办公自动化中的计算机技术应用

摘 要

我国已经进入了全面的信息化时代，因此，一些先进的信息技术也就被广泛的应用在了各行各业的发展当中。目前，计算机在我国已经得到了普及，而它也成了人们生活、工作中所必不可少的一项工具。而办公自动化当中也引入了很多的现代化技术，其中也包括计算机技术。办公自动化中的计算机技术能够有效的提高办公的效率以及企业的经济效益。本篇文章中简单阐述了办公自动化的概念以及特征。详细分析了办公自动化中的计算机技术的应用价值。

【关键词】办公自动化 计算机技术 应用 研究

科学技术的不断发展带动了社会的发展，在这样的背景下，办公自动化就被派上了用场。而在办公自动化中，最重要的一项技术就是计算机技术，这项技术在办公自动化的发展中，做出了巨大的贡献。近年来，随着办公自动化的逐步转变，计算机技术也在进行着革新。办公自动化在工作中主要是利用计算机技术来完成工作的，他能够在发出指令以后对相应的文字、图片、信息等进行有效的操作处理。这样一来，不但提高了办公的效率，而且为企业的经济发展奠定了良好的基础。所以，对办公自动化中的计算机技术的应用进行详细研究，有着非常重要的意义。

1 办公自动化的概述

1.1 办公自动化的概念

信息技术时代的到来，使办公自动化得到了更多人的认可。它是科学合理的应用一系列的计算机技术，在企业内部构建起一个具备办公自动化属性功能的信息处理系统，从而提高企业办公的效率。工作人员可以借助一些计算机设备，进行一些与处理信息相关的工作。比如说图片、文字、信息的加工、处理、存储等等。从本质上来说，办公自动化就是一个信息的传递过程，但是在它的构成方面所包含的因素还是很多的。

1.2 办公自动化的具体特点

办公自动化就是对办公中需要处理的信息进行处理的自动化。它能够利用一些新型的技术让办公人员完成一些需要人机系统共同存在的工作。那么如此说来，它的优点可以总结为以下几个方面：

1.2.1 满足了工作中各种各样的业务要求

在办公自动化系统中，工作人员可以同时根据方案开展合作，还可以进行在线交流，这样能够有效的提高办公自动化系统的灵活性。另外，办公自动化系统还能进行在线会议，并且根据需要对会议的进度进行调节等。

1.2.2 能够很好的实现灵活的即时通信

企业可以依托一些网上实时交流的系统，可以对即时得到的信息进行处理，还可以应用一些共享平台，进一步在网上进行实时及交流。这样一来，不但降低了工作需要通信交流的成本，而且提高了工作效率。

2 办公自动化中计算机技术的应用价值

2.1 降低企业的管理成本

当前，我们国家的市场经济逐步深入，信息技术也在不断地发展，在这个背景下，计算机技术被广泛的应用在了办公自动化当中，这在一定程度上就减少了企业为了管理而投入的成本。因为将计算机技术应用在办公自动化中，省去了很大一部分在办公过程中需要投入的环节支出和所需要的材料，这样不但减少了材料的支出成本，而且还将工作人员的工作效率提高了，从而使企业获取了更多的经济效益。除此之外，计算机技术的应用，大量的缩减了人员的使用量，过去有很多人一起才能够完成的工作，如今只需要很少的几个人就可以完成，也为企业缩减了劳务成本。

2.2 优化企业的办公区域和办公环境

因为技术条件的限制，企业在选择办公区域和办公环境时，首先要考虑到的就是技术层面的水平，也就是所选择的办公区域和办公环境是否会制约到办公人员的一些行为。比如说，只能在某个地方才能够利用计算机技术完成办公，如果不在这个区域，就没有办法完成需要的工作。而现在，计算机技术的应用，将这种局面有效的改善过来了。将计算机技术应用在办公自动化中，彻底摆脱了办公区域对人员的限制。工作人员可以在自己喜欢的地方去办公。也就是说，各种条件也限制不了工作人员对办公环境的选择了。另外，在工作的过程中，办公人员再也不是一个独立的个体而存在了，利用计算机技术与其他工作人员达成协调，显著的提高了工作效率。这种技术的应用，还让不同行业之间开展了不同的交流和合作，给不同行业之间的互相需要提供了基本保障。

2.3 调动企业个体的创造力，促进企业继续发展

将计算机技术应用在办公自动化中，能够让企业进一步实现自身规范化的管理模式，将办公人员枯燥的办公环境和繁杂的办公事务利用计算机技术来解决，将每一位工作人员的创造力调动起来，能够有效的推动企业的发展。然而，这项技术的引进，也对办公人员的整体素质有了新的要求，员工在自动化的办公中，必须将自身的创造力融合在工作中，以此能够提高自身素质，为企业更好的发展打好基础。

3 办公自动化中计算机技术的具体应用

现代信息技术的发展速度越来越快，将这种技术应用在办公自动化中，对企业的发展来说，具有非常重要的意义。因为在这个竞争激烈的社会，企业要想走上可持续发展的道路，就必须顺应时代发展的潮流，可以引进一些先进的科学技术，借鉴一些成功的发展经验，对办公技术进行创新，将计算机技术科学合理的应用在办公自动化中。

3.1 能够对办公中需要的各种文件材料進行处理

将计算机技术应用在办公自动化中，能够有效的提高工作的效率。比如，要对一些文字进行处理，就可以利用计算机技术将文字编辑在电脑上，从而让办公自动化系统更加顺利的被应用。Word软件、WPS软件等都能够实现文字的有效录入，同时还能对文章进行美化，达到客户需要的效果。还能对文字进行排版，通过编辑软件中的一些功能根据需要对文章进行调整。另外，工作人员还要会正确使用Excel软件，这个软件能够对一些重要信息做出分析，从而得出企业需要的信息结果，尤其是它能够保持数据的简洁性和持久性。还有，计算机技术中的多媒体技术，这项技术能通过一些图片、文字等表达出想要表达的内容，还能够实现人机交互。endprint

3.2 创建一个健全的信息发布平台

企业的发展离不开技术的创新。企业可以借助计算机技术所具备的网络通信功能，构建起一个属于企业自己的网络信息平台。而将计算机技术中的网络通信功能应用在办公自动化中，可以和对方达成实时互动交流。这种互动交流除了人与人之间的交流外，还包括信息与信息之间的交流。工作人员可以通多网络通信功能与其他人进行资源共享。而且，需要说明的是，在这种交流和共享中，只需要非常低的成本就能够实现。还可以通过这种功能解决一些沟通障碍的问题。所以在办公自动化中应用计算机技术能够办公信息化的数据信息被充分的利用，从而能够更好的为企业、为用户、为社会构建起一个自动化的交流平台，这样才能促进企业健康、有序的发展。

3.3 推进远距离的信息传输

要在办公自动化中应用计算机技术时，要在办公自动化系统装置一个BWV软件，这个软件能够幫助工作人员对远距离的信息进行传输。在此基础上，根据办公的实际需要可以在办公室安装传真机，进一步对即时需要的文字、图片、表格等以传真的形式接收进来或者发送出去，从而有效的完成远距离的传输工作。而这在办公自动化应用中节省了大量的时间，对企业来说，所收获的效益也是非常可观的。这项远距离信息传输技术具体有以下几个步骤：

（1）在收发传真时，要借助计算机上的Windows程序让传真机实施发传真或者收传真的指令，还可以把文件以传真的形式存储在传真机上，当有需要的时候可以随时打印。

（2）把传真机调节成接收信号的状态，可以自动接收，也可以手动接收。

（3）在一些网络环境欠佳的环境下，借助于这种软件功能还是可以实现文件的传输工作，这也就为办公室的工作能够继续进行下去做好了保障。这项计算机技术还可以实现计算机之间无网络信息的传输，所以它的操作优点还是比较多的。比如：传输速度快、操作简单等。

3.4 完成更多的办公自动化工作

计算机技术中的功能是非常多的，所以各种计算机功能可以在不同的层面上给办公自动化带来一定的方便，这样一来，办公效率就高了。就比如说，对于一些规模比较大的企业，当相关的工作人员不能够到场进行参加会议时，计算机技术还能有利于帮助企业开展一些紧急的电话会议和视频会议，这样能够确保企业的管理者将一些新的思想、理念等及时的传达给下属员工，从而及时的进行实施，以此保证会议的顺利召开。

4 结束语

总之，计算机技术的应用为我国的经济发展做出了巨大的贡献。现代化的企业发展中，利用计算机技术有效的提高了企业的办公效率，使企业之间实现了没有距离的信息化交流，在提高了企业经济效益的同时，也提高了社会的经济效益。所以，相关的工作人员必须要全面认识到办公自动化中计算机技术的意义，从多方面完成办公自动化工作，为促进企业以及社会的发展做好挡箭牌。

参考文献

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作者简介

刘海梅（1982-），女，河南省人，硕士学位。现为江西应用科技学院讲师。研究方向为计算机技术、物联网工程。

作者单位

江西应用科技学院 江西省南昌市 330100endprint