OA系统建设的难点及对策

董笑龙

摘 要

随着科学技术不断向前进步，办公系统也逐渐向着现代化的方向发展，在当今社会更加健全实用的数字化办公系统无疑更受人们的青睐，因此OA系统建设已经成为了实现办公自动化的重要环节。本文将从实际出发，探索OA系统建设的意义、缺陷以及相应改进的措施。

【关键词】OA系统 研发 對策分析

1 OA的内涵及其意义

0A，即OfficeAutomation，也就是办公自动化，其是将电脑技术与办公设备融合在一起的全新办公模式，能够缩短办公时间，提高办公质量，实现办公效率的最大化，其已经成为体现政府与企业现代化管理水平的重要指标，逐渐成为了现代化办公不可缺少的重要部分，并对当今科技进步起到了一定的推动作用。

2 OA系统建设的难点

当前的OA系统只能实现一些简单的流程传递，对于此类流程，OA办公系统可以通过一定设定好的流程来实现，但是对于一些复杂的业务流程，例如对于业务功能级别的销售过程控制、服务过程控制等方面的控制流就难以实现。因此，当前的OA系统在深入到政府、企业、高校内部的各个环节时，都存在着或多或少的不足。

2.1 上线率较低

从传统的办公自动化产品过渡到现在功能丰富的现代化产品，OA的发展是一个漫长的过程。在OA系统上线初期，用户对其的了解有限，导致了OA系统上线率很低，甚至相当长一段时间无人问津。使用率低下直接导致了OA系统的生产研发公司一直处于亏损状态。原本进行OA系统研发的一系列厂商纷纷加入了其他阵营，即使坚持研发的厂商也由于入不敷出逐渐被市场淘汰了。

2.2 技术层面的弊端

对于处于信息化起步阶段的用户来讲，单系统应用就可以较好地满足需求了，但是对于已经有相当信息化基础的OA用户来讲，如何做好人事管理、日程管理、文档管理、消息管理、系统管理、考勤管理，成为他们的实际需求，例如当前一些科研院所管理模式存在着技术不熟练，信息发送存在各种延迟和失误，还有发错对象的情况，致使文件无法及时被接收，导致工作出现断层，影响工作效率。如何将这些环节串联在一起，充分发挥自身的优势，就是OA系统需要解决的主要问题。

2.3 信息资源的浪费

网络信息在现代化社会是很重要的资源，具有广泛、海量等优势，在OA系统研发完成之后如果不能充分利用网络信息资源，就会导致大部分信息资源的浪费；一方面在于OA系统各部门、各系统之间相互割裂，不能紧密联系在一起，高效分享信息资源，难以发挥其优势；另一方面在于没有利用信息资源进行很好的宣传，导致外界对其认知度太低，并且一直处在相对较封闭的范围之内，人们对OA系统的很多用途并没有完全了解，阻碍了OA系统行走在时代的前列。

3 加强OA系统建设的可行性策略

3.1 充分利用资源，加强信息一体化

随着OA系统逐渐被人们所熟知，人们对其的需求也在不断增加，目前人们除了把OA用于普通办公以外，还有电子邮件，网络论坛，网络导航，信息搜索等用途。网络拥有着海量的信息以及无限的可能，OA系统应当合理充分地利用好这些信息来增强自身的功能，也有助于使用者自身的方便快捷。一旦能充分利用好这些信息资源，将会打破各种阻碍，使OA系统自身以及管理都变得更加方便高效。数字化的基本架构是利用网络实现，因此信息系统并非是孤立存在的，而是一体化、整体化的，按照数据信息管理各部门，使各个部门的工作都能得到共享。因此OA系统建设的首要目标就是合理利用信息资源，将各个部门，各行各业都紧密联系起来，提高自身的管理能力，使管理更加合理高效。

3.2 确保网络信息的安全

当今网络得到广泛使用，也会出现一些系统被破坏或被窃取的情况，这就要求最大程度地保证网络信息的安全性。所以OA系统需要尽量采用成熟并且应用广泛的技术平台，并支持身份认证技术、安全加密技术，例如指纹解锁，刷脸识别解锁等；OA系统的开发设计既要考虑信息资源的充分共享，更要注重信息系统的安全性，及时排除安全隐患，因此应分别针对不同的应用、不同的网络通信环境以及不同的存储设备，采取不同的措施，运用不同的安全机制来应对可能出现的网络安全问题。由于有些安全机制可能会对使用者造成不便，所以OA系统需要具备一定的灵活性、方便性和针对性。

3.3 做好宣传工作，取得工作人员的积极配合

针对整个科研院所的工作和学习人员进行推广，并以线下、线上相结合的形式进行全面宣传。线下可在科研院内举办有关OA办公系统的宣传讲座，普及其使用优势等，线上则可在科研院官方网站，办公交流群等渠道进行宣传，目的在于让OA办公系统深入影响到科研院所的每个人，充分调动他们的积极性，使得人员间配合默契，更加积极地配合宣传活动。

3.4 详细设计，多方协作开发

健全的管理模式会对企业的长期发展产生积极的影响，但同时，任何产品的开发及发行都是存在一定的风险的，因此需要注意软件系统、硬件设备、开发工具、软件产品是否成熟，从四方面找到最终平衡点，就能更好地控制技术的研发。OA产品具有的自身的特性，就是技术的快速更新和伴随企业发展而需要不断扩展和升级。OA系统技术员自身要妥善应对各类情况发生，同时要对本部门的员工按时进行技术培训，重视对技术人员的培训，及时关注网络各类信息，获取最新有效资讯，并结合自身实际情况，及时改进自身缺陷。企业在选型过程中就要考虑到研发公司的技术是否具有足够的先进性、优越性，从而保证在一定的时期内自身的稳定性，在未来需要升级时能够做到顺利升级，不影响企业长远的发展需求。

4 OA系统建设的对策——以科研院所OA系统应用为例

4.1 领导重视和政策支持

为了加强OA系统在科研院所中的使用力度，首先需要科研院所领导对OA系统的重视和支持。科研院所领导需要做好表率，首先将OA系统应用于日常的办公以及出差时异地的文件签发，不断将OA办公自动化在科研院所中进行普及，只有这样OA系统得到支持越多，才能更好地发展和推广。endprint

4.2 各部门的支持与配合

在科研院所领导的重视和政策的支持下，科研院所各部门同时也需要切实地进行配合与执行，这是对OA办公系统最有力的保障。OA系统在internet技术的支持下，可以为科研院所内部工作人员提供十分便捷的文件、信息等的共享，在很大程度上提高了科研院所各部门之间合作办公的效率。OA自动办公系统在科研院所的初期推广过程中难免会存在阻碍，因为科研院所各部门人员对OA系统概念的理解模糊，不够熟悉，导致OA办公系统中的很多快捷的优势功能未能被挖掘，或者部门间互相的配合还不够完美。但在科研院所领导的大力推行与支持之下，各部门间的配合将逐渐密切起来，OA办公系统的运用也将更加流畅，信息的交互变得愈加灵活，从而使科研院所整体的办公水平得到进一步提升。因此OA办公系统的应用是离不开科研院所各部门的积极配合与高度支持。

4.3 加强OA信息员的业务培训

OA办公系统的流畅使用离不开一系列技术的支撑，因此，在科研院所的使用中，有必要建立一支专门负责OA系统技术工作的高素质信息员队伍。信息员主要从事OA系统的技术顾问和业务培训员等工作，因此，为了能让OA办公系统在各底层部门运用得更好，就必须要求OA信息员对OA办公系统更加精通，只有在他们强大的观念和意识下，才能具备更多的办公自动化知识和技能，从而随时能为科研院所各部门的工作提供支持和帮助。由此可以看出，科研院所的OA信息員是不可或缺的坚实后盾，为了科研院所OA办公系统更好地发展，他们的责任极其重大。

4.4 切实维护软硬件系统安全

科研院所在OA系统软硬件的经费投入中，应该尽可能做到均衡，即OA系统软件和硬件投入各占50%，且对这两方面的投入顺序最好是同时进行的，因为这是科研院所OA办公系统发展的基础。

另外，对OA办公系统的安全维护也应当十分注意，OA办公系统的安全性可从以下几个方面进行提高，首先可采用MD5码对用户的注册资料进行加密保存，以防止泄密，其次是对动态网页脚本的安全维护，以防止恶意脚本的攻击，解决方案主要包括对服务器FSO权限的配置以及对cookie的管理，需要禁用JAVA程序和ActiveX控件，同时启动防火墙以及安装360安全卫士等杀毒软件。切实维护OA办公系统的安全。最后是对网上下载的网站程序得默认数据库程序路径进行更改，以防止OA系统数据库被非法下载，这个工作一般由系统管理员来完成即可。

5 结论

综上所述，传统的办公模式已经不再能很好地适应现代社会了，随着科学技术越来越发达，OA系统也将走上历史的舞台，而OA系统自身也需要克服自己的种种不足，结合自身的技术发展以及供应商的合理协调与配合，使自身的系统更加快捷、开放、灵活、安全，对此，OA系统的全体研发人员需要共同努力，使其更加规范化，真正被人们广泛地应用到办公领域和日常应用当中。

参考文献

[1]刘倩倩.电力设计企业OA办公系统设计与实现[D].电子科技大学，2017.

[2]沙莎.工程设计公司OA系统开发及应用[D].山东大学，2016.

[3]唐婷.企业OA系统的分析与设计[J].成都电子机械高等专科学校报，2015（03）：29-32.

作者单位

国家新闻出版广电总局广播科学研究院 北京市 100866endprint