机关档案管理中的几个问题及对策

陈德华

习近平总书记曾指出：档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。诚然，机关档案工作是机关工作的重要组成部分，实现机关档案科学有序、集中统一的依法管理必将对提高机关的工作效率和工作质量起到举足轻重的作用。因而，加强机关档案管理其意义不言而喻，下面结合工作实际谈几点建议。

一、机关档案管理中存在的问题和不足

近几年通过对部分机关档案管理工作开展档案执法检查的情况看，机关档案管理仍然存在诸多不尽人意的问题和不足。主要有如下三个方面。

1.“不要”。所谓“不要”，即为不重视，从领导到普通机关工作人员，依法收集、管理、利用档案的意识淡薄，日常工作不注重及时收集、及时归档，管理制度不够健全，久而久之，档案工作就处于“荒废”的状态，处于“有人用无人管”的状态。

2. “不懂”。“不懂”相于“不要”来讲，领导重视程度高，直观的认识到了档案的重要性，懂得档案工作是机关一切工作的基础和根本，但是由于档案工作绝非“文盲”工作，搞好档案工作需要系统的档案业务知识做支撑，从档案的管理制度的制定、档案日常的安全管理和维护到档案的收集、整理、归档、利用和移交都有着专业的要求，因而，单位档案工作就出现了“想抓而无从下手”的状态。

3.“不熟”。这里的“不熟”专指机关档案员的业务水平而言，多数机关单位档案员对档案业务存在不熟悉、一知半解等问题。客观上存在一些原因，比如，一部分机关档案员类似“走马灯”一样更换频繁，于是单位的档案工作也就像“击鼓传花”，在一个人手里还没有捂热又传到他人手中；一部分机关档案员兼任数职，因而，踏踏实实的，钻研档案业务工作实属为难之举。

二、提升机关档案管理水平的几点建议

加强机关档案工作，作为档案行政管理机关的工作者是首当其冲的工作任务，我认为应从三个方面加大力度。

1.加大档案依法管理的宣传力度。档案依法管理的宣传，要把各单位的领导作为宣传的主要方向和重点，进一步提升他们的依法治档的意识。比如可以采取印发文件的形式，印发开展档案执法检查的通知、档案安全管理检查的通知等等文件，提醒各单位档案主管领导时刻不能放松對档案工作的领导和重视；比如，采取以案释法的形式，提升档案管理的法律意识，可以编辑印制“档案违法案例”收集整理在管理中出现的档案损毁、丢失、盗抢档案等等档案违法案例，用活生生的档案违法案例，以案释法，为各单位档案主管领导及档案工作人员敲响警钟，促使依法收集整理档案、依法安全管理档案、依法利用档案形成工作的自觉。

2.加大档案业务知识培训的力度。档案业务知识培训是年年搞的活动，也是提高业务知识水平必选之路。但是，业务培训活动搞了，其效果多数时候不尽人意。我认为在业务培训中，要从两个方面努力：

一方面，要抓“纲”立“目”。所谓“纲”即是档案工作的宏观管理，具体一点就是要把单位的全宗卷的重要作用讲清楚，组织各机关单位把全宗卷建立起来，这样以来，单位的领导及档案员在开展档案工作时思路就清晰了，工作就有方向了，避免盲目抓，所谓立“目”即是具体环节的要求和操作技巧，比如具体的档案收集、归档、管理及利用的具体内容、具体标准及有关要求，一一分解，详细研究。另一方面，要变方式提效果。培训活动搞的成功与否，最终是要用培训的效果来检验。我们搞培训一般都习惯采取“课堂式”的形式，请行业的专家或是领导开展授课，并且是“满堂灌”的授课方式，中间互动的环节基本没有，往往是上面只管讲课，下面只管听课，能不能解决具体的、实际的问题，授课老师一点也没有底气，而实际上，培训效果往往不尽人意。我们不妨改变一下培训方式，比如，采取观摩形式的培训，档案的安全管理经验、档案利用方面的管理经验以及档案收集、归档的成功经验等等环节的具体的、实际的操作技巧和经验，采取现场观摩、现场讲解的方式，并且即时采取互动，更能促进好做法的传播；再比如，档案的归档整理，可以采取组织技能比赛的方式，提前组织几个单位组成参赛队，从一份文件，到形成档案，现场操作，按照时间和标准衡量比赛结果，并且现场点评，这样更有抓手、更直观，利于提高培训效果。

3.加大档案执法检查的力度。档案执法检查是各级档案行政管理部门普遍薄弱的环节，各地档案行政管理部门强调为其他机关做好档案工作的业务服务方面多一些，“真刀实枪”“叫真碰硬”的开展档案执法检查的时候相对少之又少，尤其是县级档案行政管理部门，甚至从未开展过档案执法检查工作。提升档案执法检查的力度，我认为应从两个方面入手。

第一，要克服畏难情绪。多年来，大部分档案行政管部门工作人员，习惯于被档案部门是“软部门”的思想困扰，于是乎，在开展档案执法检查时，习惯了“协商执法”“宽容执法”的方式，而这种工作方式和状态，已经涉嫌亵渎档案岗位和职责之嫌，《档案法》已于1987年颁布，并明确了我们档案行政执法的职权，因而，我们在开展档案执法时，要摈弃这种“协商式”执法，要把档案执法检查作为防止档案违法违纪行为发生的“防患之盾”、打击档案违法行为的“雷霆之剑”用好、用准、用在经常。

第二，要强素质树形象。强素质是老生常谈，也是必须之举，开展档案执法检查，首先执法人员要熟知档案法律、法规、规章的有关要求及档案业务知识的标准，做到有底数、有底气；其次要树立良好的形象，小到着装、言谈，大到程序规范、执法文书使用适当，多个方面都要向合法、合规、规范、正规的方向努力。

（作者单位：保定市档案局 ）endprint