人事档案信息化建设中面临的困境及对策建议

文金峰

摘 要：随着我国经济的快速发展，各个行业都获得了一定的发展，而人事档案管理部门常常时候其中比较关键的部门，对于企业的发展具有重要的影响。而在如今信息时代的背景下，对于各个企业的人事档案管理工作提出了更高的要求。而如何加强人事档案管理信息化就成为了人们主要思考的问题。这就要求有关档案部门能够结合实际的现状，采取一些有效的对策，以突破困境，更好的加强人事档案信息化的建设与发展。

关键词：人事档案；信息化建设；对策

人事档案信息化建设中面临的困境是值得人们进行深入探究的，因为这关系着人事档案管理的水平，同时对于各个企业以及事业单位的发展都具有一定的影响。只有加强对于人事档案管理信息化的研究，才能帮助人们更为深入的了解其中的内容以及知识，突破如今所面临的困境，提高人事档案信息化管理水平。因此，有关档案管理人员就应该注意提到这方面的认识以及重视程度，并且能够积极的采取一些有效措施，以进一步加强人事档案的信息化建设。

1 人事档案信息化建设中面临的困境

众所周知，人事档案是众多档案类型中的一种，主要是针对人事调动以及管理方面的事情进行有效的管理，而人事档案的管理水平对于企、事业单位的发展往往也具有重要的影响。因此，做好人事档单管理工作尤为关键。而随着科技信息技术的不断诞生和应用，对于人事档案管理工作也造成了一定的冲击，在新的时期背景下，做好人事档案信息化的建设就成为了基本的要求，但是在实际进行建设的过程中，管理人员常常会面临一些困境，这就需要有关人员加以深入的分析。具体而言，这些困境主要体现在以下几点。

1.1 未能转变传统思想

在人事檔案信息化建设过程中，常常会存在一些问题，而人事档案的管理思想以及模式就是其中的问题之一，在实际进行人事档案信息化建设的阶段，往往会存在着部分管理人员不能及时的转变传统思想的情况，受于传统档案管理的思想，大多管理人员认为人事档案的人事档案记录着一个人的成长过程、思想变化、家庭信息、受教育情况以及政治生涯等等一些本人和单位才知道的个人材料，它起着凭证、依据和参考的作用，这些特点决定了一是不能将它公开于众，二是不能将它放到本人手里保管，所以要放在单位的人事部门，由组织选派党性较强的专人保管，而且绝不能泄密。如果每次利用这些可以查阅复印的资料，都需要到人事部门当面申请领导，再由档案专管登记、查阅、复印所需的内容，手续相当繁琐。但因长期受到人事档案绝对保密这种传统思想的影响，大部分人很难突破手工操作尽管繁琐但很安全这一事实，去寻求别的办法。

1.2 信息化建设中存在的问题

实际上，在人事档案信息化建设的过程中，除了思想上的问题，在安全以及资金保障方面也存在着一定的问题。因为信息化的管理方式主要依托的是数字化的管理模式，这就在一定程度上会涉及到网络安全的问题，如果没有做好相关的网络安全防范工作，很容易威胁到人事档案资源的安全，不利于人事档案资源的利用与保护，在一定程度上也容易被黑客进行攻击和利用，使得企业以及个人的利益受到损失。而在资金上，在实际进行人事档案信息化建设的过程中，往往需要大量的资金支持，这样才能提高技术以及硬件上的保障。但是很多单位以及企业大都购买一套档案信息化管理软件，这就难以与档案管理工作的开展相契合，也容易发生一些问题，难以真正满足人事档案信息化建设的要求。

1.3 信息化建设起步时的繁琐

要实现人事档案信息化，必须建立健全人事档案信息管理数据库，也就是需要录入单位每位员工的基本信息，包括花名册、简历及其家庭成员情况等信息，这些信息的录入需要大量的时间和繁琐的翻阅档案的过程，信息化建设的起步对一个从来没有建立过电子档案的单位来说，其过程是繁琐的。所以，很多单位的人事处因为平时工作繁多，很难抽调人员进行专门的信息化基础数据录入，或是很难抽出时间进行此项工作，这足以让想实现人事档案信息化管理的许多单位，望而却步。

2 加强人事档案信息化建设的基本对策

2.1 破除传统思想

在人事档案信息化建设的过程中，针对其中的问题，就要及时的采取有效的措施加以解决，针对传统思想上的守旧问题，就要求有关人事档案管理部门能够提高对于这方面的重视程度，做好管理人员的培训工作，真正破除传统思想，提高对于人事档案管理工作的认识，明确人事档案管理中的重点以及要点，而且要知道人事档案的内容有些是绝对保密，有些也是可以开放的，其中的具体内容都要有所了解和掌握，以树立正确的人事档案管理思想，加强人事档案信息化建设，更好的提高档案信息的利用，提高档案管理的效率等。

2.2 对信息化建设扬长避短

第一，尽管信息化时代的确存在不安全性弊端，并且也曾发生过网络泄密事件，但信息化建设本身存在的不安全完全是可以避免的。首先是从外部进行计算机硬件安全隔离的防护措施，如防火墙技术、VPN技术可有效隔离单位以外人员的随意访问和黑客的攻击；其次是从软件内部―方面加强人事档案信息系统的用户管理，通过设置用户名权限和密码等方式，有效防止用户越权操作或非法操作；另―方面引进安全防范技术，防止第三方软件截取文件，破解源文件。有了对这些方面的加强，防范单位人事档案信息的泄露便不成问题。第二，如果不能阻止档案整理归档原则的变化，那么单位档案在进行信息化管理的同时，就应该预支一部分能投入到信息化软件售后服务和硬件维护中的资金。

2.3 提高人事档案管理人员的基本素质

事实上，工作人员往往起着关键的作用，对于最终工作的质量也具有重要的影响。而在人事档案信息化建设的过程中，管理人员就是基础的力量，他们的基本素质决定着人事档案管理的水平。只有提高档案管理人员的素质，才能真正突破困境，加强其信息化的建设。这就要求档案专管对档案信息化软件进行学习，给予充足的录入信息的时间，尽量把基础工作打牢，这样的话，后面繁琐的统计工作、档案的查阅利用工作都会高效率完成。

3 结束语

随着时代的不断向前发展，人们的生活方式以及工作方式发生了很大的变化，相应的思想认识水平也有所提高，近几年，管理意识就比较深入人心，因为做好相关的管理工作，能够起到一定的约束作用，达到良好的管理效果。而在人事档案的信息化建设过程中，同样也需要做好相关的管理工作。这就要求有关档案管理部门以及工作人员能够针对信息化建设过程中的问题积极的采取有效的措施，以解决其中的问题，更好的加快人事档案信息化建设的步伐。

参考文献

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