企业印章管理的法律风险初探

刘 革

中铁十一局集团第六工程有限公司，湖北 襄阳 441003

企业印章作为企业对外意思表示的一种手段与途径，是企业经营管理活动中行使职权、明确各项权利义务关系的重要凭证和工具，在企业的社会经济活动中发挥着极其重要的作用。笔者拟结合自身工作，就企业印章管理过程中存在的风险及其防范，作以下探讨。

一、企业印章的概念

企业印章是指企业刻制的以文字、图记表明主体同一性的公章、专用章，它是企业从事民事活动、行政活动的符号和标记，其在企业经济活动中的地位和作用表现在：

(一)企业印章是企业身份和权力的证明，盖有印章的文件受法律保护，同时意味着企业对文件的内容承担法律责任。

(二)企业印章是公司经营管理活动中行使职权的重要工具，关系企业正常经营管理活动的开展，甚至影响企业的生存和发展。

二、企业印章的法律意义

如前所述，企业印章是经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，是企业对外意思表示的一种手段和途径。在实践中，相对人以加盖印章作为企业真实意识表示，进而开展正常的民事活动。基于此，相对人是以印章作为企业真实意识表示的判断，一旦该企业印章被人仿冒、盗用，容易造成法律意义上的表见代理风险。

表见代理是指行为人虽无代理权，但由于本人的行为，造成了足以使善意第三人相信其有代理权的表象，而与善意第三人进行的、由本人承担法律后果的代理行为。正如《合同法》第49条规定：“行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立合同，相对人有理由相信行为人有代理权的，该代理行为有效。”其意义在于维护代理制度的诚信基础，保护善意第三人的合法权益，建立正常的民事流转秩序。“员工私刻印章签合同致他人受损，因属表见代理而由公司承担责任”的案例屡见报端，值得每一位管理者深思。

三、企业印章管理中存在的主要问题和法律风险

为避免因印章使用不当而引发表见代理风险，必须首先厘清印章管理实践中存在的主要问题。

(一)刻制风险。一是未经批准擅自刻制企业印章。印章的刻制应由企业领导人员批准，个别企业没有严格执行审批程序，而是根据业务需要进行刻制。二是未在公安机关指定单位刻制，未履行备案手续。印章承制单位必须是公安机关制定的专业机构，非指定单位刻制的印章无法进行备案，亦得不到公安机关认可，当属“假章”。

(二)保管风险。一是未指定专人保管，或因人员调动、离职，造成印章保管人变更频繁，一旦交接不畅极易出现管理空档。二是未经审批擅自外带印章，此时，若未指定专人携带并按计划用印，将会使印章置于损毁、遗失或被人盗用的风险之下。三是印章使用后未及时落锁，而是随意放置。印章遗失或被盗后未在第一时间报告，也未及时发布作废声明，期间一旦被人恶意使用，在没有充分证据的情况下，企业无疑要承担相应的法律责任。

(三)使用风险。一是未经审批擅自用印。实践中，多存在未批先盖、先盖后补等审查不严的现象。二是未建立印章使用台账，无原始审批记录查询。现代企业管理虽多已普及网络办公，但仍存在使用纸质申请或领导手签资料用印的情况，易出现原始申请单遗失或手签事项未予登记的问题。三是空白页用印不规范，更有甚者直接在空白纸张上用印。

(四)回收风险。未建立完善的印章回收管理制度，废止的印章未及时收回、销毁，造成印章流失，存在被人恶意使用或仿冒的风险。

四、企业印章管理法律风险防范措施

为有效解决企业印章管理中存在的问题，规避可能出现的法律风险，企业需从自身出发，在制度建设和使用流程上下功夫。

(一)健全管理制度。一是明确印章管理归口部门和印章管理职责，实行归口管理、分级负责。由印章归口部门负责企业印章的审批、刻制、备案、回收、销毁、监管等工作，各印章的具体使用、管理部门或单位，承担、履行相应的管理职责和义务。二是明确印章刻制、备案、保管、使用、停用和销毁等业务流程，做到有规可依、有章可循。三是明确管理责任，对私刻印章、擅自用印、因管理不善造成印章被盗或遗失的，应予追责。

(二)提升人员素质。一是明确岗位职责，选择政治素质好、保密观念强、敢于坚持原则的内部职工保管印章，不因上级指令或人情关系而改变本应遵循的程序。二是增强辨识能力，用印时做到“先审批、再核实

、后用印”，认真核实领导签字、用印资料。三是强化责任意识，须由印章保管者亲自加盖，不得他人代劳，避免夹带、空白页用印、证照未注明适用范围、应盖未盖骑缝章等情况。

(三)完善应急预案。当出现印章被盗用、仿冒或遗失等情况，应第一时间上报并启动应急程序。一是及时向公安机关报案，保留相关证据，追究盗用、仿冒或偷盗者法律责任。二是在市级以上公开发行的报刊上发布遗失声明，公开告知利益相关人。对可能出现的仿冒合同，要与相对人协商或通过法律途径解除。三是重新刻制的印章应与原章有显著区别。

随着企业的不断发展，印章管理难度也在不断加大，但其作为企业管理和风险防控的重要一环，管理者更应从细部着手，把握好每一环节，最大程度降低法律风险，提高企业依法治理、合规经营的能力。