数字档案室建设的实践与探索

张晶

数字档案室是指以电子档案为对象，以计算机等数字设备为手段，基于网络实现档案的收集、整理、保管、保护及共享利用，是各单位办公自动化的一个必需的组成部分，是单位信息化建设的基础内容。传统档案室到数字档案室的变革，是信息化条件下的必然选择，是档案工作发展的内在需求，是实现电子文件全过程管理和推动档案工作转型升级的最佳途径。

一、数字档案室建设概况

1.政策推进

国家档案局于2014年和2016年分别发布《数字档案室建设指南》（以下简称《指南》）和《数字档案室建设概论》，从数字档案室的内涵、内容和建设要求等几方面明确了建设要点。《指南》指出，数字档案室具有档案资源“数字”化、档案实体“虚拟化”、档案管理系统化、信息传递网络化、档案利用知识化的特点。从而可以看出，数字档案室不仅具备传统档案室的基本功能，而且在管理档案的载体方面更加全面，管理流程更加连续系统，服务方式更为智能。同时，《指南》指明了数字档案室的建设原则，应当遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确保安全”的原则，统筹规划，积极实施，务求实效。陆续出台了一系列相关标准，为数字档案室的规范建设提供了保障。所以，以档案资源为根本，标准为保障，技术为支持的数字档案室建设，能够达到档案信息资源有效管理和利用共享，从而实现档案信息资源的全过程管理，与数字档案馆无缝衔接。

2.技术推进

数字档案室是信息化条件下档案室的“升级版”，是电子化的信息仓储，给档案信息管理带来了极大的便利。我国的数字档案室建设从2000年后增多，在建设初期，借鉴了图书情报领域的数据挖掘技术，采用传统的抽取、分类、聚类和关联分析法进行资源管理。而随着理论的完善和实践的推进，越来越多的融以大数据、云计算、算法和水印技术等网络技术进行管理，多采用“三网一库”基础设施建设，北京市77%的市属单位都是用电子档案管理系统，云南各馆室还设立了电子文件中心、电子档案查阅场所等，多依靠网络技术，从软硬件设备方面保障了数字档案室的基本建设。天津市的“一站式”查询服务，长春市开展的网上惠民工程、辽宁省的档案信息共享平台等，都利用网络之便，使数字档案室成为真正意义上的“没有围墙”的信息利用中心。而在数字档案室信息安全方面，各省市均采用档案数据异地备份的方法，建立“本地、同城、异地”备份体系，互结为档案异地备份基地，确保数字档案室信息安全。

3.实践推进

从实践角度来讲，数字档案室是真正意义上的中国创造。在我国建设数字档案室的实践过程中，各级政府都积极的进行了有益的探索，而且数字档案室建设大都列入了各级政府工作规划，如福建省将数字档案建设纳入“数字福建”建設规划等。同时，浙江省政府下发决定，将数字档案室建设纳入浙江省政府直属单位工作责任制目标考核中。而且在实践推进中，还形成了具有中国地方特色的数字档案馆室，如太仓市数字档案室，长春数字档案室等。在提供服务方面，天津市的“一站式”查询服务，长春市开展的网上惠民工程、辽宁省的档案信息共享平台等，都利用网络之便，使数字档案室成为真正意义上的“没有围墙”的信息利用中心。而在数字档案室信息安全方面，各省市均采用档案数据异地备份的方法，建立“本地、同城、异地”备份体系，互结为档案异地备份基地，确保数字档案室信息安全。这些实践对中国今后的数字档案室建设的发展都有着积极的借鉴作用。

在政策、技术和实践的三重推动下，数字档案室的建设正稳定和健康的发展。而在其发展过程中，形成了几种有代表性的数字档案室模式，这对其未来发展有很好的借鉴作用。根据其发展特点，对其实践方法进行介绍，从而总结经验，促进数字档案室的发展。

二、数字档案室建设进展

通过对数字档案室建设进行分析，总结了“太仓模式”“辽宁模式”“天津模式”，就其特色之处进行分析研究，从而思考我国数字档案室建设的新方向。

1.太仓模式

在信息化的背景下，江苏省太仓市主动推进本市的数字档案馆室的建设。2011年12月在全国率先实现馆藏档案和所有进馆单位档案的两个百分百数字化，2012年3月成立全省首家县级以上电子数据备份中心。作为县级档案室，其建设过程对其他地区数字档案室建设有着很大的借鉴意义。

以实际技术推动数字档案室建设。太仓市先后开展国家级省级课题研究多个，获得国家、省、市级奖项十余个，并将实际科研技术投入到数字档案室建设中来，实现技术与实践的结合。同时，积极寻求专业力量和有关高校的支持合作，将电子文件管理、RFID等技术调整优化后应用到实际馆室建设中去。太仓市开辟了一条新的建设路径，不再墨守现成的技术，而是积极主动的去开发和探索适合自己的数字档案室之路。应该认识到，数字档案室建设是一项具体操作的实际工作，在其建设中应采用具体可行的技术支持，才能促进其健康发展。

推动馆室一体共享共建。太仓市采用的是数字档案馆室一体建设，以馆带室，以室促馆，保证电子文件运转流程的连续性和全程性。同时，全方位构建档案数字化建设服务体系，建立太仓市数字档案馆室系统，实现在线归档、在线服务、在线利用的电子管理模式。而且，兼顾建设民生档案基层查阅窗口，将民生档案查阅服务延伸到村和社区，使档案不再是“围墙里的信息”，而是真正成为人们生活的一部分。

2.辽宁模式

辽宁省响应国家信息化建设的号召，积极推动本省数字档案室的建设。采取馆室一体的建设模式，同时将本省十四个市的数字档案室建设工作连成一体，共同发展，形成独具特色的“辽宁模式”。

推进信息异地共享。数字档案室建设的目的是对数字档案资源进行规范管理，从而最大化的服务利用者，实现信息共享。为此，辽宁省下发了省直机关电子文件接收与归档平台，实现在线归档，缩短时滞，及时掌握更多的信息资源。最为特色的是建立档案网站信息资源共享平台，实现全省14个市档案目录及现行文件的异地共享，推动异地服务，方便利用者的查询。数字档案室的异地共享顺应了人口流动的趋势，符合档案工作的目的，也推动了各市之间的联系，促进了整体数字档案室建设的进程。endprint

推进信息异地备份。安全问题是数字档案室建设要考虑的重要问题。辽宁省在推进数字档案室建设过程中，省馆与本省各市签订“电子档案异地备份存储协议”， 在整合全省信息资源的前提下，打通和联接数据库，实现异地备份，确保信息安全。在现阶段，异地备份是确保信息安全的有效措施之一，能够提高数字档案室的抗风险能力。

3.天津模式

天津市以实际行动开展档案信息数字化，实现“数字升级”，形成“数字导向”，从制度、基础设施等方面入手，推动数字档案室的健康发展，形成适合本市情况的“天津模式”。

推行制度标准。制度建设是数字档案室健康发展的保障，标准制定可以促进数字档案室的规范化建设，二者是天津市建设数字档案室的首要任务。天津市档案局相继出台了《天津市机关数字档案室建设规范（试行）》《天津市机关数字档案室建设测评办法和标准》以及《天津市文书类电子文件数据存储結构规范》和《天津市文书类电子文件元数据规范》两个地方标准，从具体职责、措施以及测评方法等方面提出具体规定，规范数字档案室建设，使数字档案室建设有法可依、有章可循。所以，宏观建设是保障数字档案室建设的基本手段，促进其建设的标准化，有助于其适应地区的实际情况，也方便与档案工作的对接。

加强基础设施。数字档案室建设是一项系统工程，基础设施建设是基本内容，天津市根据实际情况，改建了传统的“三网一库”，建立了基于互联网的全市档案信息共享平台和基于政务网的电子档案接收报送平台。同时，在数字资源建设方面，不断完善专题档案数据库和目录库，确保了数字资源的安全管理和合理利用。所以，在数字档案室建设中，应注重基础设施的建设，保障整个系统工程的基础，同时可以根据实际情况的差异进行调整，是数字档案室更符合本地区的发展需要。

无论是太仓模式、辽宁模式还是天津模式，都是依据本省市的具体情况，结合信息化大背景，开展的数字档案室的建设探索。除此之外，如长春的“常用常扫、现用现扫、以用定扫”的“三扫”模式，同样对数字档案室建设有着重要的借鉴意义。数字档案室建设不能拘泥于某一种模式，具体情况具体分析，结合实际情况，切实开展工作，从而推动数字档案室的建设进程。

三、数字档案室建设问题与展望

通过对特色数字档案室建设模式的分析和总结，虽然建设取得一定的成绩和成效，但在建设过程中仍然遇到诸多问题与困惑，传统体制和观念的惯性、建设经费不足及前瞻性规范制度的缺失，以及与当前结构化改革不适应的情况都为数字档案室的深化与扩展带来了一定阻力。因此，在今后的建设工作中，应努力打造主导式、一体化和开放式的数字档案室。

1.面向用户，打造需求主导式数字档案室

数字档案室是我国信息资源开发的主要阵地之一，如何更好的开发档案信息资源一直是其关注的重要问题。随着国家供给侧改革的推进，对信息资源开发的结构性调整也提出了新的要求。从需求侧来看，不同利用主体对档案资源的需求各异，这就要求作为信息存储开发和利用的数字档案室要相应作出调整。首先，从供给角度出发，推进档案资源的结构性调整，不断提高档案信息的开发层次，浅加工和深加工相结合，挖掘档案的潜在信息，激活档案的潜在价值。关注对档案的分析、浓缩和提炼，根据不同需求进行专题性开发。其次，从用户需求入手，综合运用科学技术，提高不同技术之间的兼容性和互操作性，缩短与利用者之间的“时滞”，提高馆藏资源对需求变化的灵活性和适应性，扩大信息的有效供给。第三，保证开发模式的创新和顺利进行，应推动相关的制度设计与标准创新，及时推动信息的开发和利用，保证信息的驱动型增长。

2.馆室联动，打造一体化数字档案室

就目前我国数字档案室建设情况来看，数字档案馆和数字档案室的建设是紧密结合的，馆室一体的数字档案室建设模式更符合我国档案管理的实际。太仓市在建设之初，对于数字档案馆的建设十分重视，正是得益于数字档案馆建设的经验，其数字档案室建设的进程大大缩短。而档案室是我国档案事业的特色所在，更是应该将馆室建设统筹起来，也方便档案信息的全程管理和控制。因此，数字档案室将档案信息发布模块建在区域数字档案馆的网络服务上，网站空间、技术维护、数字资源存储、安全保障、标准制定全部架构于区域数字档案馆平台之上，这样数字档案室避免浪费许多资源。在进行数字档案室建设时，要注重数字资源和档案数据库的建设。同时，规范电子文件的归档流程。而数字档案馆要加强基础设施的建设，注重网络传输安全，保障进馆档案资源的完整和齐全。馆室分工明确，能最大化发挥馆室的作用，避免重复建设造成资源浪费。馆室一体建设最大程度保障了电子文件运转的连续性，符合电子文件管理的要求。

3.服务共享，打造开放式数字档案室

数字档案室是信息化建设的一环，而信息化的核心在于共享信息资源，所以，数字档案室应顺应时代要求，积极开发馆藏资源，打造共享的、服务的、开放式的信息资源中心。从数字档案室建设的进程看，各档案室都十分重视资源的共享服务。而现阶段，打造真正意义上的开放数字档案室，首先，多层次多途径开发有特色的档案信息资源，促进馆藏资源的有序整合和渐进开发。其次，提升档案资源开发的规范性、准确性和专业化，有效消除档案共享中的沟通障碍。第三，建立规模化、开放性和互动性的档案数据群，使利用者可以通过网络技术实现自由获取和共享，建立积极的“双向”互动关系。由于数字档案室中信息量大且处于动态更新之中，所以，应循序渐进的推进共享与服务的进程。

四、结语

数字化档案室的建设是顺应社会发展，促进档案工作转型升级的重要举措，也是新时期下，与数字档案馆联动发展的必然趋势。所以要充分了解相关的建设经验，提出新见解，从而更好的促进我国数字档案室的建设和发展。

（作者单位：上海大学图书情报档案系）endprint