人事档案管理工作影响因素及其应对策略

杨凤艳

（100036 中铁六局集团北京铁路建设有限公司 北京）

随着经济和社会的发展，人们的生活工作状态发生了巨大的变化，工作的变动性越来越大，同时，对工作内容和状态的考核评价也日益增加，导致人事档案的使用和重要性更加凸显。基于此，加强人事档案的管理工作，无论从当事人还是企业的角度，这都已经成了一种必然的需要和要求。就目前的人事档案管理来说，存在着许多有待解决的问题，这些问题限制并阻碍了人事档案管理工作提升到更高的层次，对于人力资源管理和企业其他一些工作，也都形成了一些不利的影响。鉴于对人事档案管理一些错误模糊的认识，有必要将这些问题进行研究阐述。

对于人才交流中心和各企事业单位的人事管理部门来说，人事档案管理工作就是日常需要完成的一项基本工作，这项工作的完成情况直接关系到了当事人的职业发展，是确保人才顺畅流动和促进人才管理健康发展的一项比较重要的工作内容。事实表明，人事档案是用于存储目标人才资源以及涵盖人才全部信息的一种重要方式，对人才流动时的身份及工作情况介绍，有非常显著的作用。因此，认真做好相关的人事档案管理方面的每一环节工作，有效服务于所有人才以及人才资源的相关交流开发等任务，这是目前进行人事档案管理以及推动人才有效交流的重要方法选择。而努力研究关于人事档案管理工作中的问题、方法和工作具体的细节性内容，提出相应的对策意见，这也是作为从事人事档案管理工作人员的职责所在。

一、人事档案管理概述

通常意义上讲，人事档案主要是用于记载当事人的个人经历以及大项活动情况等的一些基本数据和信息，明显具有在客观意义上的真实性和参考性，是最主要的个人的历史性参考材料。其主要内容基本涵盖了当事人的思想政治、基本素质、业务能力以及成长过程中的主要经历等各方面内容，这些内容信息可以凸显该当事人完整客观的描述。基于这些描述，人事档案一方面彰显了当事人在生活、学习、工作，以及相关学历取得和相应专业技术职务等内容，是对自然情况的具体描述。另一方面则具体记录了当事人的家庭和社会关系，以及取得的奖惩等基本情况，利用人事档案的这些记载信息，持续进行记录、保存，通过适当管理，可以为当事人在应聘过程中，提供给相应的岗位以及实际的用人单位提供更为动态和真实可靠的详实资料以及数据内容，这也是进行人事档案管理要达成的主要目标。

因此，必须正视人事档案管理，在工作中要展现出足够的职业精神和负责的态度，对于档案管理中的基础工作，包括分类整理以及档案保管等方面的内容，都要一一做好，要本着对当事人以及企事业单位负责的精神，将工作范围内的每个细节问题处理好，以实际行动支持人才队伍建设的合理配置以及人力资源管理的卓有成效。

二、人事档案管理工作影响因素及其应对策略分析

1.目前人事档案管理的关键影响因素

在如今信息化时代，一谈到人事档案管理工作，给人的感觉就像一个老旧的仓库和成堆的纸质档案袋，有着浓浓的怀旧气息。但实际的档案管理，远非想象中的这样，这个工作也是有着自己的规则和乐趣。尤其随着新档案管理技术的采用，人事档案管理工作已经与最新潮的现代先进技术挂上了钩，想要做好这项工作也绝非想象那么简单。根据实际工作中的实践经验，对于目前的人事档案工作的管理有一些非常重要的影响因素，现将这些因素和原因进行如下的分析：

（1）重视程度对于人事档案管理非常关键。只有把人事档案的管理当作一项重要的工作对待，才会促进这项工作的顺利开展，如果整个单位对人事档案的管理都采取接受和认可的态度，尤其是任职于人事档案管理的人员，更要引起高度重视，其结果不言自明。真正的重视体现在方方面面，比如对档案管理工作的监督检查，对档案管理制度的严格督促，对工作成果的考核验收等等方面。加大关注和重视的程度，会促进许多相关困扰问题的彻底解决。

第一，人事档案管理上要严格管理制度。制度清楚规范，就会避免随意性，如果制度不健全，在具体的落实中就会很差。在某些单位中，领导对人事档案的管理非常了解和理解，档案管理的整个过程就会切实有力，执行中的具体条文落实到位，经得起推敲和考研。那些已制订的人事档案管理制度，对于实际的工作过程有帮助、规范和指导作用，制度健全，才能人人有责，事事有根据。而这也最终体现在对具体业务的管理落实中，执行效果很好。大家都会将人事档案管理当作重要的事看待，涉及到自己的内容都会认真对待。

第二，单位领导的业务能力也非常重要。在人事档案管理上领导要避免拍脑门想当然，就要具备对基本的人事档案管理原则和规则的了解掌握。单位的领导要善于从具体的工作中学习，对于人事档案管理工作不能当然，看到什么不懂的东西多问几个为什么，在不了解实情不懂得规程的情况下坚决不乱指挥，必须给出态度的内容也能够广泛考虑充分调研，而且准备出调整的余地。坚决不能造成制度执行朝令夕改的情况，这样下面的人只会忙得焦头烂额，甚至有时难免采取能拖就拖的工作态度。这样的情形必须在工作中避免，任何情况下都不允许发生。

第三，提高对人事档案的及时性和可信度管理。在人事档案管理上要重视档案对于当事人的重要影响，填写内容要规范及时，不能擅自涂改，提高档案的及时填写准确性和可信度。对人事档案进行动态及时填写，这就是一种对当事人负责的态度，也是对企事业单位负责的态度。

分析这些影响因素，根本的地方主要还是要单位上下提高重视这项工作的程度，有了重视，就会在必要的地方多投入精力和资源，所有做的工作都要出于认真负责的态度。既然国家有这方面的明确要求，那就该有的机构都保证有了，其他的就要逐步就位。结果就会促进规范的行为完全经得起实际工作的检查，这是对当事人负责任的态度。对人事档案管理的日常工作持续投入，这不仅表现在资金方面，尤其是对人员的配备上，要根据人员的素质和单位需要进行专人指定，因为，如果管理人员频繁发生变动，工作的延续性就会受到影响。

2.汽缸列1进气凸轮轴调节相位0.15°(正常值位于±3°以内)，说明正时应该不存在问题，暂时也不予理睬。

（2）基础设施建设应满足使用要求。人事档案管理，需要具备一些基本的硬件条件，比如环境合适的办公场所，以及足够宽敞且做过防潮防火防盗等相关处理的档案储存室，在企事业单位中，这些最基本的基础建设需要得到保证。具体来说，有以下几个方面的内容需要引起注意。

第一，基础设施如果过于陈旧，就难以发挥使用功能，会一定程度严重影响了人事档案管理工作的正常开展。客观上说，一个单位的人事档案室应该设置在室内整洁，设备齐全，环境优雅的办公场所，实际的情况也基本能达到这一标准。工作环境差一点可以克服，但绝不能影响到工作的正常进行。尤其是一些重要的场所和部位，必须不能有一点含糊，包括专门存放人事档案的固定场所，即便因为特殊情况临时进行存放的地方，其环境也要有相当的保障，不能造成档案中的一些重要材料发生霉烂变质等问题。

第二，技术条件如果过于老旧，就会对现阶段人事档案管理工作的发展要求形成一定限制。目前已经步入信息化时代，计算机、网络技术使得人事档案管理有了更强大的功能平台，通过技术升级，不但提高了管理的效率，还能进一步降低管理的成本，是一种非常适合的选择。企事业单位要对此充分研究，选择合适的方式推进人事档案管理的数字化转换进程。提升这些档案的调阅、编辑、审核、整理等过程的效率，降低劳动强度。

2.人事档案管理的对策分析

这些因素能否引发新问题的出现，归根结底还是管理得不得法的原因，从根本上没有意识到档案工作的具体操作要经过怎样的一个程序，就理所当然地将其按照自己的想法安排了基础建设的内容，忽视了该工作对于实际业务开展的真正需要。这就要求具体负责该项工作的人要及时向相关的领导反馈这些事情，争取通过这些努力引起相关领导的重视，从根本上解决基础建设方面存在的问题。在反应问题时，不仅要站在人事档案管理的角度，还要站在更高层面上讲明这些弊端对于人力资源管理，以及企事业单位的正常发展产生的负面影响，也许就能有一定的效果。

（1）加强基础建设。人事档案管理的基础工作，就是对这些档案的登录、收集、整理、存储等内容，将这些工作扎实做到位，是作为业务人员必须完成的责任。随着我国人事制度的进一步改革，实际的人事档案管理工作又增添了许多新项目和新变化。必须要结合自己单位的工作实际，通过加强业务学习，提高业务能力，最终将这些工作一一做好。从企事业单位的角度说，基础建设就包括基础的硬件建设和软件建设，硬件指的是物理基础，包括办公室、库房等的建设，软件就是技术方面的投入，要通过引进先进的管理系统，提升人事档案的管理水平。

一些单位出于企业信息化发展的需要，会上马相应的电子档案管理系统，系统进入的同时，人员和技术也要同时跟进，确保设备发挥应有的作用，确保系统的全性能发挥效力，同时还要确保人员的基本稳定，不能发生刚会用了又换人的问题。再者，包括工作场地的安排，库房设施的准备，以及一些电子存储设备的相关维护操作等等，都需要给予相应的管理和重视。

继续探讨下去，就会发现，这与单位领导的管理思想有直接关系，他们在注重可以直接产生效益的工作，或者能对产生效益有直接影响的工作的同时，也要重视这些对企业发展有间接影响的工作内容，即便是举手之劳的工作也没有当作小事来看，这对于其他工作的促进作用，也是非常巨大的。既然所有的单位都需要通过人事档案来鉴定当事人的工作情况，这也必然要成为员工关注的内容，通过在人力资源管理中对人事档案管理进行充分的把握和利用，这将是一个非常好用的工具。做好人事档案管理，不仅有利于对当事人的考察评价，也对企事业单位的正常运营有着非常大的推动作用。

（3）加强队伍建设。相对而言，人事档案管理是一项专业性较强的工作，看似很多人都可以做，但真正做好可绝不容易。因此，必须注重队伍建设，保证人才队伍的稳定同时，形成建设梯度，由有经验的带年轻刚加入的，通过这种手把手的传授，提高实际管理的水平。同时，一些新技术的涌现，需要有一个比较稳定的技术保障队伍，要培养出一支具备综合能力的业务队伍，方方面面的工作都可以做，这样是最稳妥和高效的处理方法。

人事档案管理工作的效果，最终要落实在业务人员的身上，如果工作人员的业务素质偏低，其最直接的表现就是工作缺乏章法没有头绪，没有工作思路和工作技巧。缺乏章法主要是指工作中缺乏必要的条理性，哪样先干哪样后干怎么干，具体程序都不十分清楚。没有头绪就是指对某项具体的工作怎么开展没有概念，在遇到难一点的工作时就会发懵，找不准工作的关键和节奏。没有工作思路就是将工作上升到理论的高度这方面的能力有欠缺，只能就事论事，工作缺乏举一反三的创造性。工作没有技巧就是缺乏工作的经验，导致工作标准低质量差，在一些环节上有漏洞。而这些隐患的解决办法就是加强业务学习，提升能力素质。

业务能力来自专业的培训，如果业务人员未经过任何专业培训就上岗工作，同时又没有人可以指导帮助，就会造成水平低的情况，而管理制度是对人事档案管理的正规化操作的根本。加强岗前岗后的专业培训，严格制度落实，就会有根本的改善。

三、结束语

综上所述，人事档案管理是一项非常细致具体的工作，其影响非常大，需要引起相关人的高度关注。从个人的角度说，这是证明自己身份和能力的关键文件和资料，对于目前工作变动频繁的社会，需要人事档案真实客观地反应本人的具体情况。从企事业单位的角度考虑，加强人事档案的管理，可以为人力资源管理奠定一定的基础，是可以把握的重要工具。对于管理过程中存在和发现的问题，必须以务实的态度，从方方面面想解决的办法，切实实现对整个管理的促进和推动。

参考文献：

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[3]李清河，张帆.刍议人事档案管理的几个问题及对策[J].2016,8.