的技术方法扫查客户资料，客户档案资料电子化储存在系统中，冲破了传统通过客户填单的服务形式。另外电子化营销档案之后，客户在办理业务的过程中，通告单和相关的资料都能够经过计算机系统以文档的形式发送至客户，客户签字确定也由电子签字达成，为客户提供了优质的服务体验。

（五）降低档案管理工作压力，达成减员增效。电子化集中管理档案，便于客户档案的及时查阅与调取，并且可以依据需求对档案原始文件地点实行锁定，从而迅速的提取原始文件。其次，把档案管理者从过往繁乱混杂的档案归入、档案调阅等工作中解脱出来，进而增强档案管理、数据探析与客户服务的力度，提升企业在市场中的综合竞争力。

（六）标准化档案监管流程，达成闭环监管。通常，转变了过往营销业务档案调阅流程，创建了供电企业内部调阅体制与供电企业归入的工作流程，实现了档案整体过程的闭环监管和整体过程记录监督档案管理，经过拟定相关的管理标准，创建子档案运作的保证体制，从而使得电子档案管理工作得到安全且有效的开展。