浅谈PDCA在外贸加工企业人力资源管理中的应用

郗玉东

摘 要：自20世纪末，欧美爆发了声讨“血汗工厂”的行动，以Nike为代表的品牌和Walmart为代表的零售商被推上了风口浪尖。为维护企业形象，她们制定了Code of Conduct，简称COC，即供应商行为准则。无论是老供应商，还是新供应商，必须达到她们的“基本要求”以后，才能为她们提供产品。过去的20年，中国众多外贸制造企业，没有通过COC审核，被最后的“买家”拿下；也有一些通过COC审核的企业，顺利搭上世界500强级的供应商的列车。究其原因，企业的人力资源管理是否规范，在其中扮演了决定性作用。

关键词：COC审核；PDCA；人力资源管理；外贸企业

本人在欧美客户（第二方）和审核公司（第三方）工作过，对于欧美采购商对供应商的要求非常清楚。本文从终端客户的角度出发，探讨PDCA在外贸型制造企业运营过程中人力资源部门应该起到的作用。

首先，企业应分析研究欧美客户对供应链的基本要求。

客户供应商行为准则的内容，通常包括童工，强迫或强制劳动，健康与安全，结社自由&劳资谈判权利，歧视，惩戒性行为，工作时间，员工收入，管理系统等。客户还可能有反恐（C-TPAT），质量（QMS），环保（Environment）要求等。要求虽然较少并且简单，但是对于众多企业来说，由于跨部门，跨行业，不专业，去收集相关规定的难度还是挺大的。符合企业所在国法律法规和行业准则是国外客户的最基本要求。作为加工企业，必须要事先了解违规所要承担的代价。例如，如果制造商企业使用了童工，监狱劳工，贿赂审核员等等，企业将被直接列入黑名单，永不录用。而如果发现企业未经许可严重违规排放废气废水，一些员工工资没有达到政府规定的最低工资标准，员工连续20-30天上班，每周工作时间超过72小时，消防严重违规等，受审核的企业将被限制接订单。如果受审企业连续两次被评为高风险企业，企业将会收到警告信，不能接新订单；如果企业连续三次被评为高风险，那么企业的供应商资格将被冻结，企业将在较长的（两年以上）一段时间以内，不能接客人的任何订单等。只有了解客户要求，企业才能有針对性的制定解决办法和方案。客户更希望每家供应商能够有一个完善的管理层，并有部门与她们的合规部门（Compliance部门）进行无缝衔接。结合COC内容要求，就会发现，员工招聘（童工），工作时间，工资报酬，结社自由&劳资谈判权利，惩戒性行为，等内容，绝大多数，离不开人力资源部门的参与。

PDCA循环是美国质量管理专家戴明博士首先提出的，它的含义是将质量管理分为四个阶段，即计划（plan）、执行（do）、检查（check）、处理（action）。在质量管理活动中，要求把各项工作按照作出计划、计划实施、检查实施效果，然后将成功的纳入标准，不成功的留待下一循环去解决的工作方法，这是质量管理的基本方法，也是企业管理各项工作的一般规律。欧美客户也希望企业能够按照PDCA循环建立完善的管理体系和操作程序。其次，收集相关方需求信息，制定详细计划（Plan）是通过COC审核的客观需要。

企业制定计划的目的，一是满足客户要求，按照客户的标准去落实与执行；另外一个目的，就是加强企业的管理，达到标准化管理。企业限于专业缺陷性和非专业程度，以及相关法律法规的广泛性和复杂性，使得企业在制定规章制度和操作程序过程中，难度很大。客户也知道企业生产任务重，没有时间和精力去收集相关资料。为了便于对供应商的管理，她们会通过各种方式，收集相关法律法规和行业准则，甄别出国外客户所关心的内容，并通过各种形式，例如举办年会，要求所有的供应商到指定地点进行培训，同时客户COC准则要求，以及如何规避违规的范例；限于客人有限的人力资源，她们也不定期到一些重要的供应商处去进行COC准则的宣导和培训。她们希望通过各种沟通方式，帮助企业建立完善的管理制度，例如员工招聘制度，安全生产规章制度，反歧视反骚扰制度，员工考勤制度，工资福利制度，以及员工违反厂纪厂规该如何惩戒的制度等。同时，客户更需要人力资源管理部门对员工进行宣传与教育培训，加强员工对企业和客户的认同感和责任感。企业也需要了解客户监督企业的方式。为了督促企业的执行情况，客户会定期安排工作人员或者指定审核第三方公司，例如SGS， ITS， BV等等，代表客户对企业进行审核，检查企业过去一段时间（通常是过去一年）的合规性。如果达到基本要求，企业就可以接订单；如果企业严重违规，企业将被取消供应商资格一段时间（通常1-2年）。

因此，企业的人力资源管理部门在企业的规章制度下有效运营，并定期对企业的状况进行定期检查，以促使规章制度能够得到有效实行。

再次，执行D（Do）力度强弱是企业是否能够通过COC审核的根本保证。

好的规章制度，不是用来看的，而是用来落实并严格执行的。例如关于预防童工的问题，要求企业建立完善的员工招聘和入职制度，企业应建立人事档案，登记员工相关信息，特别是身份证信息，以鉴别员工的年龄是否在16周岁以上。员工考勤制度，需要人力资源管理部门每天检查员工是否出勤，如实记录，特别是关于员工的加班时间，如果发现员工有漏打卡的情况，人力资源管理部门要及时指出，对于多次漏打卡或者不打卡的员工，要予以通报批评，严重的，可以有一些经济上的惩罚。工资福利制度，是员工最关心的核心制度，企业需要在员工入职时就对员工进行相关的培训，外贸加工企业，因为订单交期需要，或者由于生产环节的原因，例如原料没有及时到达，或者由于客户确认的样品晚了，但是企业又必须按照约定的交期交货，一线生产员工适当的加班是必要的。因此，对于员工的加班费以及相关福利，例如夜宵补贴等，还是需要在员工入职的时候进行培训和教育。这样一来，员工也有加班的主观能动性。同样的，企业的规章制度，也是需要对员工进行教育和培训的，只有员工意识到和清楚哪些事情能做，哪些事情不能做，或者员工做错了，需要承担哪些责任，只有这样，才能避免以后可能出现的劳动争议和纠纷。因为企业在进行员工培训教育时，必要的考核，以及员工对于培训内容的理解程度，企业也是需要保存有书面记录的。这些也是避免以后劳动纠纷，工厂需要举证的最为重要的证据之一，等等。

可见，人力资源部门对于规章制度的执行程度，决定了企业的合规程度，也预示着企业能否最终通过供应商的行为准则审核。

第四，定期检查C（Check）是企业是否能够通过COC审核的重要保障。

客户要求企业应进行定期（通常是每月）自我检查。按照客户提供的检查清单，或者事先制定好的检查清单，逐项检查。例如，消防方面，消防设施是否被堵，安全出口门是否被锁，消防水栓是否有水等；工作时间方面，员工是否按照要求进行打卡，没有上班，是否填写了请假单，月度加班统计后，是否超过法律规定，是否保证员工每周至少休息一天等；在工资福利方面，在考勤记录基础上，检查是否按时发放，是否按照法规要求支付加班费和相关福利，例如病假，产假，工伤假，法定假等等。通过定期检查的形式，确保企业360度无死角，能够通过客户的最终审核。

第五，整改效果A（Action）是企业通过COC审核的必然要求。

在检查中发现的问题点，要进行调查，发现造成这个问题点的根本原因，是哪个部门产生的，是谁造成的，发现原因之后，讨论怎么解决。并且采取措施，预防以后同类的问题不在发生。例如，在检查中发现XX车间消防器材被堵，产生的原因是操作工“不慎把物品放置在消防器材前”，而根本原因是员工消防意識淡薄。那么针对这个问题，要多加强员工消防知识培训，必要时，对员工进行随机抽查，意识淡薄的员工，需要进行批评再教育，而意识强的员工，可以多次表扬，增加她们的主人翁意识。另外，企业也可以成立义务消防员组织，每个车间，每个班次，都有至少两名义务消防员，她们通过每日的多次巡查，及时清理消防违规现象。这样，一些简单的消防问题，就能够很快解决。例如，消防出口被锁了，义务消防员可以立刻找到车间主任，或者相关责任人，及时把门打开，通道被临时堵塞，她们可以立刻上前，要求相关员工赶快把物品移开，等等。在工作时间方面，如果员工严重加班，人力资源管理部门就可以与生产厂长进行及时沟通，看看是什么原因导致员工加班严重。如果是订单太多，那么可以建议多招聘一些员工，或者把一些不重要的工序，或者产品外包出去生产。如果是因为一些员工生产效率低下，那么就需要建议调整她们的生产岗位，例如到包装或者检验部门等。，如果该员工每个部门都不能适应新的工作岗位，那么只能与该员工终止劳动合同等。

可见，持续改善（Action），是企业管理制度和操作规范化的必然要求，也是标准化管理的有力保证。通过PDCA循环在人力资源管理过程中的应用，操作好了，达到客户的审核要求，是完全没有问题的。

参考文献：

[1]SA8000社会责任国际标准 2014版 （http：//www.docin.com/p-1133920290.html）.

[2]PDCA循环理论 美国质量管理专家戴明博士 （https：//baike.so.com/doc/5430293-5668549.html）.