临沂市民生档案资源服务体系建设研究

卢言娟

摘要：本文介绍了民生档案和民生档案资源服务体系的内涵，分析了临沂市民生档案资源服务体系建设的现状，并对临沂市民生档案资源服务体系存在问题的原因进行了分析，最后对市民生档案资源服务体系建设提出对策。

关键词：民生档案 服务体系 对策研究

一、民生档案资源服务体系的内涵

民生档案是各种与民生有关的档案的总称，是一个集合概念，它关系到人民群众的切身利益。民生档案包含各种与人民群众生活息息相关的档案种类资源体系，内涵非常丰富。民生档案是顺应“服务民生”的理念而产生的，其发展的核心是使档案工作服务于老百姓的需求，服务于群众。从另外一个角度考虑，与民生有关的档案涉及群众的住房、教育、社保、医疗等民生职能，是具有一定保存价值的各种原始记录的专项档案。

二、临沂市民生档案资源服务体系建设的现状

（一）临沂市民生档案资源服务体系建设情况

1.民生档案资源的整合力度不断加大

近几年来，临沂市、区两级档案馆涉及民生档案的范围有婚姻档案、知青档案、拆迁档案、职称档案、公证档案、土地承包档案等多个领域。2D05年以来，集中开展了“民生档案优质年”活动，市政府印发了《临沂市关于加强民生档案工作的意见》，以市政府名义召开了全市民生档案工作会议，以临沂市档案局名义印发了《关于开展“民生档案优质年”活动的实施方案》，制定了“民生档案规范化建设”的六条标准，与有关涉民部门单位联合召开会议、印发相关文件，举办培训班，编辑了《民生档案服务指南》一书，强化业务指导，多次召开建档进展情况汇报会，年底进行了全面专和项检查，此项做法获省档案局好评。在全市初步建立起民生档案资源服务体系。

2.不断加强民生档案的基础档案业务指导工作

民生档案的来源自各个涉民生单位所从事社会管理和内部活动，印发了《关于进一步加强民生档案工作的指导意见》、《关于建立民生档案利用服务体系的指导意见》。临沂市人力资源和社会保障局加大社会保险业务档案数字化和网络化建设，抓好档案信息化工程，目前正在大力推进社保档案的全文数字化档案工作。同时，临沂市的社区档案也得到了进一步的规范发展，全市涉及檔案建档基本覆盖，我们把社区档案延伸到了计生档案、居民健康档案、残疾人档案等领域范围，并且通过在各大社区广场广泛宣传，举办讲座，进一步宣传了家庭档案管理规范，编制并派发了《家庭建档指南》等操作手册。

3.民生档案资源利用体系的建设已初见成效

依托窗口服务民生作为档案资源服务体系建设的抓手，临沂市档案馆依托以下两个工作窗口开展民生档案资源服务：一是市档案局查档窗口，注重加强查阅接待窗口的服务质量，查档窗口以周到热情的服务，赢得了服务对象的一致好评，先后被命名为“振兴沂蒙工作岗”。二是市行政服务中心档案窗口，临沂市档案局驻市行政服务中心的工作人员把优质、亲切的服务贯穿于查档接待的全过程，使查档者感受到强烈的亲切感，努力架起政府与广大群众之间沟通的桥梁。

（二）临沂市民生档案资源服务体系管理中存在的问题

1.民生档案资源服务体系建设尚未完善

临沂市档案馆的关于民生档案的馆藏资源结构不尽合理，档案资源的完整度、及时性和集中度还有很大提升空间。信息公开唤醒了越来越多的民众知悉政府信息、了解民生状况的权利，这种被唤醒的需求就要求我们的政府部门积极做好有关民生档案信息的整理利用，即：建立好民生档案资源服务体系。随着档案管理有关部门关于做好民生档案工作指导性文件的相继出台，我市各涉民单位对民生档案的重视程度逐步增强，但是还是存在部分涉民单位档案意识薄弱，对民生档案的收集不够齐全完整、收集档案的类型趋于单一等问题，特别是馆藏档案中，知青档案、公证档案、职称档案占到了七成，说明馆藏资源的比例非常不协调，馆藏资源不均衡，种类不够丰富。而馆藏资源的不足也导致了我们无法进一步提供二次加工、深加工的档案资源，为查档者提供深层次的档案信息服务。

2.民生档案信息资源的共享度不高、难以提供真正的“一站式”服务

目前，我市档案馆还无法提供真正的“一站式”服务，除了现在已经建立的民生档案数据库之外的民生档案信息，还无法提供查阅，如社会保险档案、学籍档案等由其他涉民单位保管并提供利用的民生档案。另外，临沂市各区档案馆之间馆藏的民生档案，仅仅可以提供目录级检索，无法实现资源共享，远程传输，远程出证等服务，服务效率还不高。不少服务对象来查阅民生档案，发现某些需要的档案在区档案馆，不少地区的市区级档案馆之间已经形成了馆际联动，只须在其中一个馆办理相关身份证明手续，便可实现远程出证，免去了让老百姓在各处奔波的辛苦，而临沂市目前还没有实现这样的服务。

3.数字化未实现全覆盖，影响服务效率

我市档案馆目前馆藏档案中民生档案的数字化优于其他档案的数字化工作，馆藏民生档案以上的馆藏完成了全文数字化扫描，然而，随着民生档案范围的扩展，不少尚未进行数字化的档案进入了民生档案的范畴，无法提供全文检索和利用。

4.对民生档案的设施设备投入不足

一些现代化的档案管理设备、设施尚未配备完全，也同样影响了服务效率的提高。对采用数字化等科技手段管理档案的认识还不够，还满足于基本的档案管理要求，停留在传统的查档方式，有的部门甚至还未建立起电子目录，无法依靠计算机检索，距离建设提前实现全文数字化，建立全文数据库的目标还很远，对民生档案上人财物的投入明显滞后于其他方面的工作。

5.民生档案利用中档案信息和个人信息的安全性的问题

民生档案资源服务体系的建设需要依靠数字档案的网络传输，在提供利用服务的过程中存在诸多风险因素。安全必须要配备相应的设备，然而这些设备的配备还不到位。目前的使用的技术手段还没有办法在民生档案资源整合和利用的过程中对个人信息实现完备的保护。endprint

三、临沂市民生档案资源服务体系存在问题的原因分析

（一）馆藏资源结构问题的原因分析

1.资源总量不足，分布分散

据统计，临沂市民生档案馆藏占市档案馆整体馆藏的比例偏低，馆藏的总量还是比较少的。而且民生档案的分布于各个涉及民生的职能单位和部门，目前不少单位都是自行其是，只是根据本单位或者是行业系统内的相关规定进行管理和利用，并未与档案部门联合制定统一标准，致使出现民生档案的归档不符合档案规范，数字化格式不统一，难以在同一平台上实现最后的资源共享等情况。

2.接收进馆的范围和时间与信息公开的要求产生矛盾

各级国家档案馆在接收民生档案时，要根据现有的档案法律法规，但是在这方面有一定的局限性，突出表现为接收范围较为狭窄和接收时间相对滞后。

3.观念陈旧，重视程度不够

以往档案部门的传统工作思路都是重物轻人，对“人”的档案不太重视，导致在很长一段时间里，忽视了对民生档案的收集和管理，不少民生档案有缺失、收集不齐全等现象。因而，不少查阅者所需的民生档案无法查阅到。依然仍然存在一些涉民单位思想重视程度不够，对民生档案的重要性认识不足，自身档案制度的建立不够完善，档案人员的专业素养也达不到要求，民生档案并未實行集中统一管理。

（二）民生档案的利用服务相关问题原因分析

1.民生档案的开放利用政策限制

档案的开放利用工作是与政府的相关政策密切相关。因为档案开放机构不够明确、开放期限以及鉴定等，使得民生档案利用体系的完善面临困境。

2.档案开放期限与信息公开要求的矛盾

从法规制度的层面来说，《档案法》及其实施办法对于档案信息的开放时间的规定不够明确，在满足年的条件下逐步开放，具体是多长时间并没有明确规定，然而，《中华人民共和国政府信息公开条例》规定的公开时间则非常明确和具体，强烈地显示出对档案信息的即时性的要求。

3.档案开放鉴定的政策导向性不够明确

档案的开放到达国家规定的年期限，是否开放利用或是保持保密状态，需要对档案进行鉴定，它涉及到档案信息安全。民生档案涵盖着社会大众的不少私人信息，例如婚姻状态、房产信息等，法律规定这些都属于个人隐私的范畴。因而，需要鉴定这些档案，鉴别开放会不会对民生档案中的个人信息造成泄漏。

4.缺乏人才力量支撑

建立一支高素质人才队伍是建设民生档案资源服务体系的支撑力量。在民生档案资源服务体系的建设过程中，不仅需要档案方面的专业人次，需要的是懂档案、懂法律、懂计算机技术的复合型人才。然而，现在我市档案部门大多集中的学历史、学档案专业的人才，在法律、计算机方面的人才还比较缺乏，而在进行档案数字化、搭建网络共享平台、法律宣传等方面恰恰是需要这样的人才。另外，档案部门并不属于传统意义上的一线部门，较难吸引硕士生、博士生这样高层次的人才。

四、临沂市民生档案资源服务体系建设对策研究

（一）对民生档案资源进行整合

建立民生档案资源服务体系的核心方式就是整合，整合就是通过对一些零散的物体用某种方式彼此衔接形成整体性更强的物体，其核心是将各个零散的因素组合在一起，通过科学的组合方式从而形成具有更高价值和效率的一个整体。通过整合，是的一个整体的各部分之间能彼此有机协调地发展，以发挥最优效能，达到整体优化的目标。在档案上的整合就是要实现档案信息的信息共享和利用，对民生档案进行资源进行整合，就要把散落在各个单位和部门的民生档案资源进行有机的结合，优化整体结构，发挥最优效能，从而有力促进民生档案资源利用体系的全覆盖。

（二）注重提升全社会的档案意识

利用档案主的动性、自发性反映了群众的档案意识的发展程度，而民生档案的大众利用率相对其他种类的档案来说更高，可见，增强社会档案意识与建设民生档案资源服务体系是相得益彰的。随着社会公众档案意识的提高，对民生档案的了解也随之深入，群众会增强吸收民生档案信息的愿望，甚至主动投身与民生档案资源服务体系的建设中。提高民生档案利用率将使民生档案资源服务体系建设的方向性和侧重点更加明确。社会档案意识的增强离不开宣传工作与利用工作的促进作用。

（三）因地制宜打造临沂特色民生档案

民生档案属于民众，因而必须带有地方色彩才能说真正地为民建档，才能建设好群众需要的民生档案资源服务体系。第一，我们必须根据临沂的地方特色，关注研究老百姓利用的需求的重点，突出重点着力挖掘开发该方面民生档案的资源。根据对临沂市市区居民的利用需要调研，我们可以看到群众对房产、教育、工龄、工资政策等格外关注。市档案局应联合其他部门专门编制了相关数据库，为群众查询提供便利。第二，针对临沂地域特色，注意将富有本地特色的档案资源纳入民生档案资源体系，并且创造机会为公众展示，提供利用服务。

（四）加强专业人才队伍建设

加强档案专业人才队伍的培养，首先要加强档案干部队伍对于民生档案资源体系建设的认识，解放思想、转变观念，坚持科学发展观，切实认识到民生档案资源体系建设的重要性、紧迫性和务实性，改变不符合时代发展的档案价值观念和档案利用服务观念。其次，转变档案工作人员对“数字化”、“信息化”的浅薄的认识。通过网络、电话等多种渠道实时为档案人员进行业务指导和解答疑惑。最后，还必须注重对后备力量的栽培。不断为档案人才队伍注入新鲜血液，促进不同专业人才的思想碰撞，共同为档案事业的发展产生更强大的动力。

（五）加大档案工作设施设备投入

民生档案资源服务体系的建设需要投入相关的硬件设施设备。硬件设备包括符合标准的档案库房、办公用房和档案保管、保护、利用所需的各种设备，同时，还要为档案的科技信息化提供设备。特别是一些基层单位，还无法满足档案规范化所需要的人、财、物条件，需要加大设备投入，保证民生档案工作的健康有序发展。另外，随着群众需求的变化，公共服务型档案馆的建设已经刻不容缓。应该考虑在档案馆提供民生档案利用服务中，努力营造文化、学术交流的氛围，建设相关开展文化交流的场所。另外还需要增设关注人性化服务的设施，建造出更具服务性、文化性、个性化的查询服务场所。endprint