探索实践“343”工作法构建档案管理工作长效机制

文 ／何庆良 李 智

档案管理工作是单位管理工作的一部分,是提高单位工作质量和工作效率的必要条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个单位管理水平的重要尺度。近年来，湖北省民宗委认真贯彻执行 《中华人民共和国档案法》和《湖北省档案管理条例》等法律法规，本着围绕中心，服务大局的原则,紧密结合基层工作实际，积极掌握新方法，努力探索新途径，不断总结新经验，较好地实现了中心工作与档案管理同步推进，同步发展，实现了档案管理工作规范化、科学化、信息化、专业化目标，为全省民族宗教工作的良性开展提供了强有力的保障。2011年、2014年先后两次通过省级档案管理特级复查，2017年档案文件全面实现电子化、数据化，并顺利通过省级评审。

坚持三个到位,在夯实管理基础上下功夫见成效

坚持制度建设到位。从完善档案管理制度入手，坚持把档案管理工作放在机关规范化管理的重要位置，与中心工作、机关管理和党建工作同部署、同推进、同考核，先后出台一系列规范性文件，使档案工作有章可循。成立以委主要负责同志为组长的 “档案管理工作领导小组”，全面负责档案收集、整理、利用等工作。领导小组下设“办公室”，落实档案管理的日常实施工作，形成了委分管领导牵头，办公室主任和分管副主任主抓，专(兼)职档案员具体负责的档案工作机制。

坚持队伍建设到位。专门设立档案室，配备专业档案管理员，在各处室（中心）指定一名兼职档案员，形成以档案室为主，各部门齐抓共管的档案工作网络体系。通过专题讲授、以会代训、实践考察等方式，积极组织机关干部参加内部和社会上的档案知识学习培训，学习掌握国家档案法律法规和机关档案管理要求，印发《档案工作五年规划》《湖北省民宗委机关档案管理办法》《档案管理工作情况通报》，强化档案管理工作的法规意识、责任意识。

坚持设施建设到位。将档案工作专项资金列入年度预算，并逐年递增，在财力物力人力上给予充分保障。针对办公楼的内部结构特点，专门配备档案用房，做到办公室、阅文室、档案库房、荣誉室四室分开。目前，湖北省民宗委档案办公用房总面积达到145平方米，并配置空调、除湿机、密集架、电脑、打印机、扫描仪等档案保管设施，安装铁门、铁窗、铁柜、消防烟感器等安保基础设施，确保档案实体及库房安全。

聚焦四化目标，在提升管理水平上下功夫见成效

目标管理科学化。坚持把档案工作纳入目标管理，实行单位主管领导、办公室主任、档案管理人员三级连带责任制，根据《目标管理考评办法》，结合部门职能职责制定档案奖惩制度，形成分管领导负总责、办公室主任日常管、专职档案员具体抓的档案管理责任运行机制。同时，加强系统档案管理工作的分类指导，建立全省民族宗教系统机关档案工作基础台帐，编制市县民族宗教部门档案工作基本情况统计表，档案目标管理达标升级情况自查汇总表，每三年对系统单位的档案达标情况进行通报，确保职责明确、责任到人。

流程管理规范化。根据档案管理办法和有关制度要求，采取“请进来，走出去”的办法，多次邀请省档案相关业务部门的同志现场指导，学习借鉴兄弟单位档案管理工作的成功做法，从各类档案的收集、整理、移交、保管、借阅等各个环节严格把关，做到纸质（电子）档案收集齐全，保管期限划分准确，卷内文件排列有序，卷面标识填写齐全，借阅台帐清晰规范。

档案管理信息化。一方面，不断完善档案室室藏六大门类目录和文件级数据库，增配电子文件在线归档软硬件设施，对委机关10年的文件档案进行扫描归档整理，并对六大门类档案实行数字化管理。另一方面，加大经费投入，大力开展档案在线归档建设。在省档案局的指导下，投入专项资金20多万元，与武汉翰旺科技有限公司联合开发电子档案在线归档软件，实现电子文件的在线归档，提升了档案管理信息化水平。

开发利用专业化。高度重视档案资源的编研开发和利用，为方便查询和提高效率，同步编制纸质和电子目录，编研了组织沿革、全宗介绍、大事记、基础数字汇集、发文汇集、调研论文和重大会议汇编等各类资料1700余卷（册），出版《难忘的二十年》《民族宗教工作法律法规政策汇编》《湖北民族工作30年》《全国推广湖北省对口支援民族地区发展经验交流会资料》《全国推广湖北对口支援民族地区发展经验交流会及湖北省实施“616”对口支援工程新闻集锦》《和谐荆楚 五教同光》《湖北省民族工作大事记（1979－2010）》等汇编资料，较好地为中心工作提供了服务和保障。据统计，三年来档案室为各方面提供档案利用4000多人次，查阅资料1000余卷3000多件，为服务决策、编史修志、解决矛盾提供了重要依据。

强化三个意识，在提高管理质效上下功夫见成效

强化监督意识。档案管理人员每月初对当月该移交的归档资料进行提醒，月底进行信息反馈，督促各部门完成资料移交。办公室主任不定期抽查，每半年对资料全面检查，做到“三查、三看”，即：查卷宗目录，看是否有破损材料齐全完整；查明细分类，看材料归类是否准确；查装订整理，看是否有破损材料并及时补救。及时发现和解决档案工作中遇到的疑点、难题。目前。湖北省民宗委档案库房室藏文书档案21799件；科技档案20盒；会计档案2783卷；出版物档案138盒；声像档案115盒（卷）；电子档案光盘类71盒，移动硬盘类1件；实物档案219件，不仅解决了历史遗留问题，也使各级干部在整理基础资料的过程中得到业务学习和锻炼。

强化质效意识。注重加强对档案管理基本知识、档案归类方法等级内容的学习培训，提高档案管理人员档案知识的业务素质。切实抓好档案收集整理环节，对每一类档案的立卷、移交时间明确规定，并将档案材料收集责任落实到具体工作人员，制定统一的档案整理标准，保证档案存放科学规范。不断创新档案管理的方法和手段，从收集到分类、从归整到立卷，从录入到每一份卷宗系统自动生成电子码，直接归入相对应的档案盒，实现档案收集的系统性和完整性。目前，湖北省民族宗教系统档案目标管理达 “省特级”的单位2家，达“省一级”标准的单位有65家，达“省二级”标准的单位有9家，5个宗教事务服务中心有3个达到“省一级”，2个达到“省二级”，总达标率为93.8%。

强化底线意识。湖北省民宗委坚持把档案管理纳入单位的 “保底”工程常抓不懈，管理人员落实每天清扫档案室，查看温湿度记录仪，并做好详细检查记录，确保库房温湿度达到满足要求。出门或下班时关掉电源、关好窗户，放下窗帘，锁好铁柜、铁门，定期对灭火器、电源、线路、开关插头等进行安全检查。同时定期举办档案工作交底会，组织相关人员学习《档案管理工作制度》，明确档案编制及移交要求。针对业务主管部门检查过程中发现的问题，及时制定整改措施整改到位，并举一反三，避免类似问题重复出现，促进了档案管理水平的不断提升。

编后:创新是当今社会生产力解放和发展的基础与标志，是中华民族几千年来生生不息、发展壮大的重要动力。没有创新，就没有人类的未来。创新也是档案工作保持蓬勃生机的力量源泉，档案工作者只有与时俱进，破除传统观念，大胆探索，勇于和善于在实践中创新，才能不断推动档案工作向更高层次迈进，才能适应经济社会发展的需要、适应和服务于社会各项事业，才能使档案工作充满生机和活力，促进档案事业可持续发展。