论幼儿园的规范化管理之文件管理

王金玉

摘要：许多民办幼儿园在中途会有管理者流动，而新进的管理者往往不知道如何下手，面对这种情况我们最初的文件管理非常重要。本文主要探讨幼儿园的规范化文件管理。

关键词：幼儿园；规范化；文件管理

一、引言

前苏联国家领导人列宁说，信任固然好，监控更重要，国际战略管理顾问林正大说，授权就像放风筝，部属能力弱线就要收一收，部属能力强了就要放一放。我们在实际运作中有两个原则要坚持，一是统计原则，二是互查原则。

二、幼儿园文件的规范化管理策略

首先把幼儿园的文件分成几个部门来管理，根据事物的重要性分别是1安全部门、2教学部门、3人事部门、4保健部门、5后勤部门、6财务部门、7招生部门、8园务部门、9对外部门、10民主管理等，同时需要编制详细的文件。

教学部门的资料按照教学分工分成：园务资料、教师资料两大类。其中园务资料是指园务计划及其下面的各种教学的总的思路以及各年龄段组要达到的总目标，具体是根据教学计划安排下去的各种教学上面的考核评比及指标等资料；而教师的教学资料是指教师们根据园务计划的方向而制定出来的自己班级这个学期的系列文件，比如：班级计划、周计划、教案、随笔、考勤等资料，每个学期结束后园务必须收集各班级教师的手工版本和电子版本的同步资料后归档，这样便于下个学期的工作展开。就像著名的企业管理学教授沃.贝尼斯所说的，员工培训是企业风险最小，收益最大的战略性投资，企业的成功靠团队，而不是靠个人，所以员工们的培训是非常有意义的事情，在学期结束前，要通知班各组，做资料前一定要统一好格式，比如：标题字要几？文章内容字要几号？什么字体？页面设置要上下左右各多少？建立文件时一级文件名字怎么建？二级文件名字要怎么建？页眉怎么设置？页数怎么设置？装订要如何打印封面，装订要如何统一？这个每个老师交上来的资料基本上都会统一规范，不会乱的各自为政。而且一定要让组长先做范本出来后让管理者先看，等组长的资料合格后，其他人的资料按照这个范本来执行，否则等大家都做好后再去修改的话就会有怨言了。

人事部门的资料分为：员工信息类、工资类、合同类、其他证明类文件。其中员工信息类又分为：花名册、证件等信息；工资类就存储员工工资及各类相对应的考核的最终结果，当然这个文件和教学内的考核的区别是一种是考核的前期信息，而这里的考核的结果部分直接对应工资的情况，也就是最终的考核结果资料。合同就是各种员工合同的范本，随时备用；其他证明文件是指各种和员工有关的证明及介绍信等的范本文件。

保健部门的资料管理者也要收集，保健计划和保健的文件目录必须要有，这样园务管理人员就可以知道保健工作主要有哪些内容，并且要一一过目，这样如果保健要换人，您就可以知道保健的工作有哪些范围，另外保健有哪些文件范本也要一一上交到园务文件归档中，当然最好每学期末要把保健有的电子版本都要收集上来，手工的要有范本。今后如果有保健人员流动也不必担心无从下手。

后勤部门的文件一般是指各种财产物资的统计，包含维修统计，其有几个表格不能少，比如每个班级里面桌子、椅子、小床、电视什么什么的班级物品登记表，还有各处的检查表，比如：门，窗，水电等的维修登记表，还有购货后的登记，发出去用的登记表，还有各种电器的说明书和保修卡等都要保管后登记在电子版上面。每个学期结束时要上报各种财产物资的情况，以便给管理者上报需购和需补充的情况。

财务部门的资料包含了幼儿收费情况、会计要的数据、各种保险收费、春秋游收费、各种学生收费通知等，这里面一定要自己再分开会计要的类和自己平时工作要用的类型，因为会计只要结果性文件，而我们平时的工作比较散乱，所以分开存放会比较清晰，便于交流。

招生部门的资料包含每个学期的新生登记情况表，新生来园咨询说辞，新生家长的告知书、新生的保险情况、新生的收费情况，新生的体检情况等资料全部放在新生这个文件内，以便统计。

园务部门的资料一般是园务通知等资料，包含园务发布给教师，给家长的信息，以及一些眼下要做的事情都要归集在园务内，包含反馈情况，等这个件事情结束后再按照分布存到那个该存的地方去。

对外部门的文件一般存放上级发来的文件，以及要发给上级的文件，还有各种和房东发生的，和银行发生的等外部单位的文件，因为有许多文件是每年都要上报一次的，如果有保留的话就会便于来年上报。

民主管理工作包含了家委会资料、教师代表大会、工会等资料，其中家委会工作中应包含各类和家长有关的联系资料，比如家长开放日资料等都可以放在里面；教师代表大会和工会资料也是对应相应的教师开会及工会活动等资料，这些资料最好按年保存，因为都有连续性。这些资料有几个基本要素：签到、交代时间、地址、参加的人物、详细流程、内容、拍照、会议结果等要素不可缺。

三、结语

作为一个管理者，必须要自己做好范本，手把手教好下面的员工如何累计资料，就会事半功倍，有许多幼儿园的管理者一有人员调动，就不知所措，这个时候开始责怪当事人，而当时人说我自己找的到的啊，是您不知道怎么找，到后來就变成了扯皮的事情不了了之了，到了新的学期又是循环这样的结果，几个学期下来也没有一套可以用的文件，非常辛苦，更谈不上更新和完善资料内容了。

参考文献：

[1] 张琴.探讨幼儿园的规范化文件管理[J].读与写（教育教学刊），2009（9）