谈谈档案利用工作与档案基础工作的关系

李晨鹏

档案工作是一项功在当代、利在千秋的事业，以提供利用的形式发挥作用。档案的提供利用工作就是运用多种形式把档案材料提供给社会上不同的利用者，实现档案工作的服务性。因此，档案的利用工作做的如何，是衡量档案馆（室）基础工作开展好坏的标志。同时基础工作的好坏也直接关系到档案作用的发挥。

一、档案的利用工作是档案基础工作的集中体现

档案的价值只有通过利用才能得到体现，才能得到社会的承认，转化为现实的价值，促进和带动档案基础工作全面发展，所以说它是档案基础工作的集中体现。档案的基础工作包括收集、整理、鉴定、保管、利用、编研与统计等。

第一，充分发挥收集工作的作用。档案利用工作质量的高低，首先取决于档案的收集工作是否做到了齐全完整。收集工作是档案工作的起点，它决定了档案利用工作的存在。现在大部分单位在收集档案材料时，只注重机关印发的纸质文件的收集，对于各业务科室形成的业务档案及照片、实物等其他载体的档案材料，收集的不及时、不完整，甚至都没有收集。这就影响了档案价值的发挥。因此，档案工作人员既要注重收集纸质文件材料，还要注意收集其他载体的文件材料。随着计算机技术和数码产品的广泛运用，大量电子文件和数码照片、音频、视频文件应运产生。因此，在收集时要加强对反映本单位工作活动的照片、录音带、录像带，储存电子文件的光盘等的收集。丰富室藏档案内容，为档案的利用提供丰厚的基础。

第二，发挥利用工作中心环节的作用，找出档案基础工作中的薄弱环节。通过利用工作，可以了解档案工作各个环节的工作质量。如档案的收集的是否齐全完整、整理的是否规范、鉴定的是否准确、保管的是否安全、检索工具是否适用等，都会影响档案的利用。这就促使档案部门采取各种措施，不断提高档案的管理水平。

第三，通过利用发现社会的客观需求。档案工作人员通过追踪反馈档案的利用效果，研究了解社会对档案的需求，预测档案的需求动向。根据需求，有目的的收集整理档案，将“死”档变成活“档”提供给利用者，发挥档案的服务属性。

二、档案的基础工作是档案利用工作的前提条件

档案基础工作对档案利用工作起着直接的决定作用，有什么样的基础工作，就会有什么样的利用水平和利用效果。利用工作不能离开基础工作而存在和发展，只有做好档案的基础工作，才能充分发挥档案的作用，产生良好的经济效益和社会效益。

首先，档案的收集工作，是档案基础工作的首要环节，也是档案工作的起点，是档案馆（室）丰富档案资源的主要手段之一，在档案管理工作中处于特殊的地位。没有档案的收集工作，就没有整理、鉴定、保管、利用等其它环节，也就是说它是基础工作的基础。档案收集环节的重点是及时、齐全和完整。

其次，档案整理工作是档案提供利用的重要基础。档案的整理工作就是把收集起来的档案，进行基本的分类、排列、编号、编目和装盒，使之条理化、系统化、规范化，是一项承上启下的工作环节。通过档案的整理可以进一步了解和检验档案收集工作的质量。经过系统的整理和编目的档案，为档案的鉴定、保管、利用和编研奠定了科学基础。

在整理档案中要注意以下几方面的关系：一是档案的整理应该充分利用原有的整理基础。如报表、名册、图册等一般每冊（本）内容都相对完整，具有独立检索价值，因此按照本来的装订方式来整理归档，这样可以提高档案整理工作的质量和效率。二是档案的整理必须遵循文件之间的历史联系。按照档案文件的形成规律，保持档案文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。如文件的正本与不同稿本、正文与附件、会议材料、请示与批复之间的联系。三是档案的整理必须便于保管和利用。档案的整理就是为了更好的保管和利用。现在档案整理，不像以前那样组卷，实行按件归档，简化了整理程序，提高了工作效率，便于提供利用。便于保管和利用也是档案整理工作的基本出发点和最终要求。

第三，档案的保管工作是档案馆（室）对档案进行系统存放和安全保护的工作，是档案管理中的一项重要内容。是整个档案工作有机组成部分之一，它与其他环节有着密切的联系，不能离开其他环节而单独存在和孤立进行。档案保管工作质量的高低，对提高档案管理工作水平具有重大的影响，甚至在一定条件下具有决定性的作用。

要做好档案的保管工作，一是建立完善档案库房管理制度。如出入库制度、定期检查制度、安全保卫制度等。配备必要的防护设备，合理调节和控制温度、湿度，做好防火、防盗、防尘、防霉等项工作，保持整洁、有序，保证档案安全无损。二是积极宣传档案保管工作的重要意义，得到领导和有关部门的大力支持。三是做好定期检查。对档案库房和档案实体及档案信息进行定期检查，及时发现各种不安全因素，提出整改和处理意见，确保档案的安全。

三、档案编研工作是提高档案基础工作和档案利用水平的有效手段

编研工作是信息整理性工作，把分散的档案信息按一定的专题集中编排，使之成为准确的系统化信息。是档案利用工作的一个重要组成部分，是档案部门系统、广泛地向社会提供利用服务的一项重要的基础性工作。如通过编写《大事记》《组织沿革》《文件汇编》《统计数据汇编》等编研成果，满足了人们需要专指性、浓缩性、系统性信息的要求。通过主动提供档案的编研成果，直接服务于社会各项事业，有助于推动和促进地方人文历史、社会科学的研究。

编研工作是保护档案史料、方便利用的有效措施。在开展利用服务时，把原件提供利用容易破损，影响档案的寿命。而以编写档案史料的方式提供利用，可以避免档案原件的重复使用，减少磨损，从而延长档案的寿命。也能使这些资料长久保存，便于后人利用。

开展档案编研工作，可以扩大档案工作部门在社会上的影响力。

通过编研工作，向社会提供编研成果，使广大利用者看到档案的价值，加深对档案和档案工作的了解，能起到很好的宣传作用。

（作者单位：秦皇岛市第一医院）endprint