浅谈关于人事档案管理的方法分析

张忙

摘 要： 随着社会经济发展脚步的加快，我国教育事业的发展也越来越迅速，并且人事档案管理工作在学校日常管理工作中越来越受到重视。所谓学校人事档案，其中包含了各教职员工、行政人员以及后勤人员的相关信息，同时人事档案对学校教师的职称评定和福利分配也起着极大的作用。

关键词：人事；档案管理；方法分析

学校人事档案管理的重要性

体现学校员工的个人阅历

对于学校每个员工而言，其个人阅历都可以在人事档案上得到体现，所以人事档案管理工作至关重要。学校从事人事档案管理工作的相关人员也应该认识到做好这份工作对于学校发展的重要性，在工作中必须具备较高的责任感，要让人事档案及时得到更新和完善，保证其真实性，只有这样才能促使人事档案管理工作的有效性得到充分发挥。

是人事管理工作中的重要组成部分

在人事管理工作中会涉及许多的工作内容，人事档案管理就是其中的重要组成部分，所以对这部分的工作不容忽视，只有做好人事档案管理工作，才可能促使人事管理工作的整体水平得到提升。所以，对于学校从事人事档案管理工作的人而言，应对这部分工作内容重视起来，加强人事档案信息的准确性。

其真实完整性是学校工作质量的体现

人事档案的真实性以及完整性是衡量学校工作效率以及工作质量的标准，所以在人事档案管理工作中保证档案信息的真实完整是学校工作质量的体现，需要相关管理人员在工作中做到科学合理，相关规章制度也应得到完善，这在人事档案管理中具有重大意义。

当前在学校人事档案管理中普遍存在的问题

管理意识薄弱

在当前的人事档案管理工作中，大多数学校相关人员的管理意识相当薄弱，且忽视档案管理的重要性，从而造成了学校的人事档案信息丢失以及伪造等现象的发生。此外，有部分学校的相关管理人员在人事档案管理中甚至存在弃档的情况，主要是由于从人事档案信息上不能对一个人的综合素质进行判定，仅根据人事档案对人进行评价具有一定的片面性。并且在学校中，有许多人事档案管理员没有经过专业化的培训，通常情况下是由其他部门人员兼职，因此人事档案管理这块的重要性很容易被忽视，在实际管理工作中许多环节都变成了一种形式。

没有完善的管理规范

部分学校的人事档案管理基本上没有与教职员工以及其他工作人员的实际情况相结合，并且在人事档案管理的发展中也缺乏完善的管理规范。由于一些人事档案信息是经过不同渠道、时间以及不同部门被转交到人事档案管理人员手上的，所以造成一些档案信息的不规范。而且在人事档案管理工作中，管理人员的责任意识不强，并且在进行人事档案管理过程中实行一些不规范的操作，对丢失的档案信息也没有及时收集，甚至有些学校员工的人事档案手续相当的简洁，相关的档案信息没有及时进行更新和补充，因此也给学校人事工作的顺利开展带来了困难。

人事档案管理的方法分析

实行现代化管理

为提高学校人事档案管理工作的有效性，可以实行现代化管理，从人事档案管理中的相关环节和管理规范出发，在进行人事档案编制时，要尽量避免与国家政策相结合进行，档案管理的整个过程应将学校教职员工以及其他工作人员的档案信息采取分级管理的方式，再运用电子系统管理所有的人事档案信息，并将所有的人事档案信息进行存档。此外，在学校人事档案电子存档工作中，可以与人事管理工作一起开展，这样的方法可以有效保证人事档案信息的真实性，同时也有利于人事档案的完整。这种现代化的人事档案管理方法，可以大大提高学校人事管理工作的質量。

及时维护人事档案系统

对于人事档案管理系统而言，管理人员不能仅仅在其出现问题的情况下才想到去维护，而是在平常的工作中就应该随时关注人事档案管理系统的运行状态，实时进行维护。如果管理人员在平时没有做好系统的维护工作，那么一旦发生问题就会出现较大的维护难度。另外，人事档案管理系统的硬件和软件是重要的维护对象，这两者在维护工作中具有相当大的复杂性，所以管理人员应做好数据备份，避免人事档案信息的丢失。

人事档案管理人员应提高自身素质

随着信息技术的发展，人事档案管理工作中传统的管理方式已经无法适应当前时代发展的需求，现代化管理的出现要求人事档案管理人员必须提高自身素质。学校相关人员在日常人事档案管理工作中应该具有主动服务的观念，促使人事档案管理的服务功能得以延伸，为学校各个部门都能提供非常便捷的人事服务，帮助学校挖掘出优良的人力资源，充分发挥人事档案管理的有效性，从而实现学校人事工作的高效化发展模式。

结语

总的来说，当前学校的人事档案管理工作越来越受到重视，其对学校教学人才得以有效利用发挥着巨大的作用。由于各方因素的影响，虽然当前在学校的人事档案管理工作中依然存在着许多问题，但是在新形势下，随着人事档案管理人员工作方式的改进，即实行现代化管理，对档案系统及时维护，提高管理人员的自身素质，相信人事档案管理效率会快速得到提高。

（作者单位：西安海棠职业学院）

【参考文献】

[1]梁丽庆.浅析人事档案的管理[J].办公室业务，2012（19）.

[2]崔文谦.浅析学校人事档案管理的现状与完善措施[J].卷宗 ，2014（08）.