信息化对优化农业科研单位办公室管理的现状和对策探讨

寇运书

【摘要】无论是企业、高校还是科研院所的办公室，都是各单位的指挥中心，同时也是管理者和普通员工之间的沟通桥梁，是职工之间的联系纽带。因此，科学、有效的办公室管理对于单位的良性发展有着特别重要的积极意义。但随着信息化时代的到来，传统的办公室管理方式已经完全无法满足时代要求。必须改革现有管理方式，努力实现办公室管理的信息化。

【关键词】办公室管理 现状 信息化

一、引言

对于农业科研院所来说，办公室一般是同时兼顾科学研究与行政管理两个不同特点、但又都具有重要地位的两个职能的。对于行政管理部门来讲，办公室作为传达政策精神、部门决策以及日常办公事宜的指挥中心，能够让农业科研单位工作者掌握时代科研方向，为国家农业的发展尽责尽力。与此同时，科研工作者又能根据办公室下发的决策与办公事宜及时准确地完成当前阶段的科研工作；而对于科研部门来讲，办公室是科研工作者协同作战的家园。科学有效的的办公室管理不仅能够使科研工作者有条不紊的进行科学研究，更能提高工作效率并改善工作质量。由此可见，科研单位办公室的信息化管理能够提高科研成果的质量和数量。从长远意义上来看，科学的办公室管理更能有力的提升科研单位的核心竞争力和综合科研、科技服务水平，进而有力地促进地方的现代农业发展。

二、农业科研单位办公室信息管理的现状

（一）管理制度较为落后，与实际科研工作脱节

现如今，绝大部门农业科研单位办公室一直采用的是传统的国企办公室管理制度。这种办公室管理制度对于相对灵活的科研单位来讲较为死板，无法适应随时代不断变化的科研方式和工作模式，与科研单位的实际工作脱节，有时甚至会对某些新形式的工作方式产生阻碍效果。

相对于以前“一个人撑起一片天”的工作模式来讲，现在的企业和科研单位办公室，其工作职能划分很清晰，人员分工明确。办公室员工只需要做好自己的本职工作并能顺利与其它人员交接即可。在这种新型工作模式下，部分科研人员会专职于调研等在办公室之外的环境中工作，而另一部分则需在办公室进行数据处理以及方案制定等工作。但在实际操作层面，仍有部分农业科研单位实行的是较为落后的考勤制度与出差补助制度，这对于现如今较为灵活的工作方式已经不再适用。

（二）办公方式相对落后，资源整合与利用效率较低

目前，很多农业科研单位的办公方式比较落后，其信息资源的利用和共享效率由于受此限制，始终不能满足信息化时代的要求。而虽然有些单位已经开始进行信息化办公室管理，但由于缺乏科学统筹规划，其信息资源利用与共享效率还是比较低。具体来讲，目前科研单位各处室业务相对独立，其掌握的信息资源不能得到有效整合，有时可能造成信息传达重复和资料登记重复。如有时科研人员在递交科研报告时，需要同时把这些内容相同的报告内容交给不同的部门，由此一来不仅影响工作效率，同时还可能造成信息录入不统一、部门答复不一致等不良后果；第二，办公方式的落后使得不同部门的资源管理方式可能不一致，在进行工作对接时无法将不同部门的资源进行直接整合，这就需要工作人员进行资源的转换，不仅浪费人力物力，而且降低了工作效率。

三、办公室管理的信息化及其重要意义

（一）办公室管理的信息化

辦公室管理的信息化包含三个层面的要求：第一，办公室工作设备、工作方式、工作职能的信息化。具体来讲，就是首先办公室要采用信息化的办公设备，摆脱目前比较单一的办公室职能，如配备统一的计算机管理设备和信息化的管理系统，增强办公室的工作效率和工作质量，以便加强办公室之间和不同部门之间的沟通联系；第二，办公室管理人员和工作人员综合素质要符合信息化的办公室的要求。具体来讲，职员和管理者要具备满足时代信息化要求的工作能力，如能够熟练使用信息化办公设备和办公系统，同时还要培养信息化的工作思维和工作氛围；第三，办公室职员的分工要明确，各司其职但又靠信息化管理系统紧密联系。每个个体都是办公室这台大机器的一个齿轮，在保证自己正常运转的同时也要与其他人一起协同合作。

（二）办公室管理的信息化有利于提高工作效率

如上所述，对于科研单位的办公室来说，其职能是比较综合的。无论是对于行政工作来讲，还是对于科研工作来讲，在同一时间都可能会有很多事件需要处理，按照以往的办公室工作方法和管理制度，一方面需要占用大量的人力资源，另一方面又要花费大量的时间。而与之相比较而言，办公室管理的信息化能够充分利用信息时代的特点进行信息化办公，这样不仅能够大大缩短工作时间，还会对各种信息和任务进行统筹整合，提高工作质量。

信息收集、追踪需要信息人员有较高的行业知识和信息敏感性，培养专业化人才是关键，因此，建设造就一支专业结构合理、学士素质优良，善于经营，适应形势发展需要的现代化科技信息人才队伍显得尤为重要。例如，农业科研工作者在提交科研成果时，按以往的工作方式，就会被要求将成果同时提交给不同的部门，以便进行成果的保存、查阅以及上交上级部门。如前所述，这种方式具有很多弊端。而办公室管理信息化建设完成之后，只需将成果原件封存，同时保留电子档，这样的话不仅能够提高工作效率、节约占地空间、减少保存开支，从而使资源得到最大程度的利用。与此同时，科研成果的功能性也能得到很好的体现。

（三）办公室管理的信息化有利于提高管理水平

首先，信息化的办公室管理，能够及时、准确地将员工的考勤、工作汇报等信息录入办公室管理系统。管理者只需查看系统的分析报告，便能了解职员的工作状态，从而能够做出合理的判断，为之后的职能分配和工作评价提供信息支持。其次，信息化的办公室管理，能够帮助管理者分析职员的工作能力并且为管理者分析职员的工作态度提供客观数据。从而管理者能够在短时间内制定职员的培训方案和考核方案。如此，管理者就能准确地把握职员的发展动态和发展轨迹，为制定管理方案、改变管理方式提供辅助性支持。最后，信息化的办公室管理，改变了以往简单的上下级间的指令传递方式，管理者可通过信息化管理系统将每一个指令准确无误地传达到对应的职能负责人。如此一来，便能够有效提高指令传递效率并且减少传递失误率。除此之外，还能够减少传递时间，提高工作效率。

四、办公室管理信息化的对策研究

（一）完善信息化设施与配置

办公室管理的信息化离不开信息化的基础设施，如在办公室配备计算机和与信息化管理系统相适应的电子器械，同时要搭建连接各个办公室和各个部门的信息化服务平台。与此同时，要将办公室管理信息化的功能具体化，如建立完备的考勤系统与员工能力分析系统等。除此之外，还要将办公室现有资料和信息录入到信息化管理系统，以完成新旧办公室管理方式的对接工作，为办公室管理的信息化打下基础。

（二）树立正确的观念

为了适应时代潮流，办公室管理者和员工都要清楚地认识到目前的办公室管理已经无法满足信息化时代的要求，为了提高工作效率和管理水平，必须改革相对落后的办公室管理方式和管理系统。办公室管理的信息化离不开员工的支持和领导的重视，但员工和领导也要认识到信息化的办公室管理并不仅仅是办公室设备等“硬件”那么简单，更重要的是信息化的管理人员和管理模式等“软件”。要同时做到“软硬结合”，才能形成信息化的办公室管理，才能真正摆脱掉目前效果较差的管理模式。

（三）提高工作人员的个人素质

农业科研单位办公室工作人员的个人素质会直接影响到管理工作的工作效率，甚至可能影响到科研进程。因此，科研单位和其他单位必须注意加强员工的个人素质，加强工作人员的信息化办公意识和信息化办公技能，以增强其对于信息化办公室管理的认识和运用能力。为此，单位要制定符合实际的培训计划，并且要做好培训考核和评价工作，除此之外还要在培训结束后继续跟进指导，让员工充分掌握信息化办公能力和技巧。

参考文献

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