加强人事档案管理工作的对策探究

文·田凤玲

人事档案主要包括个人的学习简历、工作经历、年度考核、技术职称、社会关系、奖惩等方面的信息和内容。人事档案管理工作主要是对这些信息进行整理、收集、统计、保管，并为个人求职和各级各部门及用人单位招揽人才、进行人员考评、提拔人才等提供依据。随着人才强国建设步伐的加快，国家将不断出台更加积极、开放、有效的人才政策，如何进一步加强人事档案管理，管好用好人事档案，为各类人才成长、流动创造更加和谐、宽松的环境，将是各级人事档案管理部门需要研究解决的一项重大课题。

一、加强人事档案管理是新时代背景下的必然要求

（一）更高质量更充分就业目标对人事档案管理提出了更高要求

随着世界经济一体化和我国改革开放的不断深入，国家经济社会各方面得到了高速发展，就业向好状况持续改善。党的十九大报告中明确提出，要坚持就业优先战略和积极就业政策，实现更高质量和更充分就业。人事档案作为人才综合评价和就业的重要载体，必将在促进更高质量和更充分就业中发挥更加重要的作用，这就要求进一步建立与时代发展相适应的更加完善的人事档案管理制度和体系。同时，当今是信息主导的大数据时代，社会和个人也不断要求在一定范围内查阅个人档案信息，这在一定程度上增加了人事档案的透明度和“含金量”，也使得各类人才流动趋于良性竞争，就业更加公开、公平、公正。

（二）人事档案在人力资源配置中的作用进一步凸显

用人单位要想取得长足的发展，就需要充实有识之士和真正有才华的人，不断给自身注入新鲜的血液。与之相匹配的是，人才价值进一步凸显，社会对于人才综合素质的要求也越来越高，这就促使个人要不断提高自身的“价值”，即学历、工作经历、奖项荣誉等，以充实个人人事档案的内容和分量。而如何在众多的应聘者筛选出比较合适的人员，通过笔试、面试可初步考察应聘者基本素质，而要想进一步作全面深入的了解，就需要充分发挥人事档案的作用了。通过调阅人事档案可以对应聘者个人经历、职业道德和工作能力有一个更为全面的认识和了解，从而对应聘者作出更为客观的评价，为更多真正有能力的人提供更广阔的职业平台和就业机会，使社会人力资源得到优化配置。

二、现行人事档案管理中存在的问题

（一）人事档案管理制度还不够健全

现行的人事档案管理制度在某些方面还不够健全，已不能适应经济社会的高速发展。这种沿袭了传统工作方法的档案管理对档案的保存和管理存在一定的缺陷和盲区，使得部分人员的档案流失或者损毁，甚至被不法分子利用，给相关人员的生活和工作带来损失。

（二）人事档案入口管理还存在一些薄弱环节

随着经济的高速发展和就业竞争的不断加剧，也带动了一些不法行业的产生和发展，例如造假证、假学历等等。人事档案入口管理往往都是由档案管理人员一人把关，缺乏一个综合评估鉴定环节，这就给一些虚假档案材料进入个人人事档案造成可乘之机。这些融进了虚假材料的个人档案，让人事档案信息变得不真实，相对于有真才实学的人来说是不公平的，也使得就业竞争进入恶性循环，最终影响社会的健康有序发展。因此，把好档案入口和建立责任追究制度就显得尤为重要。

（三）在一定程度上限制了各类人才的自由流动

目前，我市已建立起比较完善的公务员和事业单位人员档案管理体系，而企业人事档案管理相对滞后，部分单位出于自身利益考虑，为了留住人才，限制人员的自由流动，将人员的档案封存在单位，不准个人随意转出。这就限制了人力资源的自由流动，同时也限制了个人的自由择业，影响了社会人力资源的优化配置，使有能力的人不能真正发挥自身的价值，由此导致一部分人放弃原有人事档案，在新单位重新建立一份档案，这就让人事档案管理工作出现混乱。

三、新时期人事档案管理的改进措施

（一）进一步建立健全人事档案管理体系

国家有关部门需要不断建立健全现行的人事档案管理制度，完善各项相关的规章制度和法律法规，实现用制度和法律法规管人管事。“无规矩不成方圆”，只有制度健全，有法可依，人事档案管理工作实施起来才能真正有效，切实发挥应有的作用。同时，还要成立专门的人事档案管理机构，进一步加强对人事档案的管理，使管理制度真正落到实处。如我市人社部门管理的公务员、事业单位工作人员和国有企业工作人员档案室，就是专门存放科级以下公务员、事业单位工作人员和国有企业工作人员人事档案的重要机构，为各类人才提供人事档案管理服务。

（二）进一步深化各项人事制度改革

随着国家各项人事制度改革的不断深化，政府各个层面应密切配合，加快人事档案管理制度改革，尤其是非国有企业员工人事档案管理改革，进一步畅通人才流动通道，使人事档案管理制度能够与时俱进，跟上经济发展的潮流和步伐，从而尽快建立起与时代发展相匹配的人事档案管理机制。只有这样，才能更好地使社会人力资源得到优化配置，激发各行各业的人才活力，从而形成人人渴望成才、人人努力成才、人人皆可成才、人人尽展其才的良好局面。

（三）进一步提高人事档案管理人员的素质

人事档案管理人员是档案管理工作的主要从事者，同时也是人事档案管理制度的重要落实者。因此，要着重提高工作人员的综合素质，并进行相关的培训和考核，包括档案管理的重要性认识、理论基础、实际操作方法等，以及其他方面的能力，比如计算机、档案管理相关的软件操作等。在对人事档案管理工作重要性的认识上进一步提高，在实际工作中将各种措施和方法切实落在实处，理论与实践充分结合才能使档案管理工作不再是“纸上谈兵”。

（四）进一步提升人事档案的内涵和质量

要进一步加强人事档案管理，把好人事档案入口关，杜绝假证件、假学历等虚假信息的涌入。为此，档案管理部门可成立专门的审核鉴定小组，在收录个人人事档案时，采取审核小组成员共同审核把关的办法，从而保证各项信息的准确性和真实性，使每一点信息都有充分的证明。同时，还应进一步丰富人事档案内涵，建立与纸质人事档案相匹配的电子人事档案库，可以插入个人获得的荣誉等图片信息，从而使人事档案内容信息更加生动丰富和直观，并为查阅利用档案提供更加高效快捷的服务。