市政工程档案数字化管理的探索与对策

文/王 梅

随着我国信息化的快速发展，企业的档案管理工作面临新的技术环境。各单位通过局域网、远程互动平台在企业相关资料的数据化生成、流转、利用、共享等方面均取得了不同程度的进展。而档案室作为各种信息资料归集、编研、利用的部门，其管理手段、存储介质等各方面都不可能游离其外，也不应该落后于日趋先进的技术环境，必须要跟上时代和企业的发展步伐，与时俱进

随着我国城市化进程的不断加快，各类市政工程建设也在加速发展。市政工程作为政府为人民建设的公共基础设施，涵盖人们生活工作的方方面面，与人民生活息息相关，如道路、桥梁、地下管网、休闲广场等等。作为市政工程建设单位，在信息化逐渐发达的今天，档案管理工作越来越受到企业和社会各界的重视。

随着我国信息化的快速发展，企业的档案管理工作面临新的技术环境。各单位通过局域网、远程互动平台在企业相关资料的数据化生成、流转、利用、共享等方面均取得了不同程度的进展。而档案室作为各种信息资料归集、编研、利用的部门，其管理手段、存储介质等各方面都不可能游离其外，也不应该落后于日趋先进的技术环境，必须要跟上时代和企业的发展步伐，与时俱进。

宝鸡市政工程有限公司是国家市政建设工程二级企业，有着五十多年市政工程施工历史。具有市政公用工程施工总承包二级、桥梁工程专业承包二级、公路工程施工总承包三级资质。作为宝鸡市唯一一家以市政工程建设为主体的专业单位，几十年来，承建过多项市级及周边城市公路、桥梁、广场等重点工程项目。如宝鸡市陈仓大道、市石坝河桥梁、市行政广场、杨凌示范区城南路西延市政工程、咸阳市迎宾大道、天水市经济技术开发区社棠区六号路工程等众多市政工程建设任务。在工程建设中，大量的工程档案源源不断地涌进企业档案室，因此，管好用好工程档案，逐步实现数字化档案管理，对提高企业经济效益促进企业跨越发展具有十分重要的意义。

一、提高工程档案数字化管理的认识。为了顺应信息化技术发展，为社会经济建设提供更准确、更便捷的档案服务和利用，进一步加快企业发展步伐，充分实现档案的资源共享，进行工程档案数字化建设显得尤为重要。

一是要转变思想观念，善于接受和学习新事物，做到与时俱进。特别是企业的主管领导，要从思想上重视工程档案的数字化建设和管理工作，认识到此项工作对企业发展的重大意义。档案工作人员更要先人一步，及时学习和接受数字化管理模式，做到想在前、学在前、干在前，逐步实现纸质档案向数字化档案管理的转变。二是要加强档案法规、条例等相关文件的学习和宣传。企业档案工作主管部门要加大宣传力度，积极宣传国家省市主管上级有关档案管理方面，特别是工程档案管理方面的新法规、新条例和新办法，使企业领导和档案工作人员及时了解和掌握最新的知识和信息，深刻认识数字化管理对企业发展的重大意义。档案管理人员还要多向主管领导汇报，取得领导的大力支持，推动企业把档案数字化管理作为发展的重要内容抓紧抓好。三是要开展形式多样的数字化档案管理工作。采取多种形式加强计算机信息技术及数字化档案管理分类、鉴定、存储、读取等专业知识学习。积极参加此方面的专业技术培训，力求做到资料完善，归档合理，利用方便，保密到位。在日常工作中要发挥工作主动性，善于运用计算机、网络等先进的技术手段主动存储有价值、能利用的信息，充分利用好各类信息资源。要逐步建立企业数字化档案信息网络平台，在一定范围内实现工程档案的资源共享，充分发挥数字化管理的优势，提高档案利用率和工作效率，提高企业经济效益。

二、加大工程档案数字化管理的投入。要实现档案的数字化管理，最基本的条件就是配套的软、硬件设施。比如，在硬件方面要配备专用计算机、扫描仪、传真机、光纤传输系统等各种能进行网络运行的专用设备，这样才能确保数字化管理顺利开展。在软件方面，企业主管部门要和上级部门主动加强沟通与协调，尽可能地统筹开发能够相互兼容的软件系统或购买使用同一软件系统，力争在组织管理、信息数据、保密等体系等方面保持一致，充分实现资源共享，不断推进档案管理工作的科学化和先进化。

三、抓好工程档案数据库建设。数据库是按照数据结构来组织、存储和管理数据的建立在计算机存储设备上的仓库。简单说就是电子化的文件柜，它具有较高的独立性和易扩展性，可为各种用户共享。对于企业工程档案数字化建设来说，首要任务就是由“物质流”（纸质档案）向“电子流”（数字信息、电子档案）的转变，这就需要我们必须先要建立起档案管理的信息平台，将大量的档案信息化、数字化，形成有效的数据库。而档案信息资源是数据库的灵魂，对各种信息资源的处理建立数据库的前提。现阶段档案管理信息化常用的主要有以下两种方式：（1）原始资源→扫描→转化为JPEG格式→加工软件识别→校对；（2）原始资源→电子照片→转化为JPEG格式→加工软件识别→校对。建立档案管理数据库系统是一项长期而复杂的任务，是一个从无到有、从低到高、从单个到群体的循序渐进的过程，不可能一蹴而就。因此，企业要结合生产经营实际及人员专业技能水平制定出切实可行的、科学的数字化档案管理发展规划。

四、做好工程资料的收集整理，确保全面准确无误。在工程档案数字化建设过程中，最根本、最基础的问题就是工程资料的收集和整理。一般来说，企业主要从两个方面进行：一是由各项目部、相关科室根据国家省市及主管上级等有关规定，如国家档案局、发改委、基本建设委员会、住建部等印发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》《科学技术档案工作条例》《建设工程文件档案整理规范》等文件要求，对应归档的工程资料进行鉴别和筛选，按规定的类别和问题进行有效分类和组卷，并对案卷进行装订、编目等；二是对整理好的工程资料进行归类和移交，再由档案室及时处理、分类。同时由档案工作人员将有关资料进行扫描、存储、编制档案号等，最终纸质案卷、电子档案同步走。

五、建章立制，保障工程数字化档案管理的安全性。尽管不断完善的技术手段可在一定程度上保护电子文件信息的安全，但网络黑客的技术手段也在不断加强。因此，保障电子文件信息安全最终将通过“技术+管理”来实现。一是要建立健全企业计算机和网络系统的各项规章制度。对计算机操作人员和网络工作人员职责需严格规范。加强对密码、口令、授权的管理，重视软件、数据库的管理维护工作，禁止使用非法软件。二是要建立电子文件全过程管理制度。电子文件信息的不安全因素贯穿于其形成、处理、收集、整理、归档、保管、利用等各个环节。因此，必须建立涉及全过程的一整套科学、合理、严密的管理制度并完善监督机制，严格加以执行。三是对档案工作人员进行安全教育，提高保密意识，进行加密业务培训，提高操作技能，切实保障工程档案信息资源的安全性。

六、加强数字化档案人员的引进和培养。企业要加大数字化档案管理人才建设力度，要招聘、引进、培养既懂档案专业知识又懂计算机技术的复合型人才。在职务晋升、职称评聘、福利待遇等方面给予他们与其它管理岗位平等的权利，充分调动起档案工作人员的积极性和创造性，进一步顺利实现企业纸质档案与数字化档案管理的双轨制。

综上所述，随着网络信息技术的不断涌现和广泛应用，数字化信息和数据库将渗透到我们生活的每一个领域。而工程档案的数字化建设与管理也必将是市政工程企业档案管理工作的最终发展方向。面对困难与挑战，档案工作者一定要撸起袖子加油干，深化学习，提高本领，不断探索数字化档案管理的新方法和新举措，积极借鉴先进单位的先进经验，取长补短，推陈出新，以优异的档案管理工作为企业的可持续健康和谐发展做出积极的贡献！