浅谈协议库存需求计划科学化管理模式

陆平+江烁

摘 要：协议库存需求计划预测的准确性直接影响招标采购以及合同签订、履约，加强统计预测分析，提高需求计划上报准确率，采用科学合理的方法对实际需求计划进行匹配，有效整合采购资源，提高电网投资效益。

关键词：电力；物资；协议库存；计划

中图分类号：F274 文献标志码：A 文章编号：2095-2945（2018）01-0141-02

Abstract： The accuracy of the forecast of the agreement inventory demand plan directly affects the bidding purchase， the contract signing， the performance， strengthens the statistical forecast analysis， enhances the demand plan to report the accuracy. Scientific and reasonable methods are adopted to match the actual demand plan， to effectively integrate procurement resources， and to improve the efficiency of grid investment.

Keywords： electricity； material； agreement inventory； plan

1 概述

协议库存采购是指根据未来一定时间内物资采购需求的预测，统一物资技术和商务采购标准，通过招标或者非招标的方式，一次性确定一定时期内的多个协议供应商，并以协议形式将采购数量、单价和有效期等内容予以确认。待实际项目物资需求提出后，与供应商签订采购供货单分批或者分期进行供货，并据此结算货款。协议库存采购有效整合采购资源，减少重复采购，提高采购供应效率和电网投资效益。

协议库存物资一般要满足以下四个条件：需求频度高、技术标准统一、响应时间短、年度需求数量较大。协议库存管理的理念是以需求为导向，以市场换库存，充分利用供应商循环生产的资源，通过“增量招标、余量滚动、即时供货、全面履约”的运行机制，实现协议库存物资集中招标及其应用结果的常态稳定运转。

随着协议库存招标规模逐年扩大，其优势越来越显著。因为协议库存采购存在多变性和不确定性，所以黑龙江省电力公司建立了一套符合我省实际情况的协议库存需求计划管理方法，为准确及时提报协议库存需求计划，提供了科学有效地保障。

2 協议库存需求计划预测管理

物资计划作为物资管理的龙头，要求及时性和准确性，并且确保物资供应为工程项目服务，因此我们根据项目的里程碑进度，结合国网公司、省公司年度协议库存计划安排时间节点，利用科学的统计理论与预测方法，分析公司物资需求的历史数据，分析影响物资需求的关键因素，预测物资未来的预测分布，建立一套符合自身实际的协议库存需求计划预测办法，为协议库存采购提供科学依据与数据支持，提升掌控物资需求的能力。

变被动为主动，与各项目单位及时沟通，对于基建、大修、技改、营业等项目的实时变化能够做好超前的分析。电网建设、设备大修、技改等具有季节性特点，比如“迎峰度夏”就区别与其他时期的物资需求。物资计划专责与项目单位进行季节性物资需求特性分析，提前进行有针对性的物资需求储备和计划安排。随着季节性变化，确保物资供应的及时性和连续性。

运用采购物料清单方法，在建设单位推行典型性设计、工程建设标准的基础上，推行统一标准的采购物料清单表，做到“统一典型设计、统一物料编码、统一技术规范”。技术规范书采用固化ID。结合建设单位提供的项目前期物资需求信息，进一步做好协议库存物资需求预测信息储备工作。

运用数据挖掘技术，对需求预测的各种关联因子进行深入分析。基于需求的特性分析，深挖需求预测的关键因子，为构建不同需求特性下的协议库存需求预测方法体系打下坚实的基础。

建立需求预测的标准工作流程。通过选择科学的、适合自身实际情况的全面需求预测方法，以历史需求、年度计划、批次计划等数据为基础，开展长期、中期、短期等不同类型的协议库存需求预测与管理，有效预测公司未来协议库存物资需求及分布情况。不定期组织对复杂多样的需求信息进行分析研究，归纳总结找出共性，提高标准化水平。对地域差异大的物资需求，按地域分别制定相应要求。重点工作包括收集预测基础信息、分析需求侧的需求规律和未来预测判断等。根据选择的预测方法，在收集的预测信息基础上，测算预测结果，再分析预测结果并进行辅助决策。

3 协议库存实际需求计划匹配

协议库存物资实际需求计划在匹配前，应由地（市）物资供应中心和省物资公司进行两级库存物资平衡利库后方可进行匹配。制定协议匹配适用原则和操作流程。对不同类别的物资需求，分别明确了区域设备一致性、技术优先、交货期优先等适用原则和相应的操作流程。

协议库存框架协议签订以后，按照协议内容将物资实际需求计划优先匹配给该协议中本地区供应商。至少当匹配金额达到该框架协议承诺采购总金额下限时，在确保整体指标的完成或避免以往供应商的投诉的情况下，才考虑将部分物资需求匹配给该批次其他地区供应商或以往批次的中标供应商。

各物资需求单位所申报实际需求计划中的物料应与之前协议库存计划中所申报的物料完全一致，保证后期账、卡、物的一致性。同时减少供应商投诉风险。如遇特殊情况急需匹配不符合中标结果的物料，需与供应商进行协商后严格执行相关审批手续。

在每批次协议有效期截止前两个月，对全省各单位通报相关框架协议执行情况，对于执行情况不符合国网公司要求的框架协议，督促各单位尽快上报实际物资需求计划。在协议有效期到达之前，相关地区必须完成实际需求计划的申报。endprint

物资需求单位根据预测阶段的各物资种类和数量，通过SAP系统创建预留（暂不创建采购申请）；物资部门线下汇总项目部门物资需求计划，通过备品备件创建采购申请（交货时间为最后一批货物的最晚交货日期）；省物资公司在ERP系统内汇总全省协议库存采购申请，比对各单位预测总量，通过SAP匹配模块完成各单位需求计划的协议库存匹配。

4 分批供货

以市场换库存，一方面建立了供应商定期反馈生产库存信息制度，收集的信息作为协议匹配时的库存现货资源，另一方面充分利用协议库存合同80%-120%区间浮动比例，对积极配合，供应服务优秀的供应商，提高匹配份额，达到以市场换库存的目的。

省公司下达匹配结果后，省市公司订单由省物资公司统一在ERP系统中创建需求总量的采购订单，合同由省物资公司统一组织签订。地市公司按照项目安排及进度要求，确定分批收货的供应计划，明确每批物资数量和最晚交货时间。按照供应计划节点，分批进行收货，暂收供应商代保管库，减少实物库存资金额。在工程项目需要时，按项目需求，并通知供应商供货至指定交货地点。物资到货后，物资部门进行系统收货操作。

5 专业管理的指标体系及目标值

为了提高协议库存需求计划管理质量与效率，公司协议库存涉及的指标有协议库存需求预测准确率、需求计划上报及时率、协议库存物资采购计划完成率。

协议库存需求预测准确率的目标值是90%，需求计划上报及时率的目标值是100%，协议库存物资采购计划完成率的目标值为100%。

6 专业管理的绩效考核与控制

为了促进协议库存工作不断改进提升，提高协议库存需求计划的准确性和工作效率，激发员工潜能，营造积极向上的氛围，增强团队协作精神，制订协议库存需求计划管理KPI考核体系。

通过调研发现协议库存需求计划工作目前面临的主要问题：前端工程需求不确定，造成预测难度大。执行过程中，需求波动、设备市场变化、技术改进等带来影响，造成执行偏差，影响预测的准确性，直接影响了物资采购的效率和效益。具体体现在地市公司框架协议预估量超过实际匹配允许波动范围；申报实际需求计划的物料与框架协议预报计划不符；存在供应商投诉的潜在风险。

针对上述问题，设置相应的KPI指标。主要指标有：协议库存需求预测准确率、需求计划上报及时率、协议库存物资采购计划完成率。其中协议库存需求预测准确率、需求计划上报及时率同时考核物资公司及各需求单位，协议库存物资采购计划完成率考核物资公司。在考核的同时，建立激励机制，对协议库存需求计划工作业绩突出的单位进行奖励。

电力物资采用协议库存模式采购后，通过集中申报，减轻了每月申报计划、签订合同、订单处理等繁重的工作量。在完成上述流程后，物资收入供应商代保管库。在保证公司仓库库存金额合理的前提下，充分利用供应商库存，将供货周期缩短至1个月左右。由于在一定时期内保证物资供应商一致，便于物资材料的组织供应与配送。物资部门汇总各部門需求，因集中汇总量较大，由供应商直接“点对点”配送至施工现场，即减少了仓储、二次运输费用，又简化了物资管理成本。公司通过物资集中计划管理，大部分物资保管在供应商仓库，物资到货后进行付款，减少占用流动资金。针对运行维护和应急抢修物资，实行科学测算、定额储备，结合仓库储存量合理补库，保障抢修和生产维护周转的需要。有效利用供应商储备模式，缓解流动资金压力，降低库存，提高公司经营效益。

参考文献：

[1]国家电网公司协议库存物资采购供应工作规范（试行）[Z].

[2]黄华.库存管理信息系统的设计与开发[J].科技创新与应用，2013（11）：37.endprint