做好市政工程档案管理工作的几点思考

文/王 梅

市政工程在建设全周期内会产生勘测设计、招标投标、工程施工等多方面文件资料，会涉及土建、安装、电力等多专业。不仅有文字档案类的纸质载体，还有3D模型、样品等实物载体，近年还多了声音、影像类的多媒体载体。从实际情况来看，市政工程档案管理工作存在诸多亟待解决的问题。

众所周知，市政工程是城市建设的基础部分，并且是极为重要的组成部分。通常，市政工程档案在施工活动开始之前，就已经开始产生并且持续累积。可以说，市政工程档案是工程建设全过程的最原始、最真实的记录，是进行维修、改扩建的依据。但从实际情况来看，大多数市政工程档案管理工作仍存在诸多亟待解决的问题。

一、市政工程档案特点

市政工程档案的专业性、综合性是其他档案管理所不具备的。

形成时间长、数量多。建设一个市政工程项目，从调研与评估起，包括决策与立项、勘测与设计、施工与竣工等环节，直到试运行为止，时间跨度少则一年，多则3年5年。在此期间，所有能够反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件数量之多，也非一般类目档案可比。

涉及单位多、种类全。一项市政工程的档案绝不仅仅是设计单位、施工单位或验收部门一家的材料。自立项起，审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像都能够用于指导城市建设与维护，都可有效预防、减少和解决城市运行过程中的问题，都应该归档以备利用。在此过程中的任一参建单位疏忽，未能及时归档全部资料，就会影响市政档案材料的完整性。

档案门类多、载体杂。市政工程在建设全周期内会产生勘测设计、招标投标、工程施工等多方面文件资料，会涉及土建、安装、电力等多专业。不仅有文字档案类的纸质载体，还有3D模型、样品等实物载体，近年还多了声音、影像类的多媒体载体。

二、影响市政工程档案管理现实问题

1.档案管理意识淡薄，归档档案质量差。为尽快完成项目，建设市政工程的相关单位，尤其是这些单位的领导，往往更注重工程建设的推进速度，不重视对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况全部进行核实、审查或会审，只是等到项目竣工验收时，草草收集一些资料，只是出于应付归档需要才对文件进行整理、组卷、排列、编目和装订，这就会造成资料成套性差，准确性、完整性不够。

2.偏重传统档案管理方式，忽视信息化需求。信息化建设是当前和今后市政工程档案管理不可缺少的重要部分。但目前的实际情况是，参建单位对相关资料归档时，只以纸质档案和实物档案为主，对电子文件归档的必要性认识不够，没有收集和保存电子文件。

3.档案利用意识差，档案利用率低。通常，归档的市政工程资料只是存放在档案室，有关部门在遇到问题时，根本想不到可以利用档案来解决。而档案部门也不重视对这部分档案的开发利用和数字化，不能通过对项目档案的信息化、网络化管理，实现资源开发与共享。

三、市政工程档案管理问题的解决思路

1.全员加强档案意识。多方式、多角度加大市政档案管理作用的宣传，从而引起领导、管理人员和档案员的重视。只有领导重视，管理人员重视并纳入工作职责之内，档案员重视并保质保量完成工作要求，才能确保市政工程档案的质量。

2.加强制度建设，规范档案管理。必须在市政工程建设初期制定档案管理办法，建立档案管理组织网络，完善档案管理部门及档案人员工作职责制度，明确职责范围、归档内容、移交流程等关键点，实现档案管理规范统一、有章可循。

3.确保同步推进，确保档案质量。克服市政工程本身的复杂性，详细记录并收集市政工程建设全过程中的相关资料，注意资料的真实性、完整性、准确性。必要时可提前介入工作，并保证档案管理与工程建设进度同步，使档案管理工作渗透于市政工程建设的各个阶段、各个环节。

4.选强配齐档案人员。市政工程建设全过程中，档案员应积极参加工程建设业务培训和档案管理业务培训，不仅学习档案业务，也要了解工程建设程序和专业知识，主动收集、整理、更新建设项目实施过程中所形成的各类资料，确保档案资料的有效性、完整性、权威性，使市政工程档案管理工作规范、有序、优质地完成。