档案管理软件运用中存在的问题及对策

文/周 静

档案管理软件的产生与发展，不但使档案管理工作更加便捷、高效、准确地服务于企业发展与生产经营，并且推动了档案工作从收集、整理、保管、利用、统计各个环节的改革，其利用效率的提高给整个档案工作带来了前所未有的变革。档案管理软件的运用使档案管理手段迈上了新的台阶，但也面临新技术加速发展、软件服务质量参差不齐的机遇与挑战。

笔者所在单位于2004年开始使用档案管理软件，该软件为C/S客户端模式，随着OA系统在集团公司的推广使用，该软件在2010年进行了一次产品升级，升级后软件采用C/S和B/S混合架构，其中提供网上用户利用的部分采用B/S方式实现；档案业务部分通过C/S方式实现，具有更强的安全性和使用方便灵活性，可以提供更强大的对数据库操作功能，主要针对档案管理人员，同时档案管理与查询利用分权限加以控制利用。档案管理软件实现与集团公司OA办公系统的无缝连接，实现办结公文即时归档。

目前，集团公司档案管理软件分为五个模块：文件管理、收集整编、档案管理、开发利用、系统维护。文件管理、收集整编模块主要是兼职档案人员使用，档案管理及开发利用为档案管理员使用，系统维护是系统管理员使用。由于该软件升级后与win10系统不兼容等现象导致该软件一直无法在全员中推广普及，原有的档案管理软件已不能满足集团公司档案信息化发展需要，严重制约档案信息化发展，由于集团公司信息化的发展速度加快，企业内、外部环境急剧变化，企业档案信息化管理工作出现一些新的发展趋势，大集中、集约化管理模式，云计算、大数据在档案管理工作的应用也成为未来档案信息化发展的方向。因此，如何在新形势下提高集团公司档案信息化工作是我们需要思考的问题。

一、档案管理软件在使用过程中存在的问题

1.使用范围局限

集团公司属于国有大型施工企业，下设20多个子分公司，档案管理实行“统一领导，分级管理”模式。各子分公司档案室负责对本单位的各类档案进行集中统一管理。集团公司本部于2004年使用档案管理软件，子分公司只有两家单位购买档案管理软件，目前升级在使用的也只有一家公司。由于档案管理软件在使用过程中出现了与操作系统不兼容，功能不全，售后服务跟不上，长时间不能升级等一系列问题，导致子分公司档案部门抵触软件使用，使整个集团公司档案信息化推进缓慢，各子分档案信息化发展自成一体,逐渐形成信息孤岛,无形中造成集团公司档案信息资源整合、共享的信息壁垒。

2.利用功能单一

档案管理核心环节是“收”“管”“用”，档案管理软件作为档案管理现代化工具同时也体现出这三个方面的优势。集团公司各子分公司遍布全国各地，档案原件使用量非常大，自2010年升级后，档案管理软件存在客户端安装过程中不能与win10系统兼容的现象，在安装与打补丁过程中经常出现软件安装后不能正常使用，虽然集团公司组织了大量人力、物力对档案管理软件进行培训，但由于软件自身存在的一些问题导致该软件一直不能有效地推广使用。起初集团公司档案科采取让利用者在B/S端直接查阅借阅档案，但是又没有配套的借阅审批流程支持，导致利用者反馈该软件登陆复杂，查询不方便，借阅档案手续繁琐等一系列问题。特别是由于子分公司分散在全国各地，在投招标的时候需要由档案部门提供大量的原件，而档案软件显示借阅信息不通畅，不能够通过软件及时了解到档案借出与归还信息，给档案利用工作带来很大的不便，目前档案借阅功能一直处于闲置状态。

3.统计功能闲置

档案统计工作是档案管理的一项基础性工作，档案管理软件中最基本的功能应该是要满足统计要求，但是由于该软件借阅管理系统一直处于闲置状态，导致系统统计数据无法实现，统计功能也处于闲置状态。集团公司属于央企驻地方企业，每年会向上级主管单位填报档案统计年报，特别是新版统计年报中加强了电子档案管理类别，细化到电子档案个数及电子档案大小，由于该软件在统计年报这个模块中无法统计出这些基础数据，需要系统管理员登陆到档案服务器的根目录文中来手动统计档案数据，无形中增加了档案工作量。

二、档案管理软件使用现状

目前集团公司的档案管理软件基本上只有档案主管部门的工作人员在使用，没有达到全员普及使用，档案管理软件文件管理、借阅管理、利用统计等模块功能不能正常使用，基本处于闲置状态。子分公司档案信息化工作也比较滞后，特别是集团公司近年投招标项目屡创新高，档案原件利用率在直线上升，原件经常会被多个公司在同一时间不同地区使用，如何加强档案利用工作，且能快速准确地提供档案借阅归还信息是我们面临的新问题。针对目前档案管理软件在档案管理中使用的现状，集团公司开始了大量调研工作，先后去了国家电网、中国铁建、中广核等中央企业进行档案信息化调研，了解目前较为先进的国家电网档案信息化建设“大档案”工作模式，通过整合公司各单位的档案资源，建立统一的制度规范，依托先进的档案管理系统软件，建设一支高水平、高素质的档案工作队伍，最终形成推动公司档案工作有序开展的运作机制。

三、档案管理软件存在问题的解决方法

集团公司根据多方考察调研及试用后，拟更换使用国内知名档案厂商推出的档案管理软件，该软件采用纯BS架构，结合互联网结构新开发的最新产品，并且通过UE优化设计，符合用户的使用习惯，集团公司拟建立一套大集中、多全宗管理模式的电子档案管理系统信息平台，满足档案业务的“收”、“管”、“存”、“用”，实现用电子档案管理系统服务于档案业务现状，优化档案管理工作结构，服务广大档案利用者，提高档案利用效率。

1.实现子分公司档案管理软件全覆盖

集团公司统一组织建设覆盖各子分公司、项目部集中部署统一档案管理信息化平台、实现档案集中存储、综合利用的档案管理信息平台。该平台可实现多全宗管理，覆盖25个全宗单位，实现与办公OA系统接口集成，实现与OA系统组织机构用户同步、单点登陆，跨全宗借阅、移交功能，真正实现全集团公司档案大集中管理，使集团公司档案信息化管理迈上一个新台阶。

2.实现档案借阅信息同步

新型档案管理软件以知识服务为出发点和落脚点，“以用户为中心，以服务为指导理念”，根据用户需求全面推进档案的借阅工作。其中，档案推送功能突破了传统档案由被动服务模式转变为主动服务，通过档案管理员把档案信息直接推送给利用者的方式，在保障了档案资源安全前提下，更及时有效地发挥了档案信息资源的利用价值。以用户为中心解决子分公司与集团公司间跨全宗的检索利用功能，实现档案跨全宗、跨门类的借阅利用。档案管理软件与OA系统无缝集成，实现办结公文实时自动归档，与OA系统的审批流程集成，实现线上借阅申请、续借、逾期催还、逾期查询、实时了解档案借出、归还、库存信息，解决集团公司、各子分公司、境外公司借阅档案的状态，使档案借阅信息动态实时更新，充分为企业生产经营服务。

3.实现档案统计分析

支持对档案在产生、管理、存储、利用、鉴定、销毁等生命周期中各环节的业务情况进行汇总和统计分析，为提高各子分公司的档案管理水平、挖掘档案利用价值提供重要的参考信息。统计功能充分满足档案管理员了解档案库构成情况，统计数据分为按全宗统计和按档案库统计两种基本方式。具体统计功能如下：

●档案的历史快照（项目、案卷、文件、电子文件）；

●历年存量（项目、案卷、文件、电子文件）；

●历年维护情况（增加、鉴定、销毁）；

●历年利用情况（浏览、下载、借阅、推送、赋权等）；

●历年保管期限分布情况；

●提供饼图、柱状图等形式的统计图表；

强大的统计功能解决了日常档案统计工作及档案年报填报工作。

档案管理软件是集团公司档案数字化、信息化建设必备的现代化管理工具，建立统一档案信息化管理平台逐步实现档案资源数字化、信息采集标准化、信息存储安全化、信息服务网络化，是对集团公司传统档案管理模式的一次革新。档案工作者应适应档案事业发展的趋势，努力掌握档案管理软件的使用方法，充分利用其功能，使集团公司档案工作不断跨越和提高，为集团公司经营和管理提供有力的档案信息服务支撑。