浅谈文书档案管理特点

穆丹

摘 要：文书档案是企事业单位在行政管理事物活动中产生的见证单位发展的资料和文件，对单位决策和发展有一定的辅助作用，文书档案管理是否科学对文书档案的利用率有较大的影响，所以，研究文书档案管理的特点对提高文书档案利用率有一定的作用，也有助于改进文书档案的管理方式。本文主要介绍了信息时代背景下我国文书档案管理的特点，并指出当前我国文书档案管理中常出现的问题，提出了相应的解决措施。

关键词：文书档案；管理；特点

计算机技术的飞速发展给人们的生活和工作带来了巨大的变化，在文书档案管理方面，计算机技术逐渐替代了传统的人工整理，提高了文书档案管理工作的效率，计算机管理和人工管理并存的情况改变了文书档案管理的方式，使文书档案管理呈现新的特点，而分析文书档案管理现状并总结文书档案管理特点对企事业工作有重要的作用。

一、文书档案的管理特点

（一）内容繁杂，时效性强

文书档案管理的对象主要是各种纸质资料和电子资料，包括合同、协议文书、单位文件、部门资料、人事关系及调动记录、业务记录、会议记录、登记选票以及其他各种日常工作中产生的文件和档案，企事业单位的日常运行通常会产生大量的内容多样、形式多样的文件档案，按照文件的性质可以将它们分为政策性文书档案、记录性文件资料和见证性文件资料，政策性文书档案的记录的主要官方事业单位或半官方性质的团队、组织的原始活动内容，记录的内容都是与政策方针、法律法规、行为规范等相关的内容，包括各种公文、法令的初步拟定方案和修改记录，具有一定的权威性；记录性文件资料是指企事业单位的某一工作项目从开始到结束的整个过程中产生的各种文档、凭证，它的形成、收集和整理、入档过程与项目基本流程相符；见证性文件资料是指反映企事业单位的发展过程的资料，如单位基本资料、机构设置、工作变动、大事件记录等。文书档案管理的工作内容就是对以上繁杂的文档资料进行整理、分类、入档以及将各种资料的内容提炼出来形成档案，文书档案工作的一项重要内容是资料的手机和保存，即将企事业单位的重要文书档案记录并存档。很多文书档案都具有时效性，尤其是单位运行中产生的各种日常文件，所以文书档案管理工作需要及时将这些文件整理并提炼出重点内容，方便工作人员查阅。

（二）办公自动化

计算机的飞速发展让人们迅速进入了信息时代，计算机、互联网、云计算已经成为当代人们工作中不可或缺的工具，文书档案管理工作也是这样，随着计算机的普及和云计算的发展，文书档案管理已经基本实现了办公自动化。文书档案的形式有纸质档案和电子档案两种，对于纸质档案，文书档案管理人员通过扫描、语音输入等方式将其转化为电子档案，智能的云计算技术可以通过关键词筛选的方式整理出档案中的重点内容，减少工作人员的工作量。传统的人工文书档案管理中，工作人员收到文件后需要手动输入文件内容，手动转换文档格式、添加文档目录等，工作内容繁琐且效率低，还容易出现错误，尤其是年末的工作资料整理，大量的文档资料要求工作人員提前一两个月开始整理，而应用了云计算技术和县级的文档管理系统之后，工作人员可以随时登陆文档系统，利用先进的办公设备将纸质文件直接转化为电子文件，并通过计算机文件档案管理系统智能添加目录，工作人员只需要将纸质文档进行分类并按照一定顺序排列，在计算机的智能控制下，电子文档很少出现内容遗漏、颠倒顺序的问题，既提高了工作效率，又降低了录入文档信息的错误率，同时，利用统一的电子设备处理文档有助于规范文档的格式和处理标准。办公自动化还体现在文档信息利用的自动化，文书档案录入智能管理系统后，可以实现一对多利用模式，即一份文书档案可以同时供多人使用。文书档案管理的一项重要内容就是文书档案的检索，未引进计算机文档智能管理系统时，文书档案的检索只能依靠工作人员手动查找，所以传统人工管理模式下，文书档案的查找占据了文书档案管理人员的大部分工作时间，而引进计算机文档智能管理系统后，单位员工可以在系统中登陆自己的账号自主查询需要的文书档案，计算机数据库系统可以利用员工输入的关键词或筛选条件进行智能查询，准确率和效率都远远高于人工查找，实现了查检索文书档案的自动化。

（三）文档一体化

由于文件资料数量多、内容繁杂，所以在传统的人工文书档案管理工作中，文书工作和档案工作通常是分部门或分别由专门的工作人员负责的，文书工作的工作对象是文件，包括文字、图表、音频、视频等资料，是形成档案的基础，档案工作的工作对象是档案，是由文件转化来的有效信息，而信息时代的到来改变了文件档案管理的模式，计算机文档智能管理系统的出现实现了文档一体化，将文书管理和档案管理合为一体，实现了文书实体生成、文档管理、文档查阅、文档信息利用的一体化和文书档案的标准化。在计算机文档智能管理系统中同时存在档案管理系统和文书管理系统，云计算技术下的档案和文书的区别更小，日常工作中生成的文件输入智能管理系统后经过系统的简单处理就转化为档案，系统根据档案的关键词等信息自动判别档案的类型并存储在相应的文件夹中。文书与档案联系紧密但相互独立的两项内容，所以人工管理模式下文书与档案存储在不同位置的，在计算机文档智能管理系统中，文书与档案也是存储在系统的不同模块，但是由于计算机数据库系统内部是网状结构，所以文书与档案的存储位置有一定的关联性，如果使用者有需求，系统可以迅速找出与档案对应的文书或与文书对应的档案，实现了文书档案查找利用一体化。

二、文书档案管理工作中出现的问题及解决措施

（一）工作人员的专业素质有待加强

据调查，很多单位的文书档案管理工作人员都是由其他部门的工作人员兼任或其他专业的人担任的，这些工作人员普遍缺乏文书档案管理的专业知识，经常在辨别档案真伪、档案分类、档案信息提取等方面出现问题，给档案管理工作造成很多问题，降低了工作效率和正确率。所以，企事业单位要设立专门的档案管理部门，招聘专业的档案管理专业的人才负责文书档案管理工作，还要定期开展文书档案管理培训，加强工作人员的专业技能，提高其专业素质。

（二）文书工作与档案管理衔接不当

在文书档案管理工作中常出现文书管理与档案管理衔接不当的问题导致档案不能及时形成，降低了文书档案的利用率。所以，工作人员在文书管理和档案管理工作中必须使用同一套标准，使智能管理系统能够直接从文件资料中提取出档案信息并形成档案。

（三）电子文档安全问题

文书档案的信息化管理中，电子文档的安全是一项不可忽视的问题，工作人员的疏忽或计算机管理系统的漏洞都会导致电子文件的丢失或系统被侵入和恶意破坏，所以，单位要完善系统的软件和硬件功能，防止外界病毒侵入系统，还要建立健全的电子档案管理制度，合理设置账号权限，防止工作人员在查阅资料时不慎删除或修改资料，档案管理人员要熟练掌握系统的操作规程，避免由于操作不当导致文件损坏。

三、结语

综上所述，文书档案管理的工作内容主要是整理、整合、储存档案，其本身就具有内容繁杂、时效性强的特点，在计算机技术和云计算技术迅速发展的背景下，文书档案管理工作引进了这些先进的技术，并形成了办公自动化、文档一体化的特点，提高了文书档案管理的工作效率和服务效果。文书档案管理的特点直观地反映了文书档案管理的现状和发展趋势，所以企事业单位要了解其特点，把握文书档案管理的发展趋势，不断完善文书档案工作模式。

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